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Ejemplo de Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo. De igual forma, se incluyen los documentos por cobrar a clientes que representan derechos exigibles, que han sido documentados con letras de cambio o pagarés. Representan aplicaciones de recursos de la empresa que se transformarán en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.

Importancia

Las cuentas por cobrar constituyen uno de los conceptos más importantes del activo circulante. La importancia está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia.
Las cuentas por cobrar representan una inversión muy importante para la empresa. Una de las medidas para conocer la inversión que se tiene en cuentas por cobrar es la relación de la inversión al capital de trabajo y al activo circulante, y se obtienen a través de las pruebas de liquidez.

Necesidades de información de las cuentas por cobrar

Una buena administración requiere de información al día sobre los saldos de los clientes y deudores. Por lo tanto, el administrador tiene un reto muy grande para controlar que las operaciones sean captadas y registradas veraz y correctamente.
Las cuentas que están al corriente no requieren de administración, las que tienen algún problema por falta de pago, exceso de deuda sobre el límite de crédito aprobado, devoluciones del correo de estados de cuenta por direcciones erróneas o por cambio de domicilio del cliente, cheques devueltos por los bancos de pagos efectuados por clientes, etc., deben ser atendidos inmediatamente para conservar una sana cartera. La administración  cuando tiene una información que le permita tomar decisiones firmes y ágiles, obtiene una confianza capaz de impulsar al cliente a aumentar sus consumos.

El nivel de la inversión en las cuentas por cobrar

Dependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el crédito a los clientes, el cual representa el tiempo que transcurre entre la fecha de la venta y la fecha en que se cobra, o se recibe en efectivo el importe de la venta.

Por  lo tanto, las ventas a crédito se transforman en cuentas por cobrar representando generalmente en la empresa una importante inversión del activo circulante. La inversión se determina por el volumen de las ventas a crédito y por el promedio de días que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza.
El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado de la razón cuentas por cobrar a ventas multiplicado por los días del año para obtener los días de crédito. De cualquier manera, los días cartera pueden relacionarse con los plazos que la empresa ofrece y de esta manera calificar la inversión en cuentas por cobrar. El promedio de los días que transcurren entre las fechas de venta y la cobranza dependen de las condiciones económicas y de factores controlables conocidos como variables de las políticas de crédito.

Las políticas de crédito

Deben tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión. Para evaluar el crédito, los administradores deben considerar la solvencia moral del acreditado, la capacidad financiera de pago, las garantías específicas y las condiciones generales de la economía o del mercado en que opera.
Existen agencias de información de crédito y una fuente  alterna de información son las centrales de tarjetas de crédito.
La administración de cuentas por cobrar tiene que fijar políticas, tales como: reducir al  máximo la inversión de cuentas por cobrar en días cartera, administrar el crédito, evaluar el crédito en forma objetiva, mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente y vigilar la exposición de las cuentas por cobrar ante la inflación y devaluación de la moneda.
Las variables de las políticas de crédito son las condiciones de crédito, el periodo del crédito, los descuentos por pronto pago anticipado y las políticas de cobro.

Las condiciones del crédito

Especifican el periodo del crédito, los descuentos normales, por pago de contado o pago anticipado.  La responsabilidad para fijar estas condiciones recae en la dirección financiera, en coordinación con la dirección de ventas. Por otro lado, el encargado de administrar las políticas es el departamento de crédito y cobranzas de la misma dirección de finanzas.

El periodo del crédito

El otorgamiento de más días de crédito estimula las ventas, pero tiene un costo financiero al inmovilizar la inversión en cuentas por cobrar aumentando los días de cartera y disminuyendo la rotación.
Es necesario conocer qué flexibilidad tienen las ventas, porque al reducirse el periodo de crédito generalmente se afecta el volumen y como consecuencia una reducción en las utilidades marginales y una falta de absorción de costos fijos y semivariables.
Una de las estrategias para capturar mercado e incrementar ventas es el ampliar las condiciones de crédito cuando existen condiciones similares en la calidad, servicio y precio de los productos.

Descuentos por pago anticipado

Generalmente las empresas tienen como meta capturar mercado y tener una participación mayor, esto conlleva a otorgar un crédito similar al de la competencia. Una estrategia es otorgar descuento al cliente cuando éste paga anticipadamente sus facturas. El descuento debe tener como referencia el costo del dinero en el mercado. En caso de que la empresa tenga créditos con intereses se puede otorgar a los clientes descuentos mayores a los del mercado, pero menores a lo que está pagando la empresa a terceros para poder generar un flujo de efectivo adicional a la operación normal y liquidar anticipadamente los pasivos contratados que están generando tasas de interés superiores.
Los descuentos por pago al contado en efectivo tienen un beneficio directo en la financiación de las cuentas por cobrar, que se compensa con la reducción del ingreso. Estos descuentos tienen un efecto en la promoción de ventas, incrementándose el volumen y mejorándose generalmente la rentabilidad de la empresa.

Establecimiento de una política de crédito

Primeramente se deben investigar cuáles son las políticas de crédito del giro de la empresa en el mercado que participa. Por consiguiente se debe tener un profundo conocimiento del mercado para que el juicio de los dirigentes tenga el efecto deseado.
Las políticas de crédito son apropiadas según la época y las condiciones económicas que vive la empresa. Estas no son para siempre sino que deben adecuarse en forma dinámica y cambiante para elevar al máximo el rendimiento de la empresa sobre la inversión.

Las políticas de cobro

Se refieren a la forma que debe administrarse  la cobranza cuando el cliente no paga su adeudo en términos del crédito otorgado. Esta política es muy variable y está condicionada al mercado y giro del negocio en que opera.
El proceso de cobro puede ser costoso pero se requiere de firmeza para no prolongar la gestión de cobro y reducir al máximo las pérdidas por cuentas incobrables. Esta firmeza hace que generalmente los clientes cumplan sus compromisos con más oportunidad.
Los costos de morosidad son altos, además inmovilizan recursos que tienen un costo de oportunidad y que podrían estar generando beneficios en otra parte de la estructura financiera de la empresa.
La vigilancia constante de las cuentas por cobrar es una medida efectiva para mantener las cuentas al corriente.
En mercados altamente competitivos cuando la oferta es mayor a la demanda, se puede llegar fácilmente a una cartera vencida que puede llevar a la empresa a pérdidas considerables.

Vigilancia sobre los saldos pendientes de cobro

El departamento de crédito tiene a su cargo el vigilar y supervisar las cuentas de los clientes para que las facturas sean presentadas en su oportunidad para su cobro, y es gestionar con base en las políticas de crédito el cobro de las cuentas de los clientes que están vencidas.
La administración de la cobranza se realiza a través de un informe conocido como análisis de antigüedad de saldos en el que aparecen todas las cuentas a cobrar. Ésta contiene nombre y número de cliente, saldo de la cuenta, suma de todas las facturas que están dentro de los términos del crédito, importe vencido desde 1 hasta 120 días. Estos listados tienen una presentación horizontal y al final se tienen los totales por cada columna y se puede conocer con toda precisión el estado de la cartera de los clientes.
Una práctica necesaria y muy importante es comunicarles mensualmente a los clientes el estado de su cuenta con fines de información y para que concilien su importe con su contabilidad y se mantenga una cartera al corriente con información oportuna y veraz.

Financiamientos con cuentas por cobrar

Se pueden obtener con la venta de las cuentas por cobrar. Es una fuente importante para generar flujo de efectivo en al financiamiento de la empresa. A la operación de venta se le llama factoraje, lo cual representa un paraje u oficina donde reside el factor y hace los negocios de comercio. La empresa vende y cede sus cuentas por cobrar al comprador quien asume el riesgo del crédito, así como las gestiones del cobro.
Se establece un contrato de cesión de derechos por medio del cual el cedente transmite los derechos que tiene de su deudor a un tercero que es una entidad financiera. De esta manera el cliente sigue con la obligación de pagar pero no a la empresa sino a la entidad. El factor cobra un interés y una comisión tomando en cuenta el prestigio comercial y la solvencia del cliente que debe pagar las facturas, el monto y el plazo del crédito. Las cuentas por cobrar pueden documentarse con letras de cambio o pagarés, y las instituciones de crédito efectúan en este caso operaciones de descuento.

El control de las cuentas y documentos por cobrar

El administrador debe implementar todas aquellas medidas de control operativo que salvaguarden los activos y patrimonio de los socios o accionistas, manteniendo así la funcionalidad e integridad de la empresa. También establecen  la verificación y exactitud de los datos y operaciones realizadas, así como el desarrollo y fomento de la eficiencia y reglas que deben seguir en la administración del negocio.

Efectos de la inflación y devaluación sobre las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son activos monetarios  porque representan un determinado número de unidades monetarias por cobrar, por lo que son susceptibles a modificar su monto y por lo tanto no pueden corregirse ya que su importe permanece siempre determinado por la cantidad de unidades que representan.
En época de inflación alta que puede considerarse de más de un dígito, debe reconocerse la pérdida que se produce en las cuentas por cobrar al perder su poder de compra por ser activos monetarios.
En caso de una devaluación de la moneda que representa el reconocimiento oficial de la inflación con relación a una moneda extranjera, cambia el monto a cobrar en pesos de las cuentas por cobrar en moneda extranjera y debe reconocerse la utilidad generada por el tipo de cambio nuevo.
Una buena administración en épocas de inflación y devaluación debe medir la exposición de la empresa en forma continua para minimizar sus efectos.


Bibliografía
MORENO Hernández Joaquín A., et. al. , La Administración Financiera del Capital de Trabajo, México: 1997, Ed. I.M.C.P.

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Por : Fernanda

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