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Ejemplo de Cuentas por Pagar

Los documentos y cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas, tales como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.

La importancia de las cuentas por pagar dentro del capital de trabajo constituye en la gran mayoría de las empresas el monto principal de las obligaciones circulantes, debido a que se incluyen los adeudos por mercancías y servicios necesarios para las operaciones de producción y venta, además de otros adeudos por gastos y servicios que no afectan la producción o inventarios sino se consideran directamente en las cuentas de gastos, como pueden ser conceptos relacionados con honorarios profesionales, anuncios de publicidad, renta, etc., que son aplicados a resultados. También incluyen pasivos originados por la adquisición de maquinaria y equipo que representan una inversión e activos no circulantes.
Una medida importante para conocer el financiamiento que se recibe de proveedores  se obtiene de la siguiente manera:

Pasivos a favor de los proveedores
Inventarios

El resultado representa el financiamiento sin costo alguno que se ha recibido de los proveedores sobre la inversión en inventarios.
Dependiendo del giro de la empresa el financiamiento varía.
Los días de inventarios que están financiados por proveedores, se obtienen de la siguiente manera:

(Rotación de los inventarios) (Financiamiento de proveedores)

Las políticas para la administración de cuentas por pagar deben ser formuladas por las áreas de finanzas y compras con el conocimiento y aceptación de la dirección general, ya que la buena o mala administración de las cuentas por pagar afecta directamente la liquidez de la empresa y el flujo de efectivo.

INFORMACIÓN

Para una buena administración de las cuentas por pagar se necesita contar con información veraz y oportuna de la empresa que permita tomar decisiones. Es necesario contar con un programa de pagos que permita conocer las necesidades de efectivo.

NIVEL DE LOS FINANCIAMIENTO CON CUENTAS POR PAGAR

El nivel de las cuentas por pagar está determinado principalmente por el nivel de compras de inventarios pues son los que fijan las erogaciones que deben hacerse y en menor grado por los conceptos de gastos.
El nivel de cuentas por pagar debe vigilarse en razón de la solvencia de la empresa la que tiene que tener una relación del monto del pasivo al valor del capital contable de la empresa.

POLÍTICAS DE FINANCIAMIENTO

Las políticas de financiamiento con cuentas por pagar tienen como objetivo el elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo para la empresa, obtener descuentos por pronto pago o pago anticipado cuando se presentan condiciones para ser negociados y establecer el nivel del endeudamiento de la empresa.
La administración de las cuentas por pagar fija las políticas, entre las que están:
Elevar al máximo el financiamiento que no tiene costo para la empresa de crédito con proveedores, se fija con parámetros en términos de días de crédito y se asigna según los diferentes insumos que se adquieren.
Aprovechamiento de los descuentos de pronto pago o pago anticipado.
Nivel de endeudamiento de la empresa.
Vigilar la exposición de las cuentas por pagar ante la inflación y devaluación de la moneda.

OTRAS CUENTAS POR PAGAR

Son todas las operaciones individuales que no provienen de operaciones representativas de producción de ventas, ni constituyen operaciones rutinarias sino más bien son esporádicas como los anticipos  de clientes a cuenta de los servicios que se prestan o por la adquisición de bienes.

GASTOS E IMPUESTOS ACUMULADOS POR PAGAR

Forman parte del pasivo a corto plazo, algunos ejemplos son: intereses por pagar, gastos por servicios, etc.
Los impuestos acumulados por pagar los integran el impuesto sobre la renta, la participación de utilidades a los trabajadores, las cuotas del seguro social tanto lo retenido a los empleados como la parte patronal, el impuesto sobre los productos del trabajo, el impuesto al valor agregado, el INFONAVIT, el SAR y otros sobre producción, etc.
El concepto más importante de éstos son las nóminas que implican pagos significativos, las cuales influyen en forma importante en el capital de trabajo.

CONTROL

Se apoya en forma importante en la dualidad económica de las operaciones tomando en cuenta la base en que se sustenta, que es la partida doble. En todas las transacciones va a haber dos puntos de control.
Un principio básico es que exista un registro por la compra de bienes o servicios. Las transacciones que se registran por estos conceptos son muy numerosas e importantes, por lo que debe de existir un control interno que salvaguarde la integridad de las operaciones y permita un registro que deje información para poder consultar sus movimientos y saldos en cualquier fecha.
La administración de la empresa debe asegurarse del control existente de las cuentas por pagar dentro de la empresa y para ello deben poder contestarse varias preguntas, encaminadas todas ellas a proporcionar información suficiente sobre si las cuentas por pagar están siendo administradas en forma eficiente.
El sistema de control operativo de la empresa debe incluir:
Procedimientos de fondo que deban seguirse en relación con los deberes y obligaciones de cada uno de los departamentos que integran la organización.
Las cualidades y conocimientos que deberá reunir el personal de acuerdo con sus atribuciones
Un plan de organización que muestre una separación apropiada  de funciones y responsabilidades.
Un sistema de autorización y procedimiento de registro adecuado que provea un control contable exacto sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos.

EFECTOS DE LA INFLACIÓN Y DEVALUACIÓN DE LAS CUENTAS POR PAGAR

Las cuentas por pagar son pasivos monetarios y en época de una inflación alta que puede considerarse de más de un dígito, debe reconocerse la utilidad que se produce en las cuentas por pagar porque su liquidación se hará con unidades monetarias de menor poder de compra.
En el caso de una devaluación de la moneda, cambia el monto a pagar en pesos de las cuentas por pagar en moneda extranjera y se debe reconocer la pérdida realizada por el tipo de cambio nuevo.
Una buena administración debe medir la exposición de la empresa en forma continua para minimizar sus efectos. La posición de la inversión de la empresa ante la inflación y devaluación se determina a través del estado de posición de la inversión. Posiciones niveladas de activos y pasivos monetarios en moneda nacional y extranjera no producen pérdidas o utilidades por efectos de la inflación o devaluación debido a que sus resultados se compensan entre si.

FUENTE CONSULTADA

Moreno Fernández Joaquín, et.al., La Administración financiera del capital de trabajo, IMCP, 1996
 

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Por : Morris

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