Los escritos administrativos se usan para relacionarse con una institución: un centro educativo, una administración pública, una asociación o una empresa que tramita solicitudes. No son una colección de frases rígidas. Su función es dejar claro quién escribe, qué necesita, qué datos permiten localizar el caso y qué respuesta espera.
Qué debe tener un escrito administrativo
| Parte | Función |
|---|---|
| Destinatario y asunto | Sitúan el trámite sin obligar a leer todo el texto. |
| Identificación | Permite localizar a la persona o expediente solo con los datos necesarios. |
| Exposición | Explica los hechos en orden y con fechas comprobables. |
| Solicitud | Indica con precisión lo que se pide o comunica. |
| Cierre | Incluye lugar, fecha, firma y anexos cuando correspondan. |
2 ejemplos de escritos administrativos
Solicitud de certificado escolar
Asunto: solicitud de certificado de estudios
A la Secretaría del Instituto Horizonte:
Yo, Daniela Ruiz Morales, estudiante del 3.º curso, solicito la expedición de un certificado de estudios correspondiente al curso 2025-2026. Lo necesito para completar un proceso de inscripción y agradecería recibirlo, si es posible, antes del 18 de septiembre.
Adjunto copia de mi documento de identificación y quedo atenta a cualquier información adicional necesaria.
Valencia, 8 de septiembre de 2026
Daniela Ruiz Morales
Por qué funciona: El asunto anticipa el trámite; la petición, el plazo y los anexos se expresan sin rodeos.
Comunicación de una incidencia
Asunto: incidencia en el acceso al aula virtual
Al equipo de soporte del Centro de Formación Norte:
Desde el 6 de octubre no puedo acceder al aula virtual del curso Gestión de proyectos. Al introducir mis credenciales, la página muestra el mensaje “usuario no autorizado”. He comprobado que la contraseña funciona en el portal general.
Solicito que revisen mi matrícula o me indiquen el procedimiento para recuperar el acceso. Incluyo una captura del aviso y mi número de matrícula: GF-28491.
Sevilla, 7 de octubre de 2026
Álvaro Medina
Por qué funciona: Describe el problema, delimita las comprobaciones ya hechas y ofrece un dato útil para resolverlo.
Antes de enviarlo
- Comprueba el nombre exacto del organismo y del trámite.
- Elimina opiniones, reproches o datos personales que no sean necesarios.
- Revisa que la solicitud se pueda responder: “solicito…”, “comunico…”, “pregunto…”.
- Nombra y adjunta los documentos mencionados.
Formatos de documentos administrativos
Elige el documento por la función que necesitas dejar por escrito: solicitar una revisión, ordenar un trámite, integrar antecedentes, registrar un movimiento o comunicar una decisión.
Requisición de compra
Solicita internamente un bien o servicio con datos claros para iniciar el trámite.
Ver modelo SolicitudSolicitud de auditoría
Pide una revisión y delimita el asunto, alcance, periodo y responsables de aportar soportes.
Ver modelo TrámiteProvidencia administrativa
Da una instrucción de trámite, asigna responsable y deja claro el paso que sigue.
Ver modelo OrganizaciónExpediente administrativo
Ordena antecedentes, actuaciones y anexos de un mismo asunto para poder consultarlos.
Ver modelo ControlRegistro administrativo
Deja constancia de recepciones, turnos, movimientos y la persona responsable de cada acción.
Ver modelo DecisiónResolución administrativa
Comunica una decisión interna, sus antecedentes, el alcance y la manera de notificarla.
Ver modelo EntregaActa de entrega de activo fijo
Registra qué bien se entrega, en qué estado, a quién queda asignado y sus observaciones.
Ver modelo InventarioActa de inventario físico
Documenta un conteo, las diferencias encontradas y las acciones necesarias para darles seguimiento.
Ver modeloPreguntas frecuentes
¿Es obligatorio usar fórmulas como «Expone» y «Solicita»?
No siempre. Algunos formularios o procedimientos las requieren, pero un mensaje claro con hechos y una petición expresa suele ser suficiente cuando no hay un modelo oficial.
¿Cuánto debe ocupar?
Lo necesario para que la institución entienda y tramite el asunto. En la mayoría de casos, uno o dos párrafos bien organizados son preferibles a una explicación extensa.
Fuentes y revisión editorial
Fuentes consultadas
- RAE y ASALE: administrativoDefinición y uso del concepto “administrativo” en el marco del artículo.
- RAE y ASALE: Diccionario panhispánico de dudasCriterios de redacción y convenciones lingüísticas aplicables a los modelos elaborados en este artículo.
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