Vale de resguardo: ejemplo en Word y PDF

Este documento ayuda a mantener un inventario trazable y a evitar dudas sobre qué se entregó. Debe describir los bienes con suficiente detalle para reconocerlos después y conservar una copia accesible para quien entrega, quien recibe y el área responsable del control.

Cuándo utilizarlo

Puede emplearse para computadoras, herramientas, equipo audiovisual, mobiliario u otros bienes asignados temporalmente. No sustituye por sí solo un contrato de préstamo, una póliza, un procedimiento de inventario ni un formato oficial exigido por una institución.

Datos que conviene confirmar

Nombre, puesto, área e identificación interna del responsable.
Número de inventario, descripción, marca, modelo y serie de cada bien.
Accesorios entregados y estado observable.
Ubicación, fecha de asignación y fecha o condición de devolución.
Procedimiento para reportar daño, pérdida, mantenimiento o cambio de usuario.
Nombres, cargos y firmas exigidos por la política aplicable.

Importante: no añadas sanciones, cobros o aceptación de responsabilidad que no estén respaldados por una política, contrato o norma aplicable y debidamente comunicada.

Partes del documento

Folio, fecha y datos de la organización.
Identificación de la persona o área responsable.
Relación detallada de bienes y accesorios.
Estado y ubicación de los bienes.
Condiciones de uso, reporte y devolución aplicables.
Entrega, recepción y firmas.

Word y PDF

Formato de vale de resguardo editable

Personaliza el modelo aquí o descárgalo en Word y PDF.

VALE DE RESGUARDO DE BIENES

Folio: [número]
Fecha de elaboración: [día, mes y año]
Organización y área: [nombre]

DATOS DE LA PERSONA RESPONSABLE
Nombre: [nombre completo]
Puesto o función: [puesto]
Número de empleado o identificación interna: [número]
Área de adscripción: [área]
Ubicación de los bienes: [ubicación]

BIENES ASIGNADOS
1. Inventario: [número]
   Descripción: [tipo y características]
   Marca: [marca]
   Modelo: [modelo]
   Serie: [serie]
   Accesorios: [lista]
   Estado de entrega: [estado observable]

[Repetir el bloque por cada bien]

Fecha de asignación: [fecha]
Fecha o condición de devolución: [fecha o condición]

La persona responsable confirma la recepción de los bienes descritos y se
compromete a utilizarlos y reportar incidencias conforme a [nombre de la
política, contrato o procedimiento aplicable].

Observaciones: [anotaciones]

ENTREGA
Nombre, cargo y firma: [datos]

RECIBE DE CONFORMIDAD
Nombre, cargo y firma: [datos]

Ejemplo completo

Ejemplo completo de vale de resguardo

Ejemplo y orientativo. Comprueba si tu organización exige un formato oficial, campos adicionales o un procedimiento específico.

VALE DE RESGUARDO DE BIENES

Folio: VR-2026-0248
Fecha de elaboración: 8 de septiembre de 2026
Organización y área: Empresa Ejemplo — Coordinación administrativa

DATOS DE LA PERSONA RESPONSABLE
Nombre: Daniela Ruiz
Puesto o función: Coordinadora de compras
Identificación interna: EMP-0142
Área de adscripción: Compras
Ubicación de los bienes: Oficina 204

BIENES ASIGNADOS
1. Inventario: EQ-0248
   Descripción: computadora portátil de 14 pulgadas
   Marca: Marca Ejemplo
   Modelo: A14
   Serie: DEMO-EQ0248
   Accesorios: cargador de 65 W y funda protectora
   Estado de entrega: enciende correctamente; pantalla sin daños visibles;
   desgaste leve en la cubierta exterior

2. Inventario: ACC-0248-A
   Descripción: adaptador multipuerto
   Marca: Marca Ejemplo
   Modelo: HUB-6
   Serie: DEMO-ACC0248
   Accesorios: ninguno
   Estado de entrega: funcionamiento comprobado; sin daños visibles

Fecha de asignación: 8 de septiembre de 2026
Condición de devolución: al concluir la asignación o cuando el área responsable
solicite la actualización del resguardo conforme al procedimiento vigente.

La persona responsable confirma la recepción de los bienes descritos y se
compromete a utilizarlos y reportar incidencias conforme al Procedimiento
interno de control de bienes, versión vigente.

Observaciones: se entrega copia del registro a la persona responsable y al área
de inventarios.

ENTREGA
Nombre y cargo: Luis Herrera — Responsable de inventarios
Firma: ____________________

RECIBE DE CONFORMIDAD
Nombre y cargo: Daniela Ruiz — Coordinadora de compras
Firma: ____________________

Variables editables

[inventario y serie]: Identificadores que permiten reconocer el bien sin ambigüedad.
[estado observable]: Condición y detalles visibles en el momento de la entrega.
[política aplicable]: Documento real que regula uso, incidentes y devolución.
[condición de devolución]: Fecha, fin de proyecto, cambio de puesto u otro hecho verificable.

Por qué funciona este modelo

Separa la identificación del responsable de la descripción de cada bien, registra el estado inicial y vincula las obligaciones a una política existente en lugar de inventarlas dentro del modelo.

Cómo adaptar el vale según la operación

Operación	Qué debe cambiar	Evidencia que conviene conservar
Asignación inicial	Identifica responsable, ubicación, bienes, accesorios y estado de entrega.	Folio, inventario o serie, fecha y firmas requeridas.
Transferencia	Registra la salida del responsable anterior y la recepción del nuevo.	Estado actualizado, fecha del cambio y documentos vinculados.
Devolución	Compara los bienes y accesorios recibidos con el registro de entrega.	Fecha, estado de devolución, incidencias y cierre del resguardo.

Cómo adaptar el modelo

Reemplaza los campos por datos tomados directamente del bien y del inventario.
Añade una fila independiente para cada accesorio que también deba devolverse.
Describe el estado con hechos observables y, si la política lo permite, acompáñalo con evidencia.
Sustituye la cláusula general por la referencia exacta al procedimiento aplicable.

Recomendaciones de tono

Usa lenguaje descriptivo y neutral. Evita acusaciones anticipadas y expresiones vagas como “en perfecto estado” si no se ha realizado una comprobación. El documento debe permitir comparar la entrega y la devolución.

Checklist antes de usarlo

Errores frecuentes

Usar una descripción genérica como “una computadora” sin serie ni inventario.
Omitir cargadores, llaves, cables u otros accesorios.
Añadir sanciones no respaldadas por la organización o la jurisdicción.
No entregar una copia a las partes que deben conservarla.
Modificar el usuario o la ubicación sin actualizar el registro.

Preguntas frecuentes

Fuentes y revisión editorial

Cómo citar este artículo

Editorial Ejemplode. (2026, 29 de julio). Vale de resguardo: formato y ejemplo editable. https://www.ejemplode.com/escritura/vale-de-resguardo/

Fuentes consultadas

DOF: Reporte de resguardo de bienes inventariablesCampos de identificación del responsable y del bien, ubicación y firma en un reporte de resguardo.
DOF: Normas sobre bienes muebles de la Administración Pública FederalPrincipio de custodia, guarda y resguardo de bienes asignados en el ámbito descrito por la norma.

Responsable editorial

Editorial Ejemplode

Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.

Metodología editorial

Revisión y actualización

Última revisión editorial:
29 de julio de 2026