ACTA ADMINISTRATIVA

Acta de entrega y recepción: formato y 3 ejemplos

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Un acta de entrega y recepción registra un traspaso concreto. Delimita personas, objeto, estado, anexos, excepciones y seguimiento sin presentar como aprobado lo que todavía no se verificó.

    Qué es un acta de entrega y recepción

    El acta de entrega y recepción registra el traspaso verificable de documentos, bienes, espacios, proyectos o responsabilidades entre dos personas o áreas. Indica qué se entrega, en qué estado se encuentra, qué soportes lo acompañan y qué asuntos continúan pendientes.

    La recepción no significa aprobar todo lo recibido. Si un informe está en revisión, falta un acceso o un equipo no pudo probarse, esa condición debe quedar escrita. Así, la firma confirma una entrega delimitada y no oculta excepciones.

    Cuándo se utiliza

    Cambio de cargo

    Transfiere expedientes, accesos, asuntos abiertos y recursos asignados.

    Entrega de proyecto

    Registra versiones, productos, evidencias, pendientes y responsables.

    Entrega de espacio

    Describe llaves, mobiliario, estado visible y servicios relacionados.

    Transferencia de archivos

    Relaciona carpetas, periodos, soportes, permisos y documentos faltantes.

    Qué documento corresponde a cada situación

    DocumentoQué registraCentro de la revisión
    Entrega y recepciónTraspaso amplio de asuntos, archivos, recursos o responsabilidades.Alcance, estado y pendientes.
    Entrega de activo fijoCustodia de bienes identificables.Serie, inventario, pruebas y accesorios.
    Entrega de inventarioTransferencia de un conjunto listado de bienes.Cantidades, códigos y excepciones.
    Inventario físicoConteo y conciliación contra un registro.Existencias y diferencias.

    Consulta el acta de entrega de activo fijo cuando el centro sea un equipo concreto, o el acta de entrega de inventario cuando debas transferir una relación de bienes.

    Partes y datos necesarios

    1. Folio, lugar, fecha y motivo de la entrega.
    2. Identificación de quien entrega y quien recibe.
    3. Objeto, alcance, periodo, versión o ubicación.
    4. Relación numerada de anexos, llaves, accesos y recursos.
    5. Estado verificado, faltantes y excepciones.
    6. Pendientes con acción, responsable, fecha y evidencia.
    7. Declaración que delimita lo recibido.
    8. Firmas de entrega, recepción y verificación.
    Ejemplo visual de acta de entrega y recepción: datos, revisión y pendientes identificados.
    Ejemplo visual de acta de entrega y recepción: datos, revisión y pendientes identificados.

    3 ejemplos de acta de entrega y recepción

    1. Cambio de coordinación de un proyecto cultural

    ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
    Folio: ER-2026-047
    Lugar, fecha y hora: Mérida, Yucatán, 31 de julio de 2026, 11:00 h
    Motivo de la entrega: cambio de coordinación del proyecto Biblioteca Abierta
    Fecha de corte: 30 de julio de 2026

    QUIEN ENTREGA
    Nombre: Paula Ríos
    Cargo y área: coordinadora saliente, Programas Culturales

    QUIEN RECIBE
    Nombre: Diego Mora
    Cargo y área: coordinador entrante, Programas Culturales

    OBJETO Y ALCANCE
    Se entrega: archivo operativo del proyecto, calendario agosto-octubre, registro de participantes, materiales de difusión, dos llaves y accesos a la carpeta compartida.
    Periodo, versión o ubicación: carpeta digital Biblioteca Abierta, versión 3.2, y archivero B-14.
    Anexos: 1. Inventario de 46 expedientes; 2. Relación de accesos; 3. Calendario de actividades.

    ESTADO DE LA ENTREGA
    Elementos verificados: se abrieron las carpetas, se contaron los expedientes y se probaron ambas llaves.
    Faltantes o excepciones: tres comprobantes de julio no están integrados; el informe mensual permanece en revisión.
    Accesos, llaves o recursos: Diego recibió dos llaves y acceso de edición; el permiso de edición de Paula se retira en esta entrega. Paula enviará los comprobantes por el canal institucional y Diego los incorporará al expediente.

    PENDIENTES
    Acción: enviar los tres comprobantes e incorporarlos al expediente digital.
    Responsables: Paula Ríos enviará los documentos; Diego Mora comprobará su recepción y los integrará.
    Fecha acordada: 4 de agosto de 2026.
    Forma de comprobación: correo de confirmación y registro de versión 3.3.

    Las personas firmantes hacen constar la entrega y recepción dentro del alcance descrito. El informe de julio y los comprobantes pendientes no se consideran verificados en esta fecha.

    Entrega: Paula Ríos
    Recibe: Diego Mora
    Verifica: Elena Campos, jefa de Programas Culturales

    2. Acta de recepción de un sitio web

    ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
    Folio: ER-2026-061
    Lugar y fecha: Ciudad de México, 29 de agosto de 2026
    Objeto: entrega de la versión 1.0 del sitio de inscripción interna

    Entrega: Lucía Paredes, responsable de desarrollo
    Recibe: Andrés Solís, responsable de Operaciones

    Elementos entregados: código identificado con la versión 1.0, manual de instalación, inventario de dependencias, credenciales transferidas mediante el gestor autorizado y reporte de pruebas del 28 de agosto.

    Verificación: se comprobó el acceso, la creación de un registro de prueba y la exportación del reporte. La recepción cubre los criterios del Anexo A; no incluye mejoras posteriores.

    Excepción: queda pendiente corregir el texto del correo de confirmación.
    Responsable y plazo: Lucía Paredes, 31 de agosto de 2026.
    Comprobación: versión 1.0.1 y prueba aprobada por Operaciones.

    Entrega: Lucía Paredes
    Recibe: Andrés Solís
    Verifica: Nuria Campos, Gestión de Proyectos

    3. Acta de entrega y recepción de una oficina

    ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
    Folio: ER-2026-068
    Lugar, fecha y hora: oficina 305, sede sur, 30 de agosto de 2026, 12:00 h
    Motivo: cambio de área usuaria

    Entrega: Coordinación de Compras, representada por Paula Lara
    Recibe: Coordinación Jurídica, representada por Tomás Vega

    Alcance: oficina 305, tres escritorios, seis sillas, un archivero vacío, dos juegos de llaves y control de acceso 305-B.

    Inspección conjunta: iluminación y contactos funcionan; la pared norte presenta dos perforaciones y la cerradura del archivero no gira. Se anexan cinco fotografías tomadas durante el recorrido.

    Pendiente: Servicios Generales reparará la cerradura antes del 3 de septiembre. La recepción del espacio no incluye documentos, equipos ni expedientes de Compras.

    Entrega: Paula Lara
    Recibe: Tomás Vega
    Verifica: Ismael Rojas, Servicios Generales

    Word y PDF

    Modelo de acta de entrega y recepción

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    ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
Folio: [FOLIO]
Lugar, fecha y hora: [LUGAR, FECHA Y HORA]
Motivo de la entrega: [CAMBIO DE CARGO, CIERRE DE PROYECTO U OTRO]
Fecha de corte: [FECHA DE CORTE]

QUIEN ENTREGA
Nombre: [NOMBRE]
Cargo y área: [CARGO Y ÁREA]

QUIEN RECIBE
Nombre: [NOMBRE]
Cargo y área: [CARGO Y ÁREA]

OBJETO Y ALCANCE
Se entrega: [DESCRIPCIÓN PRECISA]
Periodo, versión o ubicación: [REFERENCIA]
Anexos: [LISTA NUMERADA]

ESTADO DE LA ENTREGA
Elementos verificados: [DETALLE]
Faltantes o excepciones: [DETALLE O NINGUNO]
Accesos, llaves o recursos: [DETALLE O NO APLICA]

PENDIENTES
Acción: [ACCIÓN]
Responsable: [RESPONSABLE]
Fecha acordada: [FECHA]
Forma de comprobación: [EVIDENCIA]

Las personas firmantes hacen constar la entrega y recepción dentro del alcance descrito. Los asuntos pendientes y elementos no verificados permanecen identificados en esta acta.

Entrega: [NOMBRE Y FIRMA]
Recibe: [NOMBRE Y FIRMA]
Verifica: [NOMBRE, CARGO Y FIRMA O NO APLICA]

    Datos que debes cambiar

    [FOLIO]
    Referencia única que permite localizar el documento o expediente.
    [LUGAR, FECHA Y HORA]
    Fecha, hora o periodo comprobable que corresponde al caso.
    [CAMBIO DE CARGO, CIERRE DE PROYECTO U OTRO]
    Motivo concreto que origina el traspaso.
    [FECHA DE CORTE]
    Fecha, hora o periodo comprobable que corresponde al caso.
    [NOMBRE]
    Nombre, cargo o área con responsabilidad real en la actuación.
    [CARGO Y ÁREA]
    Nombre, cargo o área con responsabilidad real en la actuación.
    [DESCRIPCIÓN PRECISA]
    Documentos, bienes o asuntos que se entregan.
    [REFERENCIA]
    Periodo, versión y ubicación de lo entregado.
    [LISTA NUMERADA]
    Nombre, folio y páginas de cada anexo.
    [DETALLE]
    Pruebas realizadas y resultados observados.
    [DETALLE O NINGUNO]
    Faltantes y excepciones, o constancia de que no se detectaron.
    [DETALLE O NO APLICA]
    Llaves, accesos y recursos; no escribas contraseñas en el acta.
    [ACCIÓN]
    Acción concreta redactada con un verbo y una forma de seguimiento.
    [RESPONSABLE]
    Nombre, cargo o área con responsabilidad real en la actuación.
    [FECHA]
    Fecha, hora o periodo comprobable que corresponde al caso.
    [EVIDENCIA]
    Documento, registro o resultado que permite comprobar el cumplimiento.
    [NOMBRE Y FIRMA]
    Nombre, cargo o área con responsabilidad real en la actuación.
    [NOMBRE, CARGO Y FIRMA O NO APLICA]
    Nombre, cargo o área con responsabilidad real en la actuación.

    Cómo describir el alcance sin dejar vacíos

    Evita frases como “se entrega todo en orden”. Identifica el periodo, la versión y la ubicación de cada conjunto. Por ejemplo: “carpeta digital del proyecto, versión 3.2, con 46 registros y tres comprobantes pendientes” permite verificar mejor la entrega que “archivos completos”.

    Separa lo entregado de lo pendiente. Cada pendiente debe indicar una acción comprobable, una persona responsable y una fecha acordada. Si todavía no existe responsable o plazo, registra esa condición en lugar de inventarlos.

    Cómo preparar el acta paso a paso

    1. Define el motivo y la fecha de corte. Delimita qué función, proyecto o espacio cambia de responsable.
    2. Haz una relación previa. Ordena documentos, bienes, accesos y asuntos abiertos.
    3. Verifica junto con quien recibe. Abre archivos, cuenta anexos y prueba lo razonable.
    4. Registra excepciones. Separa faltantes, daños, asuntos en revisión y accesos pendientes.
    5. Asigna seguimiento. Especifica acciones, responsables y fechas realmente acordadas.
    6. Revisa anexos y firmas. Comprueba que las referencias correspondan con el folio del acta.

    Checklist antes de usarlo

    0 de 7 completados

    Errores frecuentes

    • Usar frases generales que no delimitan el alcance.
    • Dar por comprobado algo que no se revisó.
    • Omitir códigos, versiones o referencias.
    • Esconder diferencias dentro de observaciones vagas.
    • Inventar responsables o fechas.
    • Firmar anexos que no están identificados.

    Preguntas frecuentes

    Recursos para seguir aprendiendo

    Fuentes y revisión editorial

    Cómo citar este artículo

    Editorial Ejemplode. (2026, 31 de julio). Acta de entrega y recepción: formato y 3 ejemplos. https://www.ejemplode.com/escritura/acta-de-entrega-y-recepcion/

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