Acta de entrega y recepción: formato y ejemplo en Word y PDF

Qué es un acta de entrega y recepción

Puede utilizarse para documentos, equipos, espacios, proyectos o responsabilidades. Su alcance cambia según la organización y el objeto entregado. El modelo de Ejemplode es orientativo y no sustituye formatos oficiales, contratos ni asesoría profesional.

Cuándo utilizarlo

Conviene cuando la entrega debe verificarse después o cuando existen anexos, observaciones o responsabilidades de seguimiento. Para bienes regulados, cargos públicos o transferencias contractuales deben revisarse las normas aplicables.

Qué debe quedar claro

Describe hechos observables. Una firma confirma la recepción indicada en el texto; no debe utilizarse para aceptar obligaciones que no están explicadas.

Partes del documento

Lugar, fecha y motivo.
Identificación de quien entrega y recibe.
Descripción precisa del objeto.
Relación de anexos o inventario.
Estado, observaciones y diferencias.
Pendientes, responsables y plazos.
Manifestación de entrega y recepción.
Firmas y testigos solo cuando correspondan.

Word y PDF

Formato de acta de entrega y recepción

Personaliza el modelo aquí o descárgalo en Word y PDF.

ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
En [LUGAR], a [FECHA], comparecen [QUIEN ENTREGA] y [QUIEN RECIBE] para registrar la entrega de [OBJETO].

Se entrega: [DESCRIPCIÓN]
Anexos: [LISTA]
Estado y observaciones: [DETALLE]
Pendientes: [ACCIÓN, RESPONSABLE Y PLAZO]

La recepción se limita a los elementos descritos en esta acta y no implica la aprobación de asuntos no verificados.

Entrega: [NOMBRE Y FIRMA]
Recibe: [NOMBRE Y FIRMA]
Testigos o verificación: [SI CORRESPONDE]

Ejemplo completo

Ejemplo de acta de entrega de proyecto

ACTA DE ENTREGA Y RECEPCIÓN
En Mérida, a 31 de julio de 2026, Paula Ríos, coordinadora saliente, entrega a Diego Mora, coordinador entrante, el archivo operativo del proyecto Biblioteca Abierta.

Se entrega: carpeta digital versión 3.2, calendario agosto-octubre y registro de 46 participantes.
Anexos: inventario de archivos de 2 páginas y lista de accesos revocados/pendientes.
Estado y observaciones: los informes de mayo y junio están cerrados; julio permanece en revisión.
Pendientes: Paula enviará los tres comprobantes faltantes el 4 de agosto; Diego confirmará su incorporación el 5 de agosto.

La recepción se limita a los elementos descritos y no implica la aprobación del informe de julio.

Entrega: Paula Ríos
Recibe: Diego Mora
Verifica: Coordinación Administrativa

Variables editables

[LUGAR]: Ubicación completa y comprensible para el destinatario.
[FECHA]: Fecha, hora o periodo exacto que corresponde al caso real.
[QUIEN ENTREGA]: Dato real que delimita y completa esta parte del documento.
[QUIEN RECIBE]: Dato real que delimita y completa esta parte del documento.
[OBJETO]: Dato real que delimita y completa esta parte del documento.
[DESCRIPCIÓN]: Dato real que delimita y completa esta parte del documento.
[LISTA]: Dato real que delimita y completa esta parte del documento.
[DETALLE]: Dato real que delimita y completa esta parte del documento.
[ACCIÓN, RESPONSABLE Y PLAZO]: Fecha, hora o periodo exacto que corresponde al caso real.
[NOMBRE Y FIRMA]: Nombre completo, cargo o área responsable.
[SI CORRESPONDE]: Dato real que delimita y completa esta parte del documento.

Por qué funciona este modelo

El ejemplo delimita qué se recibió, separa los pendientes y evita convertir la firma en una aprobación general.

Cómo cambia según la situación

Situación	Qué conviene incluir	Qué conviene evitar
Documentos	Series, periodos, cantidad, soporte y anexos.	Escribir "archivo completo" sin inventario.
Equipo o espacio	Identificadores, estado, llaves, accesos y evidencias.	Ocultar daños o faltantes.
Proyecto	Entregables, versiones, pendientes, responsables y fechas.	Confundir recepción con aprobación final.

Cómo adaptar el modelo

Sustituye todos los campos entre corchetes.
Comprueba nombres, fechas y datos de contacto.
Elimina apartados que no correspondan.
Revisa que el lector sepa qué debe hacer después.
Conserva una copia cuando el documento forme parte de un proceso.

Recomendaciones de tono

Usa un tono claro y proporcionado. La cortesía debe acompañar el propósito, no ocultarlo.

Checklist antes de usarlo

Errores frecuentes

Ocultar el propósito entre formulas de cortesia.
Usar referencias vagas como pronto o después.
Copiar datos del ejemplo sin adaptarlos.
Presentar el modelo como formato oficial.

Preguntas frecuentes

Fuentes y revisión editorial

Cómo citar este artículo

Editorial Ejemplode. (2026, 31 de julio). Acta de entrega y recepción: formato y ejemplo. https://www.ejemplode.com/escritura/acta-de-entrega-y-recepcion/

Fuentes consultadas

RAE y ASALE: actaDefinición general de acta como relación escrita de hechos o acuerdos.
GOV.UK: Use clear languageLenguaje claro, voz activa, instrucciones comprensibles y frases breves.
Diario Oficial de la Federación: Manual de Estilo AdministrativoClaridad del asunto, identificación de responsables, orden de la información y control de anexos.

Responsable editorial

Editorial Ejemplode

Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.

Metodología editorial

Revisión y actualización

Última revisión editorial:
31 de julio de 2026