Qué es un acta de entrega de activo fijo
El acta de entrega de activo fijo documenta que un bien identificable pasa a la custodia de una persona o área. Registra quién entrega, quién recibe, qué bien se asigna, en qué estado se encuentra y qué accesorios o documentos lo acompañan.
Su función es dejar una evidencia operativa del movimiento. No sustituye el alta contable, el resguardo patrimonial, una póliza, la autorización de baja ni las reglas internas que determinen quién puede usar, trasladar o devolver el bien.
Cuándo se utiliza y qué movimiento documenta
| Movimiento | Qué debe registrar el acta | Documento adicional posible |
|---|---|---|
| Asignación | Bien, persona responsable, estado y fecha de inicio de custodia. | Resguardo o registro patrimonial. |
| Traslado | Sede de origen, destino, autorización y condición al moverlo. | Orden de traslado. |
| Cambio de responsable | Quién entrega, quién recibe y pendientes abiertos. | Acta general de entrega y recepción. |
| Devolución | Fecha, estado, accesorios y diferencias frente a la entrega. | Reporte técnico o solicitud de reparación. |
Activo fijo, inventario físico y entrega general
El documento debe corresponder al hecho que se quiere probar. Una acta de inventario físico compara bienes existentes contra un registro en una fecha determinada. Una acta de entrega y recepción puede abarcar expedientes, asuntos y recursos de un cargo completo. El acta de activo fijo se concentra en la custodia de bienes identificables.
Datos que identifican el bien sin ambigüedad
Descripción
Tipo de bien, marca, modelo y características suficientes para distinguirlo.
Identificadores
Número de inventario, serie, etiqueta, placa o código interno.
Estado observado
Funcionamiento, desgaste, daños visibles y pruebas realizadas al entregar.
Accesorios
Cargador, cables, llaves, manuales, licencias o piezas incluidas.
Responsables
Nombres, áreas, cargos y firmas de entrega, recepción y verificación.
Anexos
Fotografías, reportes o autorizaciones vinculados mediante folio.
3 ejemplos de acta de entrega de activo fijo
1. Asignación de una computadora portátil
ACTA DE ENTREGA DE ACTIVO FIJO
Folio: AF-2026-084
Lugar, fecha y hora: sede norte, 27 de agosto de 2026, 10:30 h
Tipo de movimiento: asignación
ENTREGA
Nombre: Daniel Cruz
Cargo y área: técnico de soporte, Tecnologías de la Información
RECIBE
Nombre: Paula Moreno
Cargo y área: coordinadora de proyectos, Operaciones
BIEN ENTREGADO
Descripción: computadora portátil Lenovo ThinkPad E14, color negro
Número de inventario: AF-IT-084
Número de serie: PF-27X84K
Ubicación de destino: oficina 204, sede norte
Estado y pruebas realizadas: enciende, inicia sesión de prueba y se conecta a la red; presenta desgaste leve en la esquina inferior derecha
Accesorios y documentos: cargador original de 65 W, funda y guía rápida
Observaciones o diferencias: no se entrega adaptador de red porque el modelo no lo incluye en el registro de asignación.
Acción pendiente, responsable y fecha: TI instalará el cliente de seguridad antes del 28 de agosto de 2026 y confirmará la habilitación para trabajo. Hasta esa confirmación no se utilizará el equipo con información operativa.
Anexos: dos fotografías del equipo y comprobante de configuración AF-IT-084-C.
Las personas firmantes hacen constar la entrega y recepción del bien en las condiciones descritas. El acta registra la custodia y no sustituye los controles patrimoniales o contables aplicables.
Entrega: Daniel Cruz
Recibe: Paula Moreno
Verifica: Karla Méndez, jefa de TI
2. Acta de traslado de un proyector entre áreas
ACTA DE ENTREGA DE ACTIVO FIJO
Folio: AF-2026-102
Lugar y fecha: sede centro, 29 de agosto de 2026
Tipo de movimiento: traslado interno
Área de origen: Capacitación
Responsable que entrega: Elena Parra, coordinadora
Área de destino: Ventas
Responsable que recibe: Óscar Leal, supervisor
Bien: proyector Epson PowerLite X49
Número de inventario: AF-AV-031
Número de serie: X9K42180
Estado verificado: enciende, proyecta imagen y reconoce la entrada HDMI; presenta una marca superficial en la cubierta.
Accesorios: cable de alimentación, cable HDMI, control remoto con dos baterías y estuche.
Destino: sala de reuniones 3.
Anexos: autorización TR-2026-44 y dos fotografías.
Las personas firmantes hacen constar el traslado y el estado observado. Control Patrimonial actualizará la ubicación del activo antes del 31 de agosto.
Entrega: Elena Parra
Recibe: Óscar Leal
Verifica: Susana Gil, Control Patrimonial
3. Acta de devolución de un teléfono corporativo
ACTA DE ENTREGA DE ACTIVO FIJO
Folio: AF-2026-117
Lugar y fecha: oficina administrativa, 30 de agosto de 2026
Tipo de movimiento: devolución
Entrega: Irene Campos, ejecutiva de campo
Recibe: Luis Neri, soporte móvil
Bien: teléfono Samsung Galaxy A54, color negro
Número de inventario: AF-MOV-078
IMEI registrado: terminado en 4281
Estado observado: enciende, reconoce la tarjeta institucional y conserva datos; el cristal tiene una fisura en la esquina superior.
Accesorios recibidos: funda y cable USB-C.
Diferencia: no se entrega el adaptador de corriente incluido en el resguardo inicial.
Acción pendiente: Soporte realizará diagnóstico y borrado seguro el 1 de septiembre; Control Patrimonial comparará el faltante con el resguardo AF-MOV-078-R.
Esta acta describe lo recibido y no determina por sí sola la causa del daño ni la responsabilidad correspondiente.
Entrega: Irene Campos
Recibe: Luis Neri
Verifica: Mariela Soto, Administración
Modelo de acta de entrega de activo fijo
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ACTA DE ENTREGA DE ACTIVO FIJO Folio: [FOLIO] Lugar, fecha y hora: [LUGAR, FECHA Y HORA] Tipo de movimiento: [ASIGNACIÓN, TRASLADO, CAMBIO DE RESPONSABLE O DEVOLUCIÓN] ENTREGA Nombre: [NOMBRE DE QUIEN ENTREGA] Cargo y área: [CARGO Y ÁREA DE QUIEN ENTREGA] RECIBE Nombre: [NOMBRE DE QUIEN RECIBE] Cargo y área: [CARGO Y ÁREA DE QUIEN RECIBE] BIEN ENTREGADO Descripción: [TIPO DE BIEN, MARCA Y MODELO] Número de inventario: [NÚMERO DE INVENTARIO] Número de serie: [NÚMERO DE SERIE O NO APLICA] Ubicación de destino: [UBICACIÓN] Estado y pruebas realizadas: [ESTADO OBSERVADO] Accesorios y documentos: [LISTA DE ACCESORIOS] Observaciones o diferencias: [DETALLE O SIN OBSERVACIONES] Acción pendiente, responsable y fecha: [ACCIÓN, RESPONSABLE Y FECHA O NO APLICA] Anexos: [FOTOGRAFÍAS, REPORTE O NO APLICA] Las personas firmantes hacen constar la entrega y recepción del bien en las condiciones descritas. Este documento registra la custodia y no sustituye los controles patrimoniales o contables aplicables. Entrega: [NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA] Recibe: [NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE] Verifica: [NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN VERIFICA]
Datos que debes cambiar
- [FOLIO]
- Referencia única del movimiento.
- [LUGAR, FECHA Y HORA]
- Momento y sede de la inspección.
- [ASIGNACIÓN, TRASLADO, CAMBIO DE RESPONSABLE O DEVOLUCIÓN]
- Movimiento que origina el acta.
- [NOMBRE DE QUIEN ENTREGA]
- Persona que deja la custodia.
- [CARGO Y ÁREA DE QUIEN ENTREGA]
- Función y unidad de origen.
- [NOMBRE DE QUIEN RECIBE]
- Persona que asume la custodia.
- [CARGO Y ÁREA DE QUIEN RECIBE]
- Función y unidad de destino.
- [TIPO DE BIEN, MARCA Y MODELO]
- Descripción que distingue el activo.
- [NÚMERO DE INVENTARIO]
- Código patrimonial o interno.
- [NÚMERO DE SERIE O NO APLICA]
- Serie del fabricante cuando existe.
- [UBICACIÓN]
- Destino autorizado del bien.
- [ESTADO OBSERVADO]
- Pruebas, desgaste y daños visibles.
- [LISTA DE ACCESORIOS]
- Elementos entregados con el activo.
- [DETALLE O SIN OBSERVACIONES]
- Diferencias que deben permanecer visibles.
- [ACCIÓN, RESPONSABLE Y FECHA O NO APLICA]
- Seguimiento acordado para cada pendiente.
- [FOTOGRAFÍAS, REPORTE O NO APLICA]
- Evidencia vinculada con el folio.
- [NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA]
- Confirmación de la persona de origen.
- [NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE]
- Confirmación de la persona receptora.
- [NOMBRE, CARGO Y FIRMA DE QUIEN VERIFICA]
- Validación del área responsable.
Cómo describir el estado del activo
Describe hechos observables. Es mejor escribir “enciende, presenta una grieta de 2 cm y se entrega sin cable HDMI” que “se recibe en condiciones regulares”. No atribuyas la causa de un daño si no existe un diagnóstico o reporte que la respalde.
Cuando una prueba no se realizó, indícalo. “No probado por falta de batería” aporta más información que marcar el equipo como funcional sin comprobarlo.
Cómo preparar el acta paso a paso
- Confirma el movimiento autorizado. Identifica si es asignación, traslado, devolución o cambio de responsable.
- Compara el bien con su registro. Revisa etiqueta, serie y características.
- Inspecciona junto con quien recibe. Prueba lo que sea razonable y anota lo no comprobado.
- Relaciona accesorios y anexos. Cuenta cada elemento y usa folios verificables.
- Registra diferencias. No cierres el acta con una fórmula general si hay faltantes o daños.
- Firma y conserva copias. Entrega una versión a cada área según el procedimiento interno.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Confundir custodia con propiedad.
- Usar “buen estado” sin realizar pruebas.
- Omitir serie o número de inventario.
- Mezclar accesorios con observaciones.
- Atribuir la causa de un daño sin diagnóstico.
- Firmar sin conservar una copia verificable.
Preguntas frecuentes
No. Registra custodia o responsabilidad interna; la propiedad y el control contable se acreditan mediante otros registros.
Sí, si cada bien conserva identificadores, estado y accesorios claros. Para listas extensas usa un anexo numerado.
Describe las pruebas realizadas, el resultado y la acción pendiente. No firmes una fórmula que afirme buen estado si no es cierta.
Depende del procedimiento interno. Son útiles para daños, accesorios o bienes de especial valor, pero deben vincularse al folio.
Sí. Indica que el movimiento es devolución y compara su estado y accesorios con la entrega inicial.
Fuentes y revisión editorial
Fuentes consultadas
- RAE y ASALE: actaDefinición general de acta; no impone requisitos patrimoniales o contables.
Responsable editorial
Editorial Ejemplode
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