Qué es
El acta de entrega de activo fijo deja constancia de que un bien identificable pasa de una persona o área a otra. Registra quién entrega, quién recibe, qué se entrega, en qué condición se encuentra y qué elementos lo acompañan.
Cuándo utilizarla
Úsala al asignar un equipo o mobiliario, cambiar de responsable, trasladar un bien entre áreas o devolverlo a almacén. Es un registro de custodia: no sustituye el alta contable, una póliza, un contrato ni las reglas internas de patrimonio.
Datos que conviene verificar antes de firmar
- La descripción coincide con la etiqueta, placa o registro de inventario.
- El número de serie y el número de inventario se transcribieron completos.
- El estado describe lo observado, sin atribuir causas que no se hayan comprobado.
- Los accesorios, documentos y observaciones se detallan por separado.
Cómo usar el modelo
Completa cada campo entre corchetes y elimina el que no aplique. Si hay daños, faltantes o restricciones de uso, descríbelos con precisión y anexa fotografías o reportes solo cuando formen parte del procedimiento de la organización.
Partes del documento
- Folio, fecha, hora y lugar de la entrega
- Datos de quien entrega y de quien recibe
- Descripción, inventario y serie del bien
- Estado observado, accesorios y documentos
- Observaciones, anexos y firmas
Modelo editable
Personaliza el modelo aquí o descárgalo en Word y PDF.
ACTA DE ENTREGA DE ACTIVO FIJOFolio: [FOLIO]Fecha y hora: [FECHA Y HORA]Lugar: [SEDE, ÁREA O ALMACÉN]PERSONA QUE ENTREGANombre: [NOMBRE]Cargo o área: [CARGO O ÁREA]PERSONA QUE RECIBENombre: [NOMBRE]Cargo o área: [CARGO O ÁREA]IDENTIFICACIÓN DEL BIENDescripción: [TIPO, MARCA Y MODELO]Número de inventario: [CÓDIGO]Número de serie: [SERIE, SI APLICA]Estado observado al entregar: [DESCRIPCIÓN OBJETIVA]Accesorios y documentos: [LISTA]Se hace entrega del bien descrito para su custodia y uso conforme a las reglas internas aplicables. Las observaciones anotadas forman parte de esta acta.Observaciones: [DETALLE O “SIN OBSERVACIONES”]Anexos: [FOTOGRAFÍAS, REPORTE O “NO APLICA”]Firma de quien entrega: [NOMBRE Y FIRMA]Firma de quien recibe: [NOMBRE Y FIRMA]Vo. Bo. o testigo: [NOMBRE Y FIRMA, SI APLICA]
Ejemplo completo
ACTA DE ENTREGA DE ACTIVO FIJOFolio: AF-2026-084Fecha y hora: 8 de agosto de 2026, 10:30 hLugar: oficina de Tecnologías de la Información, sede nortePERSONA QUE ENTREGANombre: Daniel CruzCargo o área: soporte técnicoPERSONA QUE RECIBENombre: Paula MorenoCargo o área: coordinación de proyectosIDENTIFICACIÓN DEL BIENDescripción: computadora portátil Lenovo ThinkPad E14, color negroNúmero de inventario: AF-IT-084Número de serie: PF-27X84KEstado observado al entregar: funcional; carcasa con desgaste leve en la esquina inferior derechaAccesorios y documentos: cargador original, funda y guía rápidaSe entrega el bien para uso laboral de la persona receptora, de acuerdo con el registro interno de activos. La observación descrita fue revisada por ambas personas al momento de la entrega.Observaciones: se verificaron el encendido, la conexión a red y el funcionamiento del cargador.Anexos: dos fotografías del equipo al momento de la entrega.Firma de quien entrega: Daniel CruzFirma de quien recibe: Paula MorenoVo. Bo. o testigo: Karla Méndez, jefatura de TI
Por qué funciona este modelo
El modelo separa a las personas involucradas de la identificación técnica del bien. También distingue el estado observado, los accesorios y las observaciones, de modo que el acta sirve para rastrear la entrega sin presentar como hecho una causa no comprobada.
Qué conviene revisar
| Dato | Qué debe permitir comprobar |
|---|---|
| Identificación | Que se trata del bien correcto y no de una descripción genérica. |
| Estado | Qué se observó al momento de la entrega. |
| Accesorios | Qué elementos acompañan al bien y deben devolverse con él. |
| Firmas | Quién participó en la entrega y recepción. |
Cómo adaptar el modelo
- Sustituye los campos entre corchetes con datos verificables.
- Incluye el número de serie cuando el bien lo tenga.
- Describe daños, faltantes o restricciones de forma objetiva.
- Adjunta soportes únicamente si el procedimiento interno los requiere.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Usar una descripción genérica como “equipo de cómputo”.
- Omitir el estado o los accesorios del bien.
- Afirmar una causa del daño sin evidencia.
- Tratar el acta como sustituto de un registro contable.
Preguntas frecuentes
No por sí sola. El acta documenta la entrega o recepción; una baja requiere el trámite y los registros que establezca la organización.
Descríbelo de forma objetiva, indica su ubicación o alcance y adjunta evidencia solo si el procedimiento interno lo contempla.
Sí, cuando la organización lo requiera o resulte útil. Identifica su nombre y función sin sustituir la firma de quien entrega o recibe.
Fuentes y revisión editorial
Fuentes consultadas
Responsable editorial
Editorial Ejemplode
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