Acta de inventario físico: modelo y ejemplo

Qué es

El acta de inventario físico documenta un conteo o verificación de bienes y existencias. Deja claro la fecha, el lugar, el alcance de la revisión, el registro con el que se comparó y las diferencias encontradas.

Cuándo utilizarla

Puede usarse al cierre de un periodo, en una entrega de almacén, al cambiar de responsable o durante una revisión interna. Conviene definir el corte, las ubicaciones y los códigos a revisar antes de iniciar el conteo.

Cómo registrar una diferencia

Registra por separado la cantidad física, la cantidad registrada y la diferencia. Si la causa no se ha comprobado, no la afirmes: anota la acción de revisión y el responsable de atenderla. Conserva las hojas de conteo, reportes o anexos mencionados en el acta.

Antes de usar el modelo

Define qué almacenes, áreas, estantes o familias de bienes entran en el alcance.
Confirma la fecha y hora de corte del registro con el que compararás.
Identifica a las personas que cuentan, verifican y reciben el resultado.
Evita incluir datos personales que no sean necesarios para comprobar la actuación.

Partes del documento

Folio, fecha, hora y fecha de corte
Personas participantes y ubicación revisada
Alcance y método de conteo
Cantidades físicas y registro comparado
Diferencias, soportes, acciones y firmas

Modelo editable

Personaliza el modelo aquí o descárgalo en Word y PDF.

ACTA DE INVENTARIO FÍSICOFolio: [FOLIO]Fecha, hora y lugar: [DATOS]Periodo o fecha de corte: [PERIODO]PERSONAS PARTICIPANTESResponsable del conteo: [NOMBRE Y CARGO]Persona que verifica: [NOMBRE Y CARGO]Área o almacén revisado: [UBICACIÓN]ALCANCE Y MÉTODOBienes, códigos o ubicaciones incluidos: [ALCANCE]Método de conteo: [CONTEO DIRECTO, DOBLE CONTEO U OTRO]Registro comparado: [SISTEMA, KARDEX O LISTADO Y FECHA]RESULTADO DEL CONTEOExistencia física total: [CANTIDAD]Existencia según registro: [CANTIDAD]Diferencias detectadas: [DETALLE POR CÓDIGO O “NO SE DETECTARON”]ACCIONES POSTERIORESSoportes o anexos: [HOJAS DE CONTEO, REPORTE O “NO APLICA”]Acción pendiente y responsable: [ACCIÓN, RESPONSABLE Y FECHA]Firmas: [NOMBRES Y FIRMAS]

Ejemplo completo

ACTA DE INVENTARIO FÍSICOFolio: INV-ALM-2026-011Fecha, hora y lugar: 8 de agosto de 2026, 09:00 h, almacén nortePeriodo o fecha de corte: enero a junio de 2026; registro al 7 de agosto de 2026PERSONAS PARTICIPANTESResponsable del conteo: Alma Reyes, supervisora de almacénPersona que verifica: Jorge Ríos, auxiliar administrativoÁrea o almacén revisado: estantes 1 a 4, zona de materiales de empaqueALCANCE Y MÉTODOBienes, códigos o ubicaciones incluidos: cajas de cartón y cinta de embalaje de los códigos EM-20 a EM-24Método de conteo: conteo directo por estante y verificación conjunta de los totalesRegistro comparado: kardex de almacén exportado el 7 de agosto de 2026RESULTADO DEL CONTEOExistencia física total: 1,240 cajas de cartón y 318 rollos de cinta de embalajeExistencia según registro: 1,252 cajas de cartón y 318 rollos de cinta de embalajeDiferencias detectadas: 12 cajas menos del código EM-24; no se detectaron diferencias en la cinta de embalajeACCIONES POSTERIORESSoportes o anexos: cuatro hojas de conteo firmadas y copia del kardex revisadoAcción pendiente y responsable: revisar las salidas del código EM-24 registradas entre el 1 y el 7 de agosto; responsable: Alma Reyes; fecha de revisión: 12 de agosto de 2026Firmas: Alma Reyes / Jorge Ríos

Por qué funciona este modelo

El ejemplo identifica el corte, el alcance y el método de conteo antes de comparar cantidades. Presenta la diferencia como un dato verificable y asigna una revisión posterior, sin afirmar que conoce su causa.

Qué conviene revisar

Elemento	Qué debe permitir comprobar
Corte	Con qué fecha y reporte se comparó el conteo físico.
Alcance	Qué bienes, códigos o ubicaciones se revisaron.
Diferencia	La variación exacta entre el conteo y el registro.
Seguimiento	Qué revisión quedó pendiente, quién la realizará y cuándo.

Cómo adaptar el modelo

Define el alcance antes de iniciar el conteo.
Registra el reporte y la fecha de corte que se compararon.
Detalla cada diferencia por código o ubicación cuando sea necesario.
Asigna una revisión posterior sin anticipar causas no comprobadas.

Checklist antes de usarlo

Errores frecuentes

Mezclar el conteo físico con una explicación no comprobada.
Indicar solo un total sin señalar el alcance revisado.
No identificar la fecha del reporte comparado.
Cerrar el acta sin definir el seguimiento de las diferencias.

Preguntas frecuentes

Fuentes y revisión editorial

Fuentes consultadas

Responsable editorial

Editorial Ejemplode

Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.

Metodología editorial