Qué es un acta de inventario físico
El acta de inventario físico documenta un conteo o verificación de bienes y existencias en una fecha determinada. Identifica el lugar, el alcance, el método, el registro comparado y las diferencias observadas.
Su función no es transferir la custodia, sino dejar evidencia de lo que se encontró. Una diferencia puede ser un faltante, un sobrante, un bien sin código, una ubicación incorrecta o un estado distinto al registrado.
Qué debe definirse antes del conteo
Fecha de corte
Momento exacto del registro que se utilizará como referencia.
Alcance
Áreas, estantes, códigos o familias que sí se revisarán.
Método
Conteo directo, doble conteo, muestreo autorizado u otro procedimiento.
Participantes
Quién cuenta, quién verifica y quién recibe el resultado.
Inventario físico y entrega de inventario no son lo mismo
| Operación | Pregunta central | Resultado |
|---|---|---|
| Inventario físico | ¿Qué existe y coincide con el registro? | Conteo y conciliación. |
| Entrega de inventario | ¿Qué bienes pasan de una persona o área a otra? | Transferencia de custodia. |
| Entrega de activo fijo | ¿Cómo se asigna o devuelve un bien identificable? | Custodia y estado del activo. |
Si después del conteo cambia la persona responsable, puede ser necesario preparar además un acta de entrega de inventario. Para un equipo concreto, utiliza el formato de activo fijo.
Partes y datos necesarios
- Folio, fecha, hora y fecha de corte.
- Participantes y ubicación revisada.
- Alcance, exclusiones y método de conteo.
- Registro comparado y tabla de resultados.
- Resumen y diferencias detectadas.
- Soportes y anexos.
- Acciones pendientes con responsable y fecha.
- Firmas de conteo, verificación y recepción.
3 ejemplos de acta de inventario físico
1. Conteo de materiales de empaque con una diferencia
ACTA DE INVENTARIO FÍSICO
Folio: INV-ALM-2026-011
Fecha, hora y lugar: 8 de agosto de 2026, 09:00 h, almacén norte
Fecha de corte del registro: 7 de agosto de 2026, 18:00 h
PERSONAS PARTICIPANTES
Responsable del conteo: Alma Reyes, supervisora de almacén
Persona que verifica: Jorge Ríos, auxiliar administrativo
Área o almacén revisado: estantes 1 a 4, zona de materiales de empaque
ALCANCE Y MÉTODO
Bienes, códigos o ubicaciones incluidos: cajas EM-20, EM-21 y EM-24, y cinta EM-23. No se incluye el código EM-22.
Exclusiones: material recibido después de la fecha de corte.
Método de conteo: conteo directo por estante y segundo conteo de las diferencias.
Registro comparado: kardex exportado el 7 de agosto de 2026 a las 18:00 h. Las entradas posteriores se separaron del área de conteo; no hubo salidas de estos códigos entre el corte y el cierre de la verificación.
RESULTADOS
| Código | Descripción y unidad | Registro | Físico | Diferencia | Observación |
|---|---|---|---|---|---|
| EM-20 | Caja 30 x 20 cm, pieza | 640 | 640 | 0 | Sin observaciones |
| EM-21 | Caja 40 x 30 cm, pieza | 420 | 420 | 0 | Sin observaciones |
| EM-24 | Caja reforzada, pieza | 192 | 180 | -12 | Diferencia confirmada en segundo conteo |
| EM-23 | Cinta de embalaje, rollo | 318 | 318 | 0 | Sin observaciones |
Resumen del conteo: 1,240 cajas y 318 rollos de cinta encontrados.
Diferencias detectadas: faltan 12 cajas EM-24 respecto del kardex; la causa no se ha determinado.
SEGUIMIENTO
Soportes o anexos: cuatro hojas de conteo firmadas y copia del kardex.
Acción pendiente: revisar las salidas EM-24 registradas del 1 al 7 de agosto.
Responsable y fecha: Alma Reyes, 12 de agosto de 2026.
El resultado corresponde exclusivamente al alcance y fecha de corte indicados.
Cuenta: Alma Reyes
Verifica: Jorge Ríos
Recibe el resultado: Lucía Gómez, jefa de Operaciones
2. Acta de inventario físico de computadoras
ACTA DE INVENTARIO FÍSICO
Folio: INV-TI-2026-019
Fecha y lugar: 29 de agosto de 2026, laboratorio 2
Fecha de corte: 28 de agosto de 2026, 18:00 h
Cuenta: Sofía Medina, soporte técnico
Verifica: Raúl Ponce, Control Patrimonial
Alcance: equipos LC2-001 a LC2-020 y monitores asociados. Se conservó el listado TI-2808 y no hubo movimientos de estos equipos durante el conteo.
Método: localización por estación, lectura de número de inventario y serie, y segundo recorrido para diferencias.
Resultado: se encontraron 20 computadoras y 20 monitores físicos. De los monitores, 19 coinciden por etiqueta con el listado; el otro no tiene etiqueta y sigue pendiente de conciliación. El identificador LC2-M014 no se localizó en su estación. La serie del monitor sin etiqueta coincide con una entrada de mantenimiento MT-2026-088, pero esa coincidencia aún no confirma que sea LC2-M014.
Seguimiento: Control Patrimonial verificará la reasignación y colocará la etiqueta antes del 2 de septiembre. No se modificará el registro hasta cotejar la orden MT-2026-088.
Anexos: hoja de conteo, relación de series y tres fotografías.
Cuenta: Sofía Medina
Verifica: Raúl Ponce
Recibe el resultado: Marta Gil, Dirección de TI
3. Acta de inventario físico de una sala de reuniones
ACTA DE INVENTARIO FÍSICO
Folio: INV-MOB-2026-027
Fecha y lugar: 30 de agosto de 2026, sala de reuniones B
Fecha de corte: 30 de agosto de 2026, 08:00 h
Participantes: Nora Díaz, Administración; Emilio Cruz, Auditoría interna.
Alcance: mesa, sillas, archivero, pantalla y equipo de videoconferencia ubicados dentro de la sala.
Método: conteo total, lectura de etiquetas y comparación con la relación MOB-B-2026. No se movieron bienes durante la revisión.
Resultados: una mesa, doce sillas, un archivero, una pantalla y un equipo de videoconferencia localizados. La relación registraba catorce sillas; la salida de dos aparece en el vale de traslado VT-2026-033, todavía pendiente de actualización.
Estado observado: la silla MOB-B-09 tiene el respaldo flojo; los demás bienes no presentan diferencias visibles durante el recorrido.
Soportes: hoja de conteo de la sala, vale VT-2026-033 y fotografía de la silla MOB-B-09.
Seguimiento: Administración cotejará el vale con la recepción en destino y actualizará el traslado y abrirá una orden de reparación antes del 3 de septiembre.
Cuenta: Nora Díaz
Verifica: Emilio Cruz
Modelo de acta con relación en anexo
Este editor adapta el texto del acta y la referencia al anexo. Para trabajar directamente con filas y columnas, utiliza los archivos con tabla de la sección siguiente.
ACTA DE INVENTARIO FÍSICO Folio: [FOLIO] Fecha, hora y lugar: [DATOS] Fecha de corte del registro: [FECHA DE CORTE] PERSONAS PARTICIPANTES Responsable del conteo: [NOMBRE Y CARGO] Persona que verifica: [NOMBRE Y CARGO] Área o almacén revisado: [UBICACIÓN] ALCANCE Y MÉTODO Bienes, códigos o ubicaciones incluidos: [ALCANCE] Exclusiones: [DETALLE O NINGUNA] Método de conteo: [MÉTODO] Registro comparado: [SISTEMA, KARDEX O LISTADO Y FECHA] RESULTADOS [IDENTIFICA EL ANEXO TABULAR CON FOLIO, VERSION Y NUMERO DE PAGINAS] Resumen del conteo: [TOTALES] Diferencias detectadas: [DETALLE O NO SE DETECTARON] SEGUIMIENTO Soportes o anexos: [HOJAS, REPORTE O FOTOGRAFÍAS] Acción pendiente: [ACCIÓN O NO APLICA] Responsable y fecha: [RESPONSABLE Y FECHA O NO APLICA] El resultado corresponde exclusivamente al alcance y fecha de corte indicados. Cuenta: [NOMBRE Y FIRMA] Verifica: [NOMBRE Y FIRMA] Recibe el resultado: [NOMBRE Y FIRMA]
Datos que debes cambiar
- Identificación y corte
- Completa folio, fecha, hora, área y participantes.
- Relación de bienes
- Identifica el anexo con folio, versión y páginas. Usa códigos, cantidades y unidades consistentes.
- Diferencias y seguimiento
- Separa lo observado de su causa; comprueba responsables, fechas y soportes antes de firmar.
Formato de acta de inventario físico con tabla para editar e imprimir
Word permite añadir filas y adaptar los textos. El PDF tiene campos rellenables y también puede imprimirse. Las diferencias se completan manualmente; los archivos no hacen cálculos automáticos.
Formato vacío para imprimir
Cómo registrar cada diferencia
| Dato | Ejemplo útil |
|---|---|
| Código | EM-24 |
| Registro | 192 cajas |
| Conteo físico | 180 cajas |
| Diferencia | 12 cajas menos |
| Seguimiento | Revisar salidas del 1 al 7 de agosto antes del 12 de agosto. |
No atribuyas una causa mientras no esté comprobada. El acta puede registrar la diferencia y la acción de revisión sin acusar ni cerrar una investigación que todavía no termina.
Cómo levantar el acta paso a paso
- Congela el registro de referencia. Guarda la versión y fecha de corte.
- Ordena el recorrido. Trabaja por ubicación, código o familia.
- Cuenta y vuelve a comprobar. Repite los casos dudosos antes de cerrar.
- Separa diferencias. No mezcles faltantes, sobrantes, daños y bienes sin identificar.
- Relaciona los soportes. Numera hojas de conteo, reportes y fotografías.
- Define el seguimiento. Registra una acción, responsable y fecha solo cuando estén acordados.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Usar frases generales que no delimitan el alcance.
- Dar por comprobado algo que no se revisó.
- Omitir códigos, versiones o referencias.
- Esconder diferencias dentro de observaciones vagas.
- Inventar responsables o fechas.
- Firmar anexos que no están identificados.
Preguntas frecuentes
No. Documenta una verificación puntual y el registro comparado; el sistema conserva movimientos y saldos.
Indica que no se detectaron diferencias dentro del alcance revisado y conserva las hojas o soportes del conteo.
Solo si está comprobada. Si continúa en revisión, registra la diferencia y la acción pendiente.
Solo cuando el procedimiento aplicable lo permita. El acta debe decir que fue un muestreo y describir su alcance.
No. El inventario verifica existencias; la entrega transfiere custodia y puede necesitar otro documento.
Fuentes y revisión editorial
Fuentes consultadas
- Ley General de Contabilidad Gubernamental, artículo 27Referencia específica para entes públicos mexicanos: levantamiento físico y conciliación del inventario. No fija un formato universal para empresas privadas.
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Editorial Ejemplode
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