Recibo de caja: 5 ejemplos y formato Word y PDF

Compara cinco ingresos con su referencia y estado de cobro. Al final están el editor, el formato Word con partidas y el PDF para llenar o imprimir.

Cuándo usar un recibo de caja

Úsalo para dejar constancia de un ingreso concreto dentro de un negocio, asociación, escuela o área administrativa. Tres situaciones habituales son:

una persona realiza un abono a una cuenta, cuota o pedido;
una empresa recibe el pago de una orden y necesita relacionarlo con su folio interno;
se recibe una transferencia y se conserva el comprobante bancario como respaldo adicional.

En los tres casos, escribe un concepto específico. “Pago” no explica qué se pagó; “abono de la orden 1187” o “cuota de agosto del taller” sí permite localizar la operación después.

Recibo de caja, vale de caja y factura no hacen lo mismo

Documento	Momento	Qué deja asentado
Recibo de caja	Cuando entra un pago.	Que una persona u organización recibió dinero, de quién, cuánto y por qué concepto.
Vale de caja	Cuando se entregan fondos para un fin interno.	La salida temporal, la persona responsable y la comprobación o devolución posterior.
Factura o CFDI	Cuando corresponde emitir un comprobante fiscal.	La operación fiscal con los requisitos definidos por la autoridad competente.

La diferencia decisiva es la dirección del dinero: el recibo confirma que se recibió; el vale controla dinero que se entregó para usar o comprobar. Una misma operación puede requerir una factura y, como apoyo administrativo, un recibo; ninguno de los dos se convierte en el otro.

Ejemplo completo de recibo de caja — Un abono de 4,850 MXN deja 2,150 MXN pendientes de la orden.

5 ejemplos completos de recibo de caja

1. Recibo de caja por abono

RECIBO DE CAJA

Número: RC-024

Fecha y hora: 9 de agosto de 2026, 12:40

Recibí de: Papelería Horizonte, S.A. de C.V.

Referencia: cliente PH-041

Importe: $4,850.00 MXN

Cantidad con letra: cuatro mil ochocientos cincuenta pesos mexicanos 00/100

Concepto: abono correspondiente a la orden interna 1187

Operación relacionada: orden 1187 y factura pendiente de emisión

Forma de pago: transferencia bancaria

Referencia del pago: TRX-839214

Total de la orden: $7,000.00 MXN

Saldo pendiente: $2,150.00 MXN

Observaciones: ingreso registrado para control administrativo; el comprobante fiscal se emite por separado

RECIBIÓ

Lucía Morales, Administración

Confirmación interna RC-024

ENTREGÓ

Daniel Ruiz, representante de Papelería Horizonte

Confirmación de transferencia adjunta

2. Recibo de caja por cuota

RECIBO DE CAJA RC-031

Fecha: 28 de agosto de 2026, 09:15

Recibí de: Natalia Fuentes

Importe: $850.00 MXN

Cantidad con letra: ochocientos cincuenta pesos 00/100 MXN

Concepto: cuota del taller de septiembre

Forma de pago: efectivo

Referencia: participante TF-044

Saldo del periodo: $0.00 MXN

Recibió: Camila Ortiz, caja

Entregó: Natalia Fuentes

3. Recibo de caja por transferencia

RECIBO DE CAJA RC-036

Fecha: 28 de agosto de 2026, 11:40

Pagador: Distribuidora Central

Importe: $6,200.00 MXN

Cantidad con letra: seis mil doscientos pesos 00/100 MXN

Concepto: anticipo de la orden OC-884

Forma de pago: transferencia bancaria

Referencia: SPEI 291840

Total de la orden: $15,500.00 MXN

Saldo pendiente: $9,300.00 MXN

Recibió: Adrián Vega, administración

Comprobante bancario: adjunto al registro

4. Recibo de caja por inscripción

RECIBO DE CAJA RC-041

Fecha: 28 de agosto de 2026

Recibí de: Colegio Horizonte

Importe nominal del cheque recibido: $3,600.00 MXN

Cantidad con letra: tres mil seiscientos pesos 00/100 MXN

Concepto: inscripción de cuatro participantes al curso básico

Participantes: P-112, P-113, P-114 y P-115

Forma de pago: cheque

Referencia: CH-03152

Estado del cobro: pendiente de confirmación bancaria

Saldo de la inscripción: $3,600.00 MXN pendiente de aplicar al confirmarse el cobro

Recibió: Mónica Lara, coordinación

Entregó: Felipe Ruiz, Colegio Horizonte

5. Recibo de caja por membresía

RECIBO DE CAJA RC-049

Fecha: 28 de agosto de 2026

Socio: Mariana Ponce

Clave: SOC-228

Importe: $1,200.00 MXN

Cantidad con letra: mil doscientos pesos 00/100 MXN

Concepto: membresía anual 2026-2027

Forma de pago: tarjeta

Referencia: terminal 8842

Saldo de membresía: $0.00 MXN

Recibió: Tesorería de la asociación

Editar, Word, PDF e imprimir

Formato editable de recibo de caja

Edita el texto y exporta tu versión a Word o PDF, cópiala o imprímela. La hoja de campos fijos se ofrece después del editor.

RECIBO DE CAJA
Número: [FOLIO]
Fecha y hora: [FECHA]

Recibí de: [PAGADOR]
Identificación o referencia: [DATO]
Importe: [IMPORTE Y MONEDA]
Cantidad con letra: [IMPORTE CON LETRA]

Concepto: [DESCRIPCIÓN DEL INGRESO]
Operación relacionada: [FACTURA, PEDIDO, CONTRATO O PERIODO]
Forma de pago: [EFECTIVO, TRANSFERENCIA, CHEQUE U OTRO]
Referencia del pago: [FOLIO]
Saldo pendiente: [IMPORTE O CERO]
Observaciones: [DETALLE]

RECIBIÓ
[NOMBRE, CARGO Y FIRMA]

ENTREGÓ
[NOMBRE Y FIRMA O CONFIRMACIÓN]

Datos que debes cambiar

[FOLIO]: Identificador que permite rastrear el documento o pago.
[FECHA]: Fecha, vigencia o periodo real.
[PAGADOR]: Nombre y datos verificables de la parte correspondiente.
[DATO]: Clave del pagador que permita localizarlo en el registro interno.
[IMPORTE Y MONEDA]: Cantidad revisada en la moneda correspondiente.
[IMPORTE CON LETRA]: Cantidad escrita con palabras; debe coincidir con las cifras y la moneda.
[DESCRIPCIÓN DEL INGRESO]: Completa descripción del ingreso con información comprobada de esta operación.
[FACTURA, PEDIDO, CONTRATO O PERIODO]: Folio o periodo al que se aplica el ingreso.
[EFECTIVO, TRANSFERENCIA, CHEQUE U OTRO]: Completa efectivo, transferencia, cheque u otro con información comprobada de esta operación.
[IMPORTE O CERO]: Cantidad revisada en la moneda correspondiente.
[DETALLE]: Completa detalle con información comprobada de esta operación.
[NOMBRE, CARGO Y FIRMA]: Nombre y datos verificables de la parte correspondiente.
[NOMBRE Y FIRMA O CONFIRMACIÓN]: Nombre y datos verificables de la parte correspondiente.

Formatos de recibo de caja: PDF rellenable y Word

Completa los campos del PDF en un lector compatible o imprime la hoja vacía. Los importes no se calculan automáticamente; revisa las cantidades antes de confirmar.

Descargar PDF rellenableDescargar Word con tabla de partidas

Hoja vacía para imprimir

Formato vacío de recibo de caja — La imagen reproduce la misma hoja del PDF.

Cómo llenar el formato sin perder el control

Asigna el número de recibo antes de entregarlo; no reutilices un folio.
Escribe el nombre o razón social de quien paga y el de quien recibe.
Anota el importe con su moneda, en número y con letra.
Describe el concepto y añade la referencia que conecte el pago con la operación.
Indica la forma de pago. Si fue transferencia, conserva también su comprobante.
Revisa los datos y firma; guarda la copia conforme al procedimiento interno.

En México: control administrativo y CFDI son distintos

Esta plantilla es un control administrativo general. Si la operación debe facturarse en México, el comprobante fiscal debe emitirse por el canal correspondiente. El SAT señala que el CFDI tiene estructura, sintaxis y requisitos propios en el Anexo 20; por ello, un recibo de caja no debe presentarse como sustituto del CFDI.

Cómo adaptar el modelo

Relaciona el folio con la operación o periodo correcto.
Identifica a quien entrega y a quien recibe.
Registra únicamente lo efectivamente recibido.
Comprueba importes, moneda y saldo cuando hay dinero.
Aclara el estado de cobro si se recibe un cheque.
Conserva una copia y sus referencias de confirmación.

Checklist antes de usarlo

Errores frecuentes

Escribir solo «pago» o «varios» como concepto.
Confundir recepción de un cheque con cobro confirmado.
Presentar un abono como liquidación total.
Omitir moneda, periodo o referencia.
Afirmar condiciones que el recibo no acredita.
Dejar variables incompletas.

Preguntas frecuentes

Fuentes y revisión editorial

Cómo citar este artículo

Editorial Ejemplode. (2026, 9 de agosto). Recibo de caja: ejemplos y formato editable. https://www.ejemplode.com/escritura/recibo-de-caja/

Fuentes consultadas

SAT: Formato de factura electrónica (Anexo 20)Diferencia entre control administrativo y CFDI.
RAE y ASALE: reciboSentidos de recibo y constancia de recepción.
Australian Government: How to invoiceDiferencias operativas entre factura, solicitud de pago y recibo.

Responsable editorial

Editorial Ejemplode

Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.

Metodología editorial

Revisión y actualización

Última revisión editorial:
9 de agosto de 2026