Vale de caja: formato y ejemplo editable en Word y PDF

Para qué sirve

Permite controlar una salida de caja antes de que exista el comprobante definitivo o cuando se entrega un fondo para una actividad. También puede registrar materiales prestados, aunque conviene separar dinero y bienes.

Qué ciclo debe completar

El vale no termina al entregar el dinero. Debe cerrarse con comprobantes, devolución de sobrante y autorización conforme a la política interna.

Vale, recibo y comprobante

Documento	Momento	Función
Vale	Al entregar fondos.	Asignar responsable y finalidad.
Comprobante	Después del gasto.	Respaldar la operación.
Recibo	Al recibir dinero o bienes.	Confirmar la recepción.

Partes del documento

Folio.
Fecha.
Persona responsable.
Importe y moneda.
Concepto.
Centro o proyecto.
Autorización.
Fecha de comprobación.
Firma y cierre.

Word y PDF

Modelo de vale de caja

Personaliza el modelo aquí o descárgalo en Word y PDF.

VALE DE CAJA [FOLIO]
Fecha: [FECHA]
Entregado a: [NOMBRE Y ÁREA]
Importe: [IMPORTE EN NÚMERO Y LETRA]
Concepto: [FINALIDAD]
Proyecto o centro: [REFERENCIA]
Comprobación prevista: [FECHA]

Autoriza: [NOMBRE Y FIRMA]
Recibe: [NOMBRE Y FIRMA]

CIERRE
Comprobantes: [FOLIOS]
Sobrante devuelto: [IMPORTE]
Fecha de cierre: [FECHA]

Ejemplo completo

Ejemplo completo de vale de caja

VALE DE CAJA VC-074
Fecha: 31 de julio de 2026
Entregado a: Paula Jiménez, Coordinación de Talleres
Importe: $1,800.00 MXN — mil ochocientos pesos mexicanos
Concepto: compra de consumibles para el taller de encuadernación
Proyecto o centro: Taller TE-08
Comprobación prevista: 4 de agosto de 2026

Autoriza: Laura Serrano, Administración
Recibe: Paula Jiménez

CIERRE
Comprobantes: tickets T-441 y T-446; factura solicitada al proveedor
Sobrante devuelto: $126.00 MXN
Fecha de cierre: 3 de agosto de 2026

Variables editables

[FOLIO]: Identificador real del documento o de la operacion.
[FECHA]: Fecha, vigencia o plazo completo y comprobable.
[NOMBRE Y ÁREA]: Dato real que delimita el caso y sustituye esta variable.
[IMPORTE EN NÚMERO Y LETRA]: Identificador real del documento o de la operacion.
[FINALIDAD]: Dato real que delimita el caso y sustituye esta variable.
[REFERENCIA]: Identificador real del documento o de la operacion.
[NOMBRE Y FIRMA]: Nombre, cargo y validacion que corresponda al proceso real.
[FOLIOS]: Identificador real del documento o de la operacion.
[IMPORTE]: Cantidad correcta, moneda y calculo comprobado.

Por qué funciona este modelo

El ejemplo muestra entrega y cierre. El vale no intenta convertirse en comprobante fiscal y deja trazabilidad de documentos y sobrante.

Cómo cerrar correctamente el vale

Relaciona los comprobantes, calcula el sobrante y registra quién revisó el cierre. Si falta documentación, aplica la política interna en lugar de inventar una justificación.

Un control útil separa tres momentos: autorización, entrega y comprobación. La persona que solicita no debería aparecer automáticamente como quien autoriza o revisa. Cuando el gasto cambia de finalidad, registra la nueva autorización antes de usar los fondos.

El cierre debe cuadrar: efectivo devuelto más gastos comprobados debe corresponder al importe entregado. Si hay una diferencia, documéntala y resuélvela conforme al procedimiento interno; no alteres las cifras del vale original.

Cómo adaptar el modelo

Asigna un folio.
Delimita la finalidad.
Fija fecha de comprobación.
Conserva comprobantes.
Registra el cierre.

Recomendaciones de tono

Usa descripciones concretas. Evita conceptos como “gastos varios” cuando pueden detallarse. La finalidad debe permitir a otra persona comprobar si cada gasto corresponde a la autorización y si el cierre quedó completo antes de archivar el expediente.

Errores frecuentes

Usar el vale como factura.
No asignar responsable.
Omitir la fecha de cierre.
Aceptar “varios”.
No devolver sobrantes.

Preguntas frecuentes

Fuentes y revisión editorial

Cómo citar este artículo

Editorial Ejemplode. (2026, 31 de julio). Vale de caja: formato, modelo y ejemplo. https://www.ejemplode.com/escritura/vale-de-caja/

Fuentes consultadas

RAE y ASALE: valeDefinición de vale como nota firmada que acredita una entrega.
Australian Government: How to invoiceDiferencia operativa entre factura, solicitud de pago y recibo.

Responsable editorial

Editorial Ejemplode

Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.

Metodología editorial

Revisión y actualización

Última revisión editorial:
31 de julio de 2026