Consulta los ejemplos de presupuesto o cotización y compara sus datos, partidas y condiciones antes de adaptar el tuyo.
Qué diferencia hay entre presupuesto y cotización
Un presupuesto calcula anticipadamente cuánto puede costar un proyecto y puede incluir importes sujetos a medición o confirmación. Una cotización suele responder a una solicitud concreta con precios, alcance, vigencia y condiciones de aceptación.
Los nombres se usan de manera distinta entre sectores y países. Por eso el encabezado no basta: el documento debe decir si los importes son estimados o fijos, qué incluye el total y qué cambios requieren una nueva versión.
Presupuesto, cotización y factura
| Documento | Momento | Función | Dato decisivo |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Planeación previa. | Anticipar costos. | Bases y variaciones posibles. |
| Cotización | Antes de aceptar. | Presentar una oferta. | Vigencia y condiciones. |
| Factura | Según la operación. | Documentar o solicitar pago con requisitos fiscales. | Normativa aplicable. |
Una oferta breve puede resolverse con una cotización simple. Los proyectos con insumos y mano de obra necesitan una cotización detallada.
Partes del documento
- Proveedor, cliente, folio y fecha.
- Tipo de importe: estimado o fijo.
- Alcance y entregables.
- Partidas con cantidad, unidad, precio e importe.
- Subtotal, impuestos, total y moneda.
- Supuestos, exclusiones y vigencia.
- Entrega, pago, cambios y aceptación.
5 ejemplos de presupuesto o cotización
Los importes permiten seguir el cálculo. Donde se usa un impuesto del 16 %, se trata del supuesto numérico del ejemplo: sustituye la tasa y el tratamiento que correspondan a tu operación. Una estimación sin impuestos no es todavía el precio final que acepta el cliente.
1. Cotización de diseño editorial
Estudio Norte Diseño
Cotización: CN-042
Fecha: 31 de julio de 2026
Cliente: Librería Horizonte
Proyecto: folleto informativo de ocho páginas
Carácter de los importes: fijos para el alcance descrito
ALCANCE Y ENTREGABLES
Diseño editorial, adaptación de textos entregados, dos propuestas de portada, dos rondas de ajustes y maqueta aprobada. La preparación técnica del archivo para imprenta se desglosa aparte.
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 1 proyecto | Diseño editorial de ocho páginas (fijo) | Unitario: $8,400.00 Importe: $8,400.00 |
| 1 servicio | Preparación de archivo para imprenta (fijo) | Unitario: $1,200.00 Importe: $1,200.00 |
Subtotal: $9,600 MXN
Impuesto usado en este supuesto: 16 %, $1,536.00 MXN.
Total con ese impuesto: $11,136.00 MXN.
Supuestos: textos e imágenes se entregan completos al iniciar.
Exclusiones: impresión, fotografía y cambios posteriores a dos rondas.
Vigencia: 15 días naturales.
Entrega: diez días hábiles después de recibir materiales y anticipo.
Pago: 50 % al aceptar y 50 % contra entrega.
Cambios: requieren una versión revisada antes de ejecutarse.
Aceptación: Laura Méndez, 4 de agosto de 2026.
2. Presupuesto estimado de pintura
PRESUPUESTO PR-118
Proveedor: Pinturas del Centro
Fecha: 28 de agosto de 2026
Cliente: Comunidad Robles
Trabajo: pintura interior de áreas comunes
Superficie estimada: 120 m²
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 1 servicio | Preparación y resane | Unitario: $4,800.00 Importe: $4,800.00 |
| 1 servicio | Pintura y aplicación | Unitario: $16,200.00 Importe: $16,200.00 |
| 1 servicio | Protección y limpieza | Unitario: $2,500.00 Importe: $2,500.00 |
Total estimado: $23,500 MXN antes de impuestos
Vigencia: 10 días
Supuesto: superficie libre de humedad
Ajuste: el total cambia si la medición final supera 120 m²
Ejecución prevista: cinco jornadas tras confirmar la medición.
Pago propuesto: 40 % al aceptar la versión final y 60 % al entregar.
Estado: estimación pendiente de medición y confirmación del total con impuestos.
3. Cotización de productos
COTIZACIÓN CT-305
Proveedor: Mobiliario Central
Cliente: Colegio del Valle
Fecha: 28 de agosto de 2026
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 50 sillas | Silla apilable | Unitario: $780.00 Importe: $39,000.00 |
| 5 mesas | Mesa plegable | Unitario: $2,400.00 Importe: $12,000.00 |
| 1 servicio | Transporte local | Unitario: $1,500.00 Importe: $1,500.00 |
Subtotal: $52,500 MXN
Impuesto usado en este supuesto: 16 %, $8,400.00 MXN.
Total con ese impuesto: $60,900.00 MXN.
Vigencia: 7 días
Entrega: 12 días hábiles después del anticipo
Pago: 40 % de anticipo y 60 % contra entrega
4. Cotización de mantenimiento
COTIZACIÓN MT-077
Proveedor: Clima Integral
Fecha: 28 de agosto de 2026
Cliente: Clínica Norte
Servicio: mantenimiento preventivo de aire acondicionado
Equipos: 6 unidades tipo minisplit
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 6 equipos | Limpieza y revisión preventiva | Unitario: $950.00 Importe: $5,700.00 |
Incluye: filtros, drenajes y prueba de operación
No incluye: refacciones ni reparaciones correctivas
Vigencia: 15 días
Ejecución: una jornada programada
Cambios: cualquier refacción requiere autorización previa
Pago: 50 % al programar y 50 % contra reporte de servicio.
Subtotal: $5,700.00 MXN.
Impuesto usado en este supuesto: 16 %, $912.00 MXN.
Total con ese impuesto: $6,612.00 MXN.
5. Presupuesto de impresión
PRESUPUESTO IM-214
Proveedor: Impresos del Centro
Fecha: 28 de agosto de 2026
Cliente: Asociación Horizonte
Producto: 1,000 folletos de 16 páginas
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 1000 folletos | Impresión a color en papel couché, grapa y entrega local | Unitario: $18.60 Importe: $18,600.00 |
| 1 prueba | Prueba física | Unitario: $650.00 Importe: $650.00 |
Total base: $19,250 MXN antes de impuestos
Opción adicional: laminado de portada, $2,200 MXN
Vigencia: 8 días
Entrega: 9 días hábiles después de aprobar la prueba
Pago: 50 % al autorizar la impresión y 50 % al recibir.
Estado: presupuesto sujeto a la aprobación de la prueba; el laminado no forma parte del total base.
Formato editable de presupuesto o cotización
Edita la versión en texto y expórtala a Word o PDF. Para conservar filas y columnas, utiliza los formatos con tabla que aparecen a continuación. Ninguna de estas opciones calcula los importes automáticamente.
[PROVEEDOR] Presupuesto o cotización: [FOLIO] Fecha: [FECHA] Cliente: [CLIENTE] Proyecto: [PROYECTO] Carácter de los importes: [ESTIMADOS O FIJOS] ALCANCE Y ENTREGABLES [DESCRIPCIÓN] PARTIDA Cantidad: [CANTIDAD] Unidad: [UNIDAD] Descripción: [CONCEPTO] Precio unitario: [PRECIO UNITARIO] Importe: [IMPORTE] Repite estos datos para cada partida. Subtotal: [SUBTOTAL] Impuestos: [DETALLE] Total: [TOTAL Y MONEDA] Supuestos: [CONDICIONES DE CÁLCULO] Exclusiones: [NO INCLUIDO] Vigencia: [PLAZO] Entrega: [PLAZO Y CONDICIONES] Pago: [CONDICIONES] Cambios: [PROCEDIMIENTO] Aceptación: [NOMBRE, FIRMA Y FECHA]
Datos que debes cambiar
- Identificación y alcance
- Sustituye folio, fechas, participantes, necesidad y alcance por datos de la operación.
- Partidas e importes
- Comprueba cantidad, unidad, especificaciones, precio y cálculo. En la requisición, distingue un costo estimado de una oferta recibida.
- Condiciones y confirmación
- Conserva entrega, vigencia, pago, exclusiones y autorización o confirmación según el documento; no dejes un total pendiente como si ya estuviera aceptado.
Formato de presupuesto o cotización con tabla para llenar e imprimir
Word permite editar las tablas y añadir o eliminar partidas; no calcula importes automáticamente. El PDF tiene campos rellenables y también puede imprimirse.
Hoja vacía para imprimir
Cómo preparar el documento
- Define alcance y entregables.
- Separa partidas estimadas y fijas.
- Comprueba cantidades e importes.
- Aclara impuestos y total.
- Indica vigencia, entrega y pago.
- Declara supuestos, exclusiones y cambios.
- Conserva la versión aceptada.
Cómo adaptar el modelo
- Define la operación y el alcance.
- Sustituye todas las variables.
- Comprueba importes, moneda y referencias.
- Mantén visibles periodos, saldos y exclusiones.
- No confundas oferta, factura y recepción.
- Conserva la versión entregada o aceptada.
Recomendaciones de tono
Usa lenguaje concreto y comercial. Evita promesas absolutas y condiciones escondidas en notas ilegibles.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Usar conceptos genéricos.
- Confundir oferta con pago.
- Presentar pago parcial como total.
- Ocultar impuestos, saldos o exclusiones.
- Modificar una versión sin trazabilidad.
- Dejar variables incompletas.
Preguntas frecuentes
No en todos los sectores. El documento debe aclarar si el importe es estimado o fijo y bajo qué condiciones cambia.
Sí cuando comunica precios u oferta, para evitar aceptar condiciones vencidas.
Identifícala y explica qué medición o dato puede modificarla.
Depende del contenido, el proceso y la normativa. No uses una plantilla genérica para sustituir asesoría contractual.
Cuando cambien alcance, partidas, precios, plazos o condiciones relevantes.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 31 de julio). Presupuesto o cotización: diferencias, ejemplos y formato. https://www.ejemplode.com/escritura/presupuesto-o-cotizacion/
Fuentes consultadas
- RAE y ASALE: presupuestoDefinición de presupuesto como cálculo anticipado del coste de una obra o gasto.
- RAE y ASALE: cotizaciónDefinición y uso general de cotización como valoración o estimación.
- Australian Government: Prepare quotesElementos de una cotización escrita: alcance, desglose, vigencia, condiciones y aceptación.
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