Qué documenta el informe
El informe registra el resultado de comparar una cantidad esperada con una cantidad física contada en una fecha y ubicación determinadas. Una variación negativa se reporta como faltante inicial; después deben efectuarse las comprobaciones que establezca la organización.
Fórmulas básicas
Diferencia en unidades = cantidad contada − cantidad registrada. Si el resultado es negativo, existe un faltante inicial. El valor estimado se obtiene multiplicando las unidades faltantes por el costo unitario de referencia; no debe presentarse automáticamente como pérdida contabilizada.
| Dato | Control |
|---|---|
| Artículo y SKU | Evitan mezclar productos parecidos. |
| Ubicación y unidad | Delimitan dónde y cómo se contó. |
| Registrado y contado | Permiten recalcular la diferencia. |
| Segundo conteo | Reduce errores de captura o recuento. |
| Movimientos y evidencia | Ayudan a aclarar recepciones, salidas y devoluciones. |
| Autorización | Evita ajustar el sistema sin revisión. |
Diferencia, faltante y causa
El conteo muestra una diferencia; la revisión determina si puede aclararse mediante movimientos pendientes, ubicación incorrecta, devolución, unidad de medida o error de captura. Solo el procedimiento interno competente decide el tratamiento final y las responsabilidades, si las hubiera.
Qué no debe hacer el documento
No debe acusar a una persona, certificar una pérdida fiscal ni ordenar un ajuste contable por sí solo. También debe evitar fechas relativas, unidades incompatibles y totales que no puedan reconstruirse.
Partes del documento
- Folio, fecha, almacén y responsables.
- Alcance y fecha de corte.
- Artículo, SKU, ubicación y unidad.
- Comparativo entre registrado y contado.
- Costo y valor estimado.
- Segundo conteo y movimientos revisados.
- Evidencia y estado de aclaración.
- Acciones, responsables y autorizaciones.
- Límite del valor estimado.
Plantilla de informe de faltante de mercadería
INFORME DE FALTANTE DE MERCADERÍA / DIFERENCIA DE INVENTARIO Folio: [FOLIO] Fecha: [FECHA] Almacén y ubicación: [DATOS] Responsable del conteo: [NOMBRE O FUNCIÓN] Destinatario: [ÁREA] ALCANCE DEL CONTEO Fecha y hora de corte: [DATOS] Sistema o registro comparado: [NOMBRE Y CORTE] Unidad de medida: [PIEZA, CAJA, KG U OTRA] COMPARATIVO SKU | Artículo | Registrado | Contado | Diferencia | Costo unitario | Valor estimado [SKU] | [Descripción] | [0] | [0] | [Contado - registrado] | [$0.00] | [$0.00] VERIFICACIONES Segundo conteo: [Fecha, persona y resultado] Recepciones revisadas: [Folios] Salidas revisadas: [Folios] Devoluciones o traspasos revisados: [Folios] Ubicaciones alternas revisadas: [Resultado] EVIDENCIA [Hojas de conteo, fotos, reportes del sistema y documentos de movimiento.] ESTADO DE LA DIFERENCIA [Inicial / parcialmente aclarada / no aclarada / cerrada según autorización] Causa confirmada: [Solo si existe evidencia suficiente] ACCIONES INMEDIATAS [Resguardo, reconteo, bloqueo temporal o aviso autorizado.] PLAN DE ACCIÓN Acción | Responsable | Fecha | Autorización requerida OBSERVACIÓN El valor indicado es una estimación de control y no constituye por sí solo un ajuste contable, una pérdida fiscal ni una determinación de responsabilidad. Firmas o vistos buenos requeridos: ______________________________
Ejemplo completo con diferencias comprobables
Empresa, folios, artículos y costos ficticios. El total de $1,240.00 MXN se obtiene de tres diferencias verificables y se presenta como estimación de control.
INFORME DE DIFERENCIA DE INVENTARIO Folio: IDI-027 Fecha: 9 de agosto de 2026 Almacén: Papelería Central | Pasillos A y B Responsables del conteo: encargada de almacén y auxiliar de control Destinatario: Coordinación administrativa ALCANCE Corte del sistema: 8 de agosto de 2026, 18:00 Conteo físico: 9 de agosto de 2026, 08:00 a 09:20 Unidad: piezas COMPARATIVO CUA-A5-100 | Cuaderno A5 | 240 | 228 | -12 | $18.50 | $222.00 MAR-NEG-01 | Marcador negro | 120 | 116 | -4 | $32.00 | $128.00 TON-LAS-02 | Tóner láser | 15 | 14 | -1 | $890.00 | $890.00 TOTAL ESTIMADO DE LA DIFERENCIA: $1,240.00 MXN Cálculo: $222.00 + $128.00 + $890.00 = $1,240.00. VERIFICACIONES El segundo conteo, realizado a las 10:00 por dos personas, confirmó 228 cuadernos, 116 marcadores y 14 tóners. Se revisaron las recepciones R-804 a R-811, las salidas S-1220 a S-1248 y el área de devoluciones. Queda pendiente contrastar el traspaso T-091. EVIDENCIA Hojas de conteo HC-27A y HC-27B, exportación del sistema y fotografías de ubicaciones. ESTADO Diferencia inicial en investigación. No se ha confirmado pérdida definitiva ni responsabilidad. ACCIONES Revisar el traspaso T-091 | Control de inventarios | 10 de agosto de 2026 Resolver o escalar la diferencia | Coordinación administrativa | 12 de agosto de 2026 No efectuar ajustes sin visto bueno conforme al procedimiento interno.
Por qué funciona este modelo
El ejemplo usa una sola unidad de medida, muestra la resta y el valor de cada renglón, confirma el segundo conteo y deja abierta la revisión de un traspaso. Así evita convertir una diferencia preliminar en acusación o ajuste automático.
Cómo investigar una diferencia
Congela la fecha de corte, repite el conteo y revisa recepciones, salidas, devoluciones, traspasos y ubicaciones alternas. Documenta qué se aclaró y qué permanece abierto. Aplica después el flujo de validación y autorización de tu organización; no alteres existencias ni valores solo porque el primer conteo mostró una diferencia.
Cómo adaptar el modelo
- Define almacén, ubicación y fecha de corte.
- Usa un SKU y una unidad consistentes.
- Calcula contado menos registrado.
- Realiza y documenta un segundo conteo.
- Revisa movimientos cercanos al corte.
- Separa diferencia inicial de causa confirmada.
- Obtén el visto bueno antes de ajustar.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Confundir pedido pendiente con faltante físico.
- Restar cantidades con unidades distintas.
- Usar fechas relativas o contradictorias.
- Inventar un total sin desglose.
- Omitir el segundo conteo.
- Llamar robo a una diferencia no investigada.
- Ajustar el sistema sin autorización.
Preguntas frecuentes
Resta la cantidad registrada a la cantidad contada. Un resultado negativo indica una diferencia inicial faltante; conserva la unidad y la fecha de corte.
No necesariamente. Puede aclararse mediante reconteos, movimientos pendientes, ubicaciones alternas, devoluciones o errores de registro.
Porque permite descartar errores de conteo o captura antes de iniciar ajustes o investigaciones adicionales.
Sí, si se identifica el costo unitario usado y se presenta como valor estimado de control hasta que el procedimiento competente determine su tratamiento.
No por sí solo. El ajuste debe seguir las validaciones, firmas y autorizaciones del procedimiento aplicable.
Pon a prueba lo aprendido
Pregunta 1 de 10
Si hay 240 unidades registradas y 228 contadas, ¿cuál es la diferencia?
Pregunta 2 de 10
¿Qué debe ocurrir antes de un ajuste?
Pregunta 3 de 10
¿Qué representa el valor calculado inicialmente?
Pregunta 4 de 10
¿Qué dato evita mezclar productos parecidos?
Pregunta 5 de 10
¿Una diferencia negativa prueba robo?
Pregunta 6 de 10
¿Qué elemento debe formar parte de «Informe de faltante de mercadería»?
Pregunta 7 de 10
¿Qué adaptación mantiene «Informe de faltante de mercadería» dentro de su propósito?
Pregunta 8 de 10
Antes de usar «Informe de faltante de mercadería», ¿qué comprobación es adecuada?
Pregunta 9 de 10
¿Qué práctica debe evitarse al preparar «Informe de faltante de mercadería»?
Pregunta 10 de 10
Ante la duda «La diferencia equivale a una pérdida definitiva», ¿qué orientación coincide con la guía?
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Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 9 de agosto). Informe de faltante de mercadería: plantilla y ejemplo de inventario. https://www.ejemplode.com/empresa/informe-de-faltante-de-mercaderia/
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