Informe administrativo: plantilla, estructura y ejemplo

INFORME ADMINISTRATIVO
Organización: Servicios Río Claro
Proceso: recepción y revisión de solicitudes internas de compra
Periodo: 1 al 31 de julio de 2026
Fecha de corte: 1 de agosto de 2026
Responsable: Coordinación Administrativa

OBJETIVO Y REGLAS DE CONTEO
Controlar las solicitudes recibidas en julio desde su registro hasta su envío al área compradora. Se considera recibida cuando tiene folio; terminada cuando la revisión documental concluye y queda constancia de envío. El plazo interno es de tres días hábiles. No se evalúan selección de proveedor, contrato, recepción de bienes ni pago.

MOVIMIENTO DEL PERIODO
Solicitudes recibidas: 80.
Solicitudes terminadas: 68.
Solicitudes pendientes: 80 - 68 = 12.
De las 12 pendientes, 7 estaban dentro del plazo y 5 estaban vencidas: 5 + 7 = 12.
Porcentaje terminado sobre recibidas: 68 / 80 = 85 %.
Porcentaje pendiente: 12 / 80 = 15 %.
Fuente: registro de solicitudes, corte del 1 de agosto.

CALIDAD DOCUMENTAL
Sesenta solicitudes llegaron completas al primer ingreso. Resultado: 60 / 80 = 75 %. La meta interna era 90 %, por lo que la brecha fue de -15 puntos porcentuales. Las 20 restantes requirieron al menos una aclaración; este dato no mide todavía el tiempo total de compra.

PENDIENTES
Vigentes: folios SC-073 a SC-079, siete solicitudes recibidas en los últimos tres días hábiles.
Vencidas: cinco solicitudes. Dos esperan centro de costo, dos requieren especificación técnica y una presenta una autorización no verificable. Los detalles personales se conservan en el anexo restringido.

INCIDENCIAS
INC-14 | Falta de centro de costo | dos folios | causa: formulario permite envío sin campo completo | impacto: revisión detenida | abierto.
INC-15 | Especificación ambigua | dos folios | causa por confirmar con área solicitante | impacto: devolución documental | en análisis.
INC-16 | Autorización no verificable | un folio | causa: directorio de firmas sin actualización | impacto: caso vencido | abierto.

CONTROLES Y ACCIONES
1. Configurar como obligatorio el centro de costo. Responsable: administración del formulario. Fecha compromiso: 12 de agosto. Evidencia: prueba y captura de validación.
2. Publicar una lista breve de datos técnicos mínimos. Responsable: coordinación administrativa con compras. Fecha compromiso: 16 de agosto. Evidencia: versión aprobada.
3. Actualizar el directorio de autorizaciones. Responsable: control documental. Fecha compromiso: 10 de agosto. Evidencia: directorio con fecha y responsable.

LIMITACIONES
El registro captura fecha de entrada y cierre, pero todavía no conserva todos los cambios de estado. Por ello no se informa tiempo promedio por etapa. El conteo se limita a solicitudes con folio generado en julio.

FUENTES
Registro de solicitudes, reporte de campos incompletos y bitácora de autorizaciones, todos con corte al 1 de agosto de 2026.

INFORME ADMINISTRATIVO
Área: Servicios al Personal
Proceso: revisión de expedientes de reembolso de viaje
Periodo: 1 al 31 de agosto de 2026
Fecha de corte: 2 de septiembre de 2026
Responsable: Coordinación de Servicios al Personal

OBJETIVO Y ALCANCE
Controlar los expedientes recibidos en agosto desde la asignación de folio hasta la validación documental. No se evalúan la autorización del viaje, la transferencia bancaria ni la comprobación fiscal posterior.

REGLAS DE CONTEO
Un expediente se considera recibido cuando obtiene folio. Se considera terminado cuando todos los comprobantes requeridos fueron revisados y el resultado quedó registrado. El plazo interno es de cinco días hábiles.

MOVIMIENTO DEL PERIODO
Expedientes recibidos: 54.
Expedientes terminados: 43.
Pendientes: 54 - 43 = 11.
Pendientes vigentes: 6.
Pendientes vencidos: 5.
La conciliación se cumple: 43 + 6 + 5 = 54.
Fuente: registro de reembolsos con corte al 2 de septiembre.

CALIDAD DOCUMENTAL
Treinta y ocho expedientes llegaron completos al primer ingreso: 38 / 54 = 70.4 %. La meta interna es 85 %, con una brecha de -14.6 puntos porcentuales. Los documentos faltantes más frecuentes fueron autorización de comisión y comprobante de transporte.

INCIDENCIAS
INC-21 | Autorización no vinculada | 3 expedientes | causa confirmada: el sistema permite cargarla fuera del folio | impacto: revisión detenida | abierto.
INC-22 | Comprobante ilegible | 2 expedientes | causa pendiente de confirmar | impacto: nueva solicitud al remitente | en análisis.

ACCIONES
1. Incorporar un campo obligatorio para la autorización. Responsable: administración del sistema. Compromiso: 12 de septiembre. Evidencia: prueba documentada.
2. Publicar una lista de formatos legibles aceptados. Responsable: Servicios al Personal. Compromiso: 9 de septiembre. Evidencia: instructivo aprobado.

LIMITACIONES Y FUENTES
No todos los expedientes conservan la hora de cada cambio de estado, por lo que no se calcula duración por etapa. Fuentes: registro de reembolsos, bitácora de incidencias y lista de documentos, con el mismo corte.

INFORME ADMINISTRATIVO
Área: Infraestructura
Proceso: administración de órdenes de mantenimiento correctivo
Periodo: 1 al 30 de septiembre de 2026
Fecha de corte: 1 de octubre de 2026
Responsable: Jefatura de Infraestructura

OBJETIVO Y ALCANCE
Controlar las órdenes correctivas de tres edificios desde su registro hasta el cierre técnico. No se incluyen mantenimiento preventivo, compras mayores ni obras contratadas por separado.

REGLAS DE CONTEO
Cada folio equivale a una orden. Una orden se cierra cuando existe evidencia de atención y validación del área usuaria. El plazo depende de la prioridad documentada: crítica, 24 horas; alta, tres días hábiles; ordinaria, diez días hábiles.

MOVIMIENTO DEL PERIODO
Órdenes recibidas: 72.
Órdenes cerradas: 58.
Pendientes: 14.
Pendientes dentro de plazo: 9.
Pendientes vencidas: 5.
Conciliación: 58 + 9 + 5 = 72.
Fuente: sistema de mantenimiento, corte del 1 de octubre.

DISTRIBUCIÓN Y CALIDAD
De las 72 órdenes, 8 fueron críticas, 19 altas y 45 ordinarias. Sesenta y cuatro incluyeron ubicación, activo y evidencia inicial completos: 64 / 72 = 88.9 %, frente a una meta de 95 %.

INCIDENCIAS
INC-31 | Refacción sin fecha confirmada | 2 órdenes vencidas | evidencia: solicitudes de compra | causa pendiente | impacto: equipo fuera de servicio.
INC-32 | Cierre sin validación del área | 3 órdenes | evidencia: bitácora | causa confirmada: aviso automático deshabilitado | impacto: orden abierta.

ACCIONES Y DECISIÓN
Restablecer el aviso de validación antes del 5 de octubre. Responsable: soporte del sistema. Revisar semanalmente refacciones sin fecha. Responsable: almacén técnico. Se solicita decidir antes del 4 de octubre si los dos equipos críticos tendrán solución temporal autorizada.

LIMITACIONES Y FUENTES
El informe no mide costo total porque dos órdenes esperan cotización. Fuentes: sistema de mantenimiento, bitácora de guardia y solicitudes de compra con corte común.