Qué documenta el informe
El informe registra el resultado de comparar una cantidad esperada con una cantidad física contada en una fecha y ubicación determinadas. Una variación negativa se reporta como faltante inicial; después se realizan las comprobaciones definidas por la organización.
Diferencia en unidades = cantidad contada − cantidad registrada. Si el resultado es negativo, existe un faltante inicial. El valor estimado se calcula con el costo unitario de referencia, pero no constituye automáticamente una pérdida contabilizada.
3 ejemplos de informe de faltante de mercadería
1. Faltante de cuadernos, marcadores y tóner
INFORME DE DIFERENCIA DE INVENTARIO
Folio: IDI-027 Fecha: 9 de agosto de 2026
Almacén: Papelería Central, pasillos A y B
Responsables del conteo: encargada de almacén y auxiliar de control
Destinatario: Coordinación administrativa
ALCANCE
Corte del sistema: 8 de agosto de 2026, 18:00
Conteo físico: 9 de agosto de 2026, 08:00 a 09:20
Unidad: piezas
COMPARATIVO
| SKU | Artículo | Registrado | Contado | Diferencia | Costo unitario MXN | Faltante estimado MXN |
|---|---|---|---|---|---|---|
| CUA-A5-100 | Cuaderno A5 | 240 | 228 | -12 | $18.50 | $222.00 |
| MAR-NEG-01 | Marcador negro | 120 | 116 | -4 | $32.00 | $128.00 |
| TON-LAS-02 | Tóner láser | 15 | 14 | -1 | $890.00 | $890.00 |
TOTAL ESTIMADO DE LA DIFERENCIA: $1,240.00 MXN
Cálculo: $222.00 + $128.00 + $890.00 = $1,240.00.
VERIFICACIONES
El segundo conteo, realizado a las 10:00 por dos personas, confirmó 228 cuadernos, 116 marcadores y 14 tóners. Se revisaron las recepciones R-804 a R-811, las salidas S-1220 a S-1248 y el área de devoluciones. Queda pendiente contrastar el traspaso T-091.
EVIDENCIA
Hojas de conteo HC-27A y HC-27B, exportación del sistema y fotografías de ubicaciones.
ESTADO
Diferencia inicial en investigación. No se ha confirmado pérdida definitiva ni responsabilidad.
ACCIONES
| Acción | Responsable | Fecha |
|---|---|---|
| Revisar el traspaso T-091 | Control de inventarios | 10 de agosto de 2026 |
| Resolver o escalar la diferencia | Coordinación administrativa | 12 de agosto de 2026 |
No efectuar ajustes sin visto bueno conforme al procedimiento interno.
2. Informe de faltante de refacciones con movimiento pendiente
INFORME DE DIFERENCIA DE INVENTARIO
Folio: IDI-041 Fecha: 18 de septiembre de 2026
Almacén: Refacciones de mantenimiento, ubicación R-04
Responsables del conteo: encargada de almacén y analista de control
Destinatario: Jefatura de Mantenimiento
ALCANCE
Corte del sistema: 17 de septiembre de 2026, 20:00
Conteo físico: 18 de septiembre de 2026, 07:30 a 08:15
Unidad: piezas
COMPARATIVO
| SKU | Artículo | Registrado | Contado | Diferencia | Costo unitario MXN | Faltante estimado MXN |
|---|---|---|---|---|---|---|
| BAL-6204 | Balero 6204 | registrado 36 | contado 30 | diferencia -6 | costo de referencia $145.00 | valor estimado $870.00 |
| COR-A32 | Correa A-32 | registrado 20 | contado 18 | diferencia -2 | costo de referencia $210.00 | valor estimado $420.00 |
TOTAL ESTIMADO DE LA DIFERENCIA: $1,290.00 MXN
VERIFICACIONES
El segundo conteo confirmó 30 baleros y 18 correas. Se revisaron entradas E-903 a E-907, salidas S-1601 a S-1614 y el gabinete de devoluciones. La orden de trabajo OT-771 indica que seis baleros fueron enviados al taller nocturno a las 19:35; el movimiento todavía no aparecía en el corte del sistema. No se encontró documento equivalente para las dos correas.
EVIDENCIA
Hojas de conteo HC-41A y HC-41B, orden OT-771, bitácora del taller y exportación del sistema.
ESTADO
La diferencia de baleros está parcialmente aclarada y pendiente de conciliar. La diferencia de correas continúa en investigación. No se ha autorizado ajuste ni determinado responsabilidad.
PLAN DE ACCIÓN
| Acción | Responsable | Fecha |
|---|---|---|
| Conciliar OT-771 | Control de inventarios | 18 de septiembre. |
| Revisar órdenes de mantenimiento por las dos correas | Jefatura de Mantenimiento | 19 de septiembre. |
| Resolver o escalar la diferencia | Coordinación Administrativa | 22 de septiembre. |
3. Informe de faltante por diferencia de unidad de medida
INFORME DE DIFERENCIA DE INVENTARIO
Folio: IDI-052 Fecha: 6 de octubre de 2026
Almacén: Insumos de empaque, pasillo C
Responsables del conteo: supervisión de almacén y control interno
Destinatario: Gerencia de Operaciones
ALCANCE
Corte del sistema: 5 de octubre de 2026, 18:00
Conteo físico: 6 de octubre de 2026, 08:00 a 09:10
Unidad del sistema: cajas de 50 piezas
COMPARATIVO INICIAL
| SKU | Artículo | Unidad del saldo | Registrado | Conteo inicial | Resultado inicial |
|---|---|---|---|---|---|
| ETQ-100 | Etiqueta térmica | Caja de 50 piezas | 24 cajas | 1,150 piezas | No comparable hasta convertir unidades |
| CIN-48 | Cinta de empaque | Pieza | 80 piezas | 78 piezas | -2 piezas; costo $54.00; faltante estimado $108.00 MXN |
VERIFICACIONES
Se convirtió el conteo de etiquetas a la unidad del sistema: 1,150 piezas equivalen a 23 cajas completas. Se localizaron 25 piezas abiertas en la mesa de acondicionamiento y 25 en devolución, con lo que el total físico asciende a 1,200 piezas, equivalente a 24 cajas. La diferencia de etiquetas quedó aclarada sin ajuste.
El segundo conteo de cintas confirmó 78 piezas. Se revisaron salidas S-2020 a S-2038, pero queda pendiente la devolución D-118 registrada sin cantidad.
EVIDENCIA
Hojas de conteo HC-52A y HC-52B, tabla de conversión autorizada, registro de devolución D-118 y fotografías de ubicaciones.
ESTADO Y ACCIONES
Etiquetas: diferencia cerrada por conversión y localización de unidades abiertas.
Cintas: diferencia inicial de dos piezas en investigación. Control de inventarios verificará D-118 antes del 8 de octubre. No se efectuará ajuste sin autorización.
Formato de faltante de mercadería en Excel y PDF
Excel calcula diferencias y valora únicamente los faltantes; no compensa sobrantes contra faltantes. El PDF y la imagen muestran la misma hoja para conteo y verificación a mano.
Formato para imprimir y llenar
Datos que debes cambiar
- Corte
- Fecha y hora del saldo comparado.
- Ubicación
- Almacén, zona y unidad de medida.
- Artículo
- SKU y descripción sin ambigüedad.
- Cantidades
- Registrado, contado y diferencia.
- Valor
- Costo de referencia y cálculo estimado.
- Verificaciones
- Segundo conteo y movimientos revisados.
- Estado
- Inicial, aclarado, pendiente o cerrado.
- Acciones
- Responsable, fecha y autorización.
Una diferencia inicial todavía no es una pérdida confirmada
Compara el saldo con el conteo usando la misma unidad, repite el conteo y revisa recepciones, salidas, devoluciones y traspasos. El informe documenta la diferencia y su estado; el ajuste y cualquier responsabilidad siguen el procedimiento autorizado.
El informe administrativo resume el control periódico de un proceso; este documento se concentra en una diferencia de inventario y su aclaración.
Cómo adaptar el formato
- Define corte y ubicación.
- Usa SKU y unidad consistentes.
- Calcula contado menos registrado.
- Documenta segundo conteo.
- Revisa movimientos cercanos.
- Separa diferencia y causa.
- Exige autorización de ajuste.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Mezclar unidades.
- Inventar un total.
- Omitir reconteo.
- Ignorar movimientos pendientes.
- Llamar pérdida a una diferencia inicial.
- Atribuir responsabilidad sin evidencia.
- Ajustar sin autorización.
Preguntas frecuentes
Resta la cantidad registrada a la cantidad contada. Un resultado negativo indica una diferencia inicial faltante; conserva la unidad y la fecha de corte.
No necesariamente. Puede aclararse mediante reconteos, movimientos pendientes, ubicaciones alternas, devoluciones o errores de registro.
Porque permite descartar errores de conteo o captura antes de iniciar ajustes o investigaciones adicionales.
Sí, si se identifica el costo unitario usado y se presenta como valor estimado de control hasta que el procedimiento competente determine su tratamiento.
No por sí solo. El ajuste debe seguir las validaciones, firmas y autorizaciones del procedimiento aplicable.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 29 de agosto). Informe de faltante de mercadería: plantilla y ejemplo de inventario. https://www.ejemplode.com/empresa/informe-de-faltante-de-mercaderia/
Fuentes consultadas
Responsable editorial
Editorial Ejemplode
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