Consulta los ejemplos de nota de pedido y compara sus datos, partidas y condiciones antes de adaptar el tuyo.
Qué es una nota de pedido
Una nota de pedido es un registro comercial que reúne los bienes o servicios solicitados por un cliente y las condiciones que el proveedor está dispuesto a atender. Permite verificar qué se pidió, en qué cantidad, a qué precio, dónde debe entregarse y qué condición de pago se acordó.
Su efecto depende del proceso de cada negocio y de lo que las partes hayan confirmado. Por sí sola no reemplaza un contrato, una orden de compra formal ni una factura. Si solo existe una necesidad interna todavía no enviada al proveedor, el documento correcto es una requisición de compra.
Cómo funciona dentro de una compra
| Documento | Quién lo usa | Qué hace |
|---|---|---|
| Requisición | Un área de la organización. | Solicita internamente que se evalúe una compra. |
| Nota de pedido | Cliente y proveedor. | Registra partidas y condiciones solicitadas o confirmadas. |
| Carta pedido | El solicitante. | Explica por escrito una petición que necesita contexto, cortesía o instrucciones. |
| Factura o comprobante fiscal | El proveedor conforme a la normativa. | Documenta fiscalmente la operación cuando corresponde. |
Datos que debe contener
- Folio y fecha: permiten rastrear la versión del pedido.
- Proveedor y cliente: identifican a las partes y sus medios de contacto.
- Partidas: separan cantidad, unidad, descripción, precio unitario e importe.
- Entrega: indica lugar, fecha esperada y persona que recibirá.
- Pago: registra moneda, subtotal, impuestos o cargos aplicables y condición acordada.
- Confirmación: deja claro quién preparó, solicitó y aceptó la atención del pedido.
5 ejemplos de nota de pedido
Los importes permiten seguir el cálculo. Donde se usa un impuesto del 16 %, se trata del supuesto numérico del ejemplo: sustituye la tasa y el tratamiento que correspondan a tu operación. Una estimación sin impuestos no es todavía el precio final que acepta el cliente.
1. Nota de pedido de suministros de oficina
NOTA DE PEDIDO
Folio: NP-2026-084
Fecha: 11 de agosto de 2026
PROVEEDOR
Nombre: Suministros Oficina Norte
Contacto: ventas@oficinanorte.example
CLIENTE
Nombre: Centro de Capacitación Horizonte
Contacto: Laura Méndez, administración
Lugar de entrega: Avenida del Parque 245, recepción
Persona que recibirá: Mario Luna, encargado de almacén
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 15 cajas | Papel tamaño carta, 5 000 hojas por caja, 75 g/m² | Unitario: $645.00 Importe: $9,675.00 |
| 8 piezas | Tóner negro compatible con equipo LX-440, rendimiento declarado de 6 000 páginas | Unitario: $1,180.00 Importe: $9,440.00 |
| 20 piezas | Carpeta de tres argollas, lomo de 2 pulgadas, color blanco | Unitario: $86.00 Importe: $1,720.00 |
Subtotal: $20,835.00 MXN
Descuento acordado: $625.05 MXN
Base después del descuento del 3 %: $20,209.95 MXN
Impuesto usado en este supuesto: 16 %, $3,233.59 MXN
Total solicitado con ese impuesto: $23,443.54 MXN
CONDICIONES
Entrega solicitada: 18 de agosto de 2026, de 9:00 a 13:00
Pago: transferencia dentro de los cinco días posteriores a la recepción conforme
Confirmación: el proveedor debe confirmar existencias y fecha antes del 13 de agosto
Observaciones: no se aceptan sustituciones de modelo sin autorización escrita
Solicita: Laura Méndez
Confirma recepción del pedido: pendiente de confirmación del proveedor
2. Nota de pedido para servicio de alimentos
NOTA DE PEDIDO NP-SV-031
Fecha: 6 de agosto de 2026
Proveedor: Cocina del Centro
Cliente: Consultoría Rivera
Lugar de entrega: Sala de capacitación, edificio B
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 40 servicios | Menú individual con opción vegetariana | Unitario: $185.00 Importe: $7,400.00 |
| 2 servicios | Personal de apoyo durante cuatro horas | Unitario: $850.00 Importe: $1,700.00 |
Total antes de impuestos: $9,100.00 MXN
Entrega: 14 de agosto de 2026 a las 12:30
Pago: 50 % al confirmar y 50 % después de la entrega conforme
Observaciones: confirmar diez menús vegetarianos dentro de los cuarenta servicios y utensilios reutilizables
Solicita: Ana Rivera
Confirmación del proveedor: pendiente
3. Nota de pedido con dos fechas de entrega
NOTA DE PEDIDO NP-118
Fecha: 19 de agosto de 2026
Proveedor: Refacciones Térmicas del Bajío
Cliente: Hotel Alameda
Lugar de entrega: Almacén de mantenimiento
PARTIDA
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 30 piezas | Filtro plisado 40 × 50 cm, clasificación MERV 8 | Unitario: $240.00 Importe: $7,200.00 |
Total antes de impuestos: $7,200.00 MXN
Entrega parcial 1: 15 piezas el 24 de agosto
Entrega parcial 2: 15 piezas el 31 de agosto
Pago: contra recepción conforme de cada lote
Observaciones: no sustituir medida ni clasificación sin autorización escrita
Solicita: Iván Morales
Proveedor: existencias y fechas confirmadas el 20 de agosto; el importe fiscal final queda pendiente antes de autorizar el envío
4. Nota de pedido para suministro semanal
NOTA DE PEDIDO NP-RC-022
Fecha: 1 de septiembre de 2026
Proveedor: Agua Clara
Cliente: Centro Deportivo Oriente
Periodo: septiembre de 2026
PARTIDA
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 40 unidades | Garrafón retornable de 20 litros | Unitario: $52.00 Importe: $2,080.00 |
Programa: 10 unidades los lunes 7, 14, 21 y 28 de septiembre a las 08:00
Total del periodo: $2,080.00 MXN antes de impuestos o depósitos aplicables
Pago: transferencia semanal por unidades recibidas
Control de envases: registrar entregados y retornados en cada visita
Observaciones: avisar cualquier cambio de horario con un día de anticipación
Solicita: Claudia Ríos
Proveedor: programa confirmado; confirmar por escrito cualquier impuesto o depósito antes de la primera entrega
5. Nota de pedido con aprobación de muestra
NOTA DE PEDIDO NP-IMP-047
Fecha: 9 de septiembre de 2026
Proveedor: Impresos Delta
Cliente: Museo del Barrio
Entrega: Recepción administrativa
| Cantidad y unidad | Concepto | Cálculo e importe |
|---|---|---|
| 500 piezas | Folleto tríptico, tamaño carta, impresión a color frente y vuelta | Unitario: $8.40 Importe: $4,200.00 |
| 1 servicio | Adaptación de archivo y prueba digital | Unitario: $650.00 Importe: $650.00 |
Total antes de impuestos: $4,850.00 MXN
Entrega: cinco días hábiles después de aprobar la prueba
Pago: 50 % al aprobar la prueba y 50 % al recibir
Observaciones: no iniciar impresión sin aprobación escrita del archivo final
Solicita: Julia Campos
Proveedor: recepción del pedido confirmada; producción pendiente de prueba
Formato editable de nota de pedido
Edita la versión en texto y expórtala a Word o PDF. Para conservar filas y columnas, utiliza los formatos con tabla que aparecen a continuación. Ninguna de estas opciones calcula los importes automáticamente.
NOTA DE PEDIDO Folio: [FOLIO] Fecha: [FECHA] PROVEEDOR Nombre o razón social: [PROVEEDOR] Contacto: [CONTACTO DEL PROVEEDOR] CLIENTE Nombre o razón social: [CLIENTE] Contacto: [CONTACTO DEL CLIENTE] Lugar de entrega: [DIRECCIÓN DE ENTREGA] Persona que recibirá: [NOMBRE Y CONTACTO] PARTIDAS [CANTIDAD] [UNIDAD] — [DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES] — [PRECIO UNITARIO] — [IMPORTE] [AGREGAR PARTIDAS NECESARIAS] Subtotal: [SUBTOTAL Y MONEDA] Descuento acordado: [DESCUENTO] Impuestos o cargos aplicables: [IMPUESTOS O CARGOS] Total: [TOTAL Y MONEDA] CONDICIONES Fecha solicitada de entrega: [FECHA] Forma y condición de pago: [CONDICIÓN DE PAGO] Vigencia o condición de confirmación: [VIGENCIA] Observaciones: [OBSERVACIONES] Solicita: [NOMBRE Y FIRMA] Confirma recepción del pedido: [NOMBRE, CARGO, FECHA Y FIRMA]
Datos que debes cambiar
- Identificación y alcance
- Sustituye folio, fechas, participantes, necesidad y alcance por datos de la operación.
- Partidas e importes
- Comprueba cantidad, unidad, especificaciones, precio y cálculo. En la requisición, distingue un costo estimado de una oferta recibida.
- Condiciones y confirmación
- Conserva entrega, vigencia, pago, exclusiones y autorización o confirmación según el documento; no dejes un total pendiente como si ya estuviera aceptado.
Formato de nota de pedido con tabla para llenar e imprimir
El PDF tiene campos rellenables y también puede imprimirse.
Hoja vacía para imprimir
Cómo revisar las partidas
- Usa una unidad concreta: piezas, cajas, kilogramos, horas o sesiones.
- Describe variantes que cambien el producto, como medida, presentación, color o modelo.
- Multiplica cantidad por precio unitario y comprueba cada importe.
- Separa subtotal, descuentos, impuestos y total; no copies tasas sin verificar.
- Confirma existencia y fecha de entrega antes de presentar el pedido como aceptado.
Cómo adaptar el modelo
- Indica presentación, modelo, medida y unidad sin descripciones ambiguas.
- Sustituye piezas por alcance, entregables, periodo y unidad de cobro.
- Separa fechas, cantidades y saldo pendiente por partida.
- Conserva el folio original y registra una versión o autorización identificable.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Confundir la nota con una requisición interna.
- Escribir “material” sin especificaciones.
- Omitir la unidad de medida.
- Dar por confirmada una entrega todavía no aceptada.
- Copiar impuestos o descuentos sin verificarlos.
- Modificar partidas sin conservar versión o autorización.
Preguntas frecuentes
Depende de la aceptación y de los acuerdos aplicables. El formato debe indicar si solo registra una solicitud o si el proveedor ya confirmó las condiciones.
No necesariamente. Una orden suele formar parte de un procedimiento formal de compra y autorización; la denominación y sus efectos dependen de cada organización.
Sí. En lugar de piezas, describe alcance, entregables, periodo, responsables y unidad de cobro.
Conviene incluirlos cuando ya fueron acordados. Si todavía están pendientes, marca esa condición y evita presentar un total como definitivo.
No. La factura o comprobante fiscal se emite conforme a la normativa y al proceso que corresponda.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 11 de agosto). Nota de pedido: formato, modelo y ejemplo completo. https://www.ejemplode.com/escritura/nota-de-pedido/
Fuentes consultadas
- DOF: datos que debe contener un pedido en adquisiciones públicasReferencia histórica de un procedimiento institucional, no requisito vigente universal para operaciones privadas. Referencia oficial de campos como identificación, fecha, requisición, entrega, partidas, cantidades, precios y autorizaciones; no se presenta como formato universal privado.
- DOF: recepción y control de bienes y serviciosReferencia histórica de un procedimiento institucional, no requisito vigente universal para operaciones privadas. Diferencia operativa entre pedido o contrato, factura o remisión y recepción de bienes.
- RAE y ASALE: pedidoDefinición lingüística de pedido como encargo hecho a fabricante o vendedor.
Responsable editorial
Editorial Ejemplode
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