Compara cinco devoluciones y registra por separado los bienes entregados, la recepción y la solución pendiente.
Qué es una nota de devolución
Una nota de devolución es un registro operativo que acompaña o documenta mercancía que regresa al proveedor o vendedor. Su función es responder cinco preguntas: qué se devuelve, cuánto, de qué operación proviene, por qué se devuelve y qué solución queda solicitada o aceptada.
La nota no debe afirmar que el dinero ya fue reembolsado si solo se recibió el producto. Tampoco es sinónimo de nota de crédito ni sustituye el comprobante fiscal que deba emitir la parte obligada. El ajuste comercial, la recepción física y el efecto fiscal pueden ocurrir en momentos diferentes.
Cuándo usarla y cuándo necesitas otro documento
| Documento o registro | Qué demuestra | Qué no demuestra por sí solo |
|---|---|---|
| Nota de devolución | Qué mercancía se entrega de vuelta y en qué estado. | Que el reembolso o ajuste fiscal ya fue realizado. |
| Acuse de recepción | Quién recibió los bienes, cuándo y en qué cantidad. | Que el motivo o la solución fueron aceptados. |
| Nota de crédito o CFDI de egreso | El ajuste comercial o fiscal que corresponda. | El detalle físico del empaque y del estado de cada pieza si no lo incluye. |
| Nota de venta | Los datos básicos de la operación original. | La devolución posterior. |
Datos que permiten tramitarla
- Operación original: pedido, factura, remisión o nota de venta identificable.
- Partidas devueltas: cantidad, unidad, producto, modelo o lote cuando sea relevante.
- Motivo verificable: daño, producto distinto, cantidad excedente, falla o acuerdo comercial.
- Estado físico: embalaje, accesorios, números de serie y evidencia adjunta.
- Solución solicitada: cambio, reparación, reposición, saldo a favor o reembolso sujeto a revisión.
- Recepción: nombre, fecha, cantidades recibidas y reservas observadas.
5 ejemplos de nota de devolución
1. Nota de devolución completa con seguimiento
NOTA DE DEVOLUCIÓN
Folio: ND-2026-031
Fecha: 11 de agosto de 2026
QUIEN DEVUELVE
Nombre: Taller Comunitario Sur
Contacto: Elena Ruiz, administración
QUIEN RECIBE
Proveedor: Equipos del Centro
Lugar de recepción: almacén de garantías, Calle Norte 18
OPERACIÓN ORIGINAL
Pedido: OC-418, del 2 de agosto de 2026
Factura: F-9081
Fecha de entrega: 8 de agosto de 2026
PARTIDAS DEVUELTAS
| Cantidad | Producto y estado | Motivo |
|---|---|---|
| 2 piezas | Taladro modelo TX-20, serie 4108 y 4112 empaque abierto, accesorios completos | el motor se detiene después de pocos segundos |
| 1 pieza | Cargador modelo C20, serie 7810 sin señales de uso | se entregó un modelo distinto al solicitado |
Evidencia y accesorios: tres equipos, cables, manuales, fotografías del fallo y copia del pedido
Solución solicitada: revisión de las dos piezas con falla y sustitución del cargador por el modelo indicado en el pedido
Observaciones: no se afirma todavía reembolso ni ajuste; ambas respuestas quedan pendientes de revisión del proveedor
Entrega: Elena Ruiz, administración
Recepción física: Daniel Vega, almacén de garantías, 11 de agosto de 2026
Estatus de la solución: pendiente; seguimiento GD-184
2. Producto con falla observable
NOTA DE DEVOLUCIÓN ND-084
Referencia de compra: factura F-1932
Fecha de recepción: 9 de septiembre de 2026
Producto: cafetera modelo C40
Cantidad: 1
Motivo: el equipo enciende, pero deja de bombear agua después de treinta segundos. No se ha determinado la causa técnica.
Solución solicitada: revisión y sustitución si la falla se confirma.
Recibió: área de devoluciones, 10 de septiembre, 11:20.
Entrega: Alicia Moreno, compradora.
Recibe: Iván Soto, atención de devoluciones.
Accesorios: jarra, filtro y cable entregados.
Seguimiento: ND-084, revisión pendiente; no se ha confirmado sustitución.
3. Artículo distinto al solicitado
NOTA DE DEVOLUCIÓN ND-091
Pedido: P-5581
Proveedor: Distribuidora Central
Solicitado: 6 lámparas modelo L20, luz cálida.
Recibido y devuelto: 6 lámparas modelo L20, luz fría.
Motivo: variante diferente a la indicada en el pedido.
Solución solicitada: cambio por la variante correcta.
Se entregan las seis cajas cerradas.
Fecha de devolución: 12 de septiembre de 2026.
Entrega: Marcos Gil, comprador.
Recepción física: Laura Peña, almacén; seis cajas cerradas recibidas.
Seguimiento: ND-091, cambio pendiente de disponibilidad.
4. Cantidad excedente
NOTA DE DEVOLUCIÓN ND-097
Remisión: R-774
Fecha: 15 de septiembre de 2026
Producto: cuaderno profesional
Cantidad pedida: 80
Cantidad recibida: 100
Cantidad devuelta: 20
Motivo: excedente sobre el pedido confirmado.
Solución solicitada: acuse de recepción y corrección del saldo correspondiente.
Estado: veinte cuadernos sin uso y con envoltura completa.
Entrega: María Solís, encargada de compras.
Recepción física: David Vera, almacén, 15 de septiembre de 2026.
Seguimiento: ND-097; corrección de saldo todavía pendiente.
5. Entrega incompleta
NOTA DE DEVOLUCIÓN ND-103
Compra: OC-2468
Producto: proyector portátil, 1 unidad
Observación: el paquete se recibió sin cable de alimentación ni control remoto, ambos incluidos en la relación de accesorios.
Solución solicitada: reemplazarlo por un equipo con todos los accesorios.
Estado al devolver: equipo sin uso, empaque y manual incluidos; se deja constancia de que cable y control no venían en la entrega original.
Fecha de devolución: 18 de septiembre de 2026.
Entrega: Clara Ruiz, compras de Aula Norte.
Recepción física: Joel Ríos, almacén del vendedor, folio ND-103.
Seguimiento: equipo recibido; reemplazo pendiente de confirmación.
Formato editable de nota de devolución
Edita la versión en texto, copia, imprime o exporta lo escrito a Word y PDF. Esta versión no calcula importes; utiliza el archivo específico cuando necesites filas, columnas o fórmulas.
NOTA DE DEVOLUCIÓN Folio: [FOLIO DE DEVOLUCIÓN] Fecha: [FECHA] QUIEN DEVUELVE Nombre o empresa: [NOMBRE] Contacto: [CONTACTO] QUIEN RECIBE Proveedor o vendedor: [PROVEEDOR] Lugar de recepción: [DIRECCIÓN] OPERACIÓN ORIGINAL Pedido, factura o comprobante: [FOLIO Y FECHA] Fecha de entrega: [FECHA DE ENTREGA] PARTIDAS DEVUELTAS [CANTIDAD] [UNIDAD] — [PRODUCTO, MODELO O LOTE] — [ESTADO] — [MOTIVO] [AGREGAR PARTIDAS NECESARIAS] Evidencia o accesorios entregados: [DETALLE] Solución solicitada: [CAMBIO, REPARACIÓN, REPOSICIÓN, SALDO O REEMBOLSO SUJETO A REVISIÓN] Observaciones: [OBSERVACIONES] Entrega: [NOMBRE, CARGO Y FIRMA] Recepción física: [NOMBRE, CARGO, FECHA Y FIRMA] Estatus de la solución: [PENDIENTE O RESUELTO, CON REFERENCIA]
Datos que debes cambiar
- [FOLIO DE DEVOLUCIÓN]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [FECHA]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [NOMBRE]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [CONTACTO]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [PROVEEDOR]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [DIRECCIÓN]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [FOLIO Y FECHA]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [FECHA DE ENTREGA]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [CANTIDAD]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [UNIDAD]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [PRODUCTO, MODELO O LOTE]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [ESTADO]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [MOTIVO]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [AGREGAR PARTIDAS NECESARIAS]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [DETALLE]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [CAMBIO, REPARACIÓN, REPOSICIÓN, SALDO O REEMBOLSO SUJETO A REVISIÓN]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [OBSERVACIONES]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [NOMBRE, CARGO Y FIRMA]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [NOMBRE, CARGO, FECHA Y FIRMA]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
- [PENDIENTE O RESUELTO, CON REFERENCIA]
- Sustituye este campo por información real, completa y comprobable.
Formato de nota de devolución en PDF para llenar e imprimir
El PDF tiene campos rellenables y espacios para completar a mano. Los importes se escriben y revisan: no calcula automáticamente.
Formato vacío para imprimir
Proceso recomendado
- Revisa el pedido, comprobante, garantía y política de devolución aplicable.
- Separa las partidas que regresan de las que se conservan.
- Describe el motivo con hechos observables y adjunta evidencia pertinente.
- Entrega la mercancía y conserva un acuse con cantidades y estado.
- Da seguimiento por separado a cambio, reparación, reembolso y documentación fiscal.
Usa una fila por producto o lote y registra solo lo que pueda observarse. Si el daño requiere diagnóstico, escribe «falla reportada» y deja la conclusión técnica pendiente. Conserva fotografías, correos, guía de transporte y acuse únicamente cuando sean pertinentes.
En México, una devolución que modifica una operación facturada puede requerir documentación fiscal específica. La nota operativa no reemplaza el CFDI de egreso ni demuestra por sí sola la restitución del IVA. Consulta al área contable para relacionar correctamente el ajuste con el comprobante original.
Cómo adaptar el modelo
- Describe señales visibles y la falla reportada sin atribuir una causa técnica no comprobada.
- Compara modelo, medida o presentación recibida con la solicitada.
- Indica cantidad pedida, cantidad recibida y cantidad devuelta.
- Relaciona póliza, vigencia, accesorios y canal de atención.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Afirmar que el reembolso ya ocurrió cuando sigue pendiente.
- Confundir la nota con un CFDI de egreso.
- Omitir el pedido o comprobante original.
- Agrupar productos distintos en una descripción genérica.
- Entregar sin obtener acuse.
- Diagnosticar una causa técnica sin revisión.
Preguntas frecuentes
No por sí sola. Registra la devolución y la solución solicitada o acordada; el reembolso debe confirmarse y documentarse según el proceso aplicable.
No. La nota de devolución describe el movimiento físico y sus motivos; la nota de crédito o el CFDI de egreso documentan el ajuste comercial o fiscal correspondiente.
Enumera lo entregado y lo faltante. No uses una frase general que impida saber qué recibió cada parte.
Sí. Registra cada una por separado para conservar cantidades, estado, motivo y solución.
Pedido o comprobante, acuse, fotografías pertinentes, comunicaciones y referencia del seguimiento, sin recopilar datos innecesarios.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 11 de agosto). Nota de devolución: formato, modelo y ejemplo completo. https://www.ejemplode.com/escritura/nota-de-devolucion/
Fuentes consultadas
- Profeco: garantía y compras en líneaRevisión del pedido, comprobante, garantía y opciones ante productos que no corresponden o presentan fallas.
- SAT: artículo 7 de la Ley del IVA sobre devoluciones, descuentos y bonificacionesDistingue el registro operativo de la documentación fiscal aplicable a devoluciones y restitución del impuesto.
- SAT: guía de llenado CFDI y relación por devolución de mercancíaIdentifica la devolución de mercancía sobre facturas o traslados previos como una relación fiscal específica.
Responsable editorial
Editorial Ejemplode
Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.
Revisión y actualización
Última revisión editorial: