Guardar una carta sin identificar a sus participantes o su carpeta dificulta volver a encontrarla. La ficha epistolar registra la correspondencia como fuente documental; no es un modelo para escribir una carta.
Así funciona
Ejemplo rápido
Remitente: Ana Luna
Destinatario: Mario Gil
Lugar y fecha: Morelia, 14 de mayo de 2024
Tipo: Carta personal
Asunto: Cambio de domicilio
Descripción: 2 hojas manuscritas
Ubicación: Archivo familiar Luna, caja 2, carpeta 4
Qué muestra: La ficha describe la carta como documento; no sustituye su contenido y distingue los datos visibles de los inferidos. Se consultan la carta y el sobre, si se conserva.
Qué es y para qué sirve
Una ficha epistolar registra una carta o un conjunto de correspondencia para poder identificarlo, ordenarlo y consultarlo. Sus campos principales son remitente, destinatario, lugar, fecha, tipo de carta, asunto, descripción física y ubicación.
Debe distinguir a quien escribió de quien recibió. Cuando un dato no aparece, se marca como no identificado o se formula con cautela; nunca se completa por intuición.
Para ubicar este formato dentro de la familia, consulta tipos de fichas. También puedes compararlo con carta.
Qué datos lleva
| Campo | Qué se escribe |
|---|---|
| Remitente | Persona o entidad que envía la carta. |
| Destinatario | Persona o entidad a quien se dirige. |
| Lugar y fecha | Datos escritos o inferidos con indicación de duda. |
| Tipo | Carta personal, comercial, institucional, postal, correo impreso, etc. |
| Asunto | Tema principal expresado en pocas palabras. |
| Descripción | Número de hojas, soporte, manuscrita o mecanografiada, anexos. |
| Ubicación | Archivo, fondo, caja, carpeta o código. |
Cómo hacerla paso a paso
- Lee encabezado, saludo, firma y sobre antes de decidir remitente y destinatario.
- Copia lugar y fecha tal como aparecen.
- Resume el asunto en una frase neutral.
- Describe el documento físico y sus anexos.
- Anota la ubicación desde lo general hasta lo específico.
- Distingue los datos transcritos de los asignados; en estos ejemplos se usan corchetes para los segundos. Sigue el criterio de descripción de tu archivo.
Cómo reconocerla
Se reconoce porque identifica una comunicación dirigida de una persona o entidad a otra. Si el texto estudia el estilo de la carta, es un análisis; si reproduce toda la carta, es una transcripción.
| Formato | Función |
|---|---|
| Ficha epistolar | Describe y localiza una carta como documento. |
| Carta | Es el mensaje original enviado a un destinatario. |
| Ficha documental | Puede describir cartas, actas, informes y muchos otros documentos. |
Para profundizar en el formato relacionado, revisa ficha documental.
10 ejemplos de ficha epistolar
Los diez casos muestran cómo describir correspondencia personal, comercial, escolar y digital sin confundir el mensaje original con su ficha. Los nombres, fechas y códigos son ilustrativos: permiten practicar la descripción, no remiten a un archivo o catálogo real.
1. Carta personal
Registra un anexo sin interpretar su contenido. La fotografía se menciona como parte del conjunto y la ubicación permite recuperarlo.
Remitente: Elena Ríos
Destinatario: Carlos Ríos
Lugar y fecha: Pachuca, 3 de enero de 2022
Asunto: Visita durante las vacaciones
Descripción: 3 hojas manuscritas y 1 fotografía
Ubicación: Archivo familiar Ríos, caja 1, carpeta 7
2. Carta comercial
Usa entidades como participantes. El número de pedido conecta la carta con su expediente sin sustituir el asunto.
Remitente: Almacén Rivera
Destinatario: Proveedora del Centro
Lugar y fecha: León, 8 de agosto de 2024
Asunto: Confirmación de pedido 184
Descripción: 1 hoja membretada, mecanografiada
Ubicación: Archivo Rivera, Compras, 2024/184
3. Carta escolar
Describe un destinatario colectivo. No inventa nombres individuales y conserva el grupo indicado en la carta.
Remitente: Dirección de la Secundaria Norte
Destinatarios: Familias de 2.º B
Lugar y fecha: Toluca, 17 de febrero de 2025
Asunto: Cambio de horario de reunión
Descripción: 1 hoja impresa
Ubicación: Archivo escolar, Comunicados 2025, C-12
4. Carta de solicitud
Resume el propósito administrativo. El asunto permite reconocer la petición sin copiar todo el cuerpo de la carta.
Remitente: Laura Méndez
Destinatario: Biblioteca Municipal
Lugar y fecha: Mérida, 2 de junio de 2025
Asunto: Solicitud de constancia de préstamo
Descripción: 1 hoja firmada
Ubicación: Biblioteca Municipal, Solicitudes, SOL-055
5. Carta de agradecimiento
Registra varias firmas como característica física. La ficha identifica a la entidad remitente y deja constancia de las firmas visibles, sin certificar su autenticidad.
Remitente: Comité Vecinal La Plaza
Destinatario: Brigada de Jardinería
Lugar y fecha: Querétaro, 28 de abril de 2025
Asunto: Agradecimiento por recuperación del parque
Descripción: 2 hojas impresas, 6 firmas
Ubicación: Archivo vecinal, caja 3, AG-09
6. Tarjeta postal
Adapta la descripción al soporte. La postal sigue siendo correspondencia, pero su forma física debe registrarse.
Remitente: Nora Gil
Destinataria: Luz Peña
Lugar y fecha: Veracruz, 19 de julio de 2023
Asunto: Saludos de viaje
Descripción: 1 tarjeta postal ilustrada, manuscrita
Ubicación: Colección Peña, POST-014
7. Carta con fecha incompleta
Señala un lugar asignado por quien describe. Los corchetes evitan presentar como escrito en la carta un dato obtenido por contexto. El día no consta: se conserva marzo de 1986 sin completarlo.
Remitente: Julián Soto
Destinatario: Teresa Soto
Lugar y fecha: [Guanajuato], marzo de 1986
Asunto: Noticias familiares
Descripción: 2 hojas manuscritas
Ubicación: Fondo Soto, caja 5, carpeta 2
8. Carta sin remitente identificado
No inventa una autoría. La ausencia de firma se registra y la descripción conserva los demás datos comprobables.
Remitente: No identificado
Destinatario: Dirección del Mercado Central
Lugar y fecha: Puebla, 11 de septiembre de 1998
Asunto: Queja por horario de carga
Descripción: 1 hoja mecanografiada, sin firma
Ubicación: Archivo del Mercado, Correspondencia 1998, C-31
9. Correspondencia electrónica impresa
Identifica un mensaje nacido digital. El formato conservado se describe sin confundirlo con el original electrónico.
Remitente: Coordinación Cultural
Destinatario: Equipo de voluntariado
Fecha: 6 de noviembre de 2024, 09:14
Asunto: Montaje de la exposición escolar
Descripción: Impresión de correo, 2 hojas, 1 archivo adjunto mencionado, no conservado en esta copia
Ubicación: Archivo de proyectos, EXPO-2024/6
10. Serie de cartas
Describe un conjunto y no una pieza aislada. Las fechas extremas y el volumen explican el alcance de la unidad documental.
Remitentes y destinatarios: Amalia Cruz y Beatriz León
Fechas extremas: enero-junio de 2019
Asunto: Organización de un club de lectura
Descripción: 12 cartas, 19 hojas, 4 sobres
Ubicación: Colección Club del Parque, serie 2
Práctica guiada
Usa una carta creada para la práctica o una copia sin datos privados. Identifica remitente y destinatario desde el saludo y la firma, resume el asunto en una frase y construye una ruta de ubicación de tres niveles: archivo, caja y carpeta.
Errores frecuentes
- Invertir remitente y destinatario.
- Completar una fecha ausente sin indicar incertidumbre.
- Copiar toda la carta en el campo asunto.
- Omitir anexos, sobres o número de hojas.
- Usar nombres de personas reales en una práctica pública sin permiso.
Preguntas frecuentes
¿La ficha epistolar incluye el texto completo?
No. Puede acompañarse de una transcripción, pero la ficha identifica y describe el documento.
¿Cómo se registra una carta sin fecha?
Como “sin fecha” o “s. f.”; una fecha estimada debe señalarse como aproximada.
¿El sobre forma parte de la descripción?
Sí cuando se conserva y aporta dirección, sellos, matasellos u otra información.
¿Puede describir correos electrónicos?
Sí, si la institución los conserva como correspondencia y registra su formato.
¿Qué diferencia hay con una ficha documental?
La epistolar se especializa en correspondencia; la documental abarca muchos tipos de documentos.
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¿Qué describe una ficha epistolar?
¿Quién es el remitente?
¿Qué hacer si la fecha es probable?
¿Para qué sirve el asunto?
¿Qué identifica una serie de cartas?
Un correo impreso menciona un adjunto que no está en la carpeta. ¿Cómo lo describes?
¿Debe transcribirse toda la carta?
¿Qué debe anotarse si hay una fotografía anexa?
¿Qué diferencia una carta de su ficha?
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Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 9 de agosto). Ficha epistolar: qué es, elementos y ejemplos. https://www.ejemplode.com/escritura/ficha-epistolar/
Fuentes consultadas
- Title: archival description elementCriterios para registrar títulos documentales con precisión.
- Creator: archival description elementDistinción entre creador documental y contribuyentes.
- Scope and Content NoteRedacción objetiva y breve del alcance y contenido.
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Editorial Ejemplode
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