Así funciona
Ejemplo rápido
Código: AM-OBR-2024-07
Tipo: Acta de reunión
Título: Acuerdos para reparar la cancha
Creador: Comité de Obras del Barrio
Fecha: 18 de julio de 2024
Alcance: 3 hojas; acuerdos, responsables y fechas
Ubicación: Archivo Municipal, Obras, caja 12, carpeta 7
Qué muestra: La ficha identifica un documento y resume su alcance sin reemplazarlo ni atribuirlo a quien solo lo conserva.
Qué es y para qué sirve
Una ficha documental describe una unidad usada como fuente: acta, informe, carta, fotografía, expediente, mapa, registro o archivo digital. Sirve para saber qué es, quién lo creó, cuándo, qué contiene y dónde se encuentra.
El creador documental es la persona o entidad que produjo, acumuló o mantuvo el material durante su uso. No siempre coincide con el archivo actual, el donante o la persona mencionada dentro del documento.
Para ubicar este formato dentro de la familia, consulta tipos de fichas. También puedes compararlo con investigación documental.
Qué datos lleva
| Campo | Qué se escribe |
|---|---|
| Código o identificador | Clave de control de la unidad. |
| Tipo y título | Clase documental y nombre propio o descriptivo. |
| Creador | Persona o entidad responsable de producir o acumular. |
| Fecha | Fecha exacta, rango o aproximación. |
| Alcance y contenido | Resumen objetivo de temas, tipos de datos y extensión. |
| Contexto | Fondo, colección, serie o expediente al que pertenece. |
| Ubicación y acceso | Archivo, caja, carpeta, URL y restricciones. |
Cómo hacerla paso a paso
- Define si describirás una pieza, un expediente o una serie.
- Copia el identificador y el título existente; crea uno descriptivo solo si falta.
- Identifica al creador por la función que produjo el documento.
- Registra fecha o fechas extremas sin falsa precisión.
- Resume alcance y contenido de manera objetiva.
- Construye la ruta de ubicación desde el archivo hasta la unidad.
- Anota restricciones de consulta o reproducción.
Cómo reconocerla
Se reconoce porque describe una fuente documental concreta y la sitúa dentro de un archivo o colección. Una ficha de contenido extrae ideas para estudiar; una documental conserva contexto y localización.
| Formato | Función |
|---|---|
| Ficha documental | Describe una fuente y su contexto archivístico. |
| Ficha de contenido | Registra resumen, cita o comentario para una investigación. |
| Ficha bibliográfica | Identifica principalmente publicaciones. |
Para profundizar en el formato relacionado, revisa ficha de contenido.
10 ejemplos explicados
Los diez casos muestran cómo describir documentos de distintos soportes sin confundir identificación, contenido y ubicación.
1. Acta de reunión
Qué debes observar: Resume los temas sin copiar el acta. El código, creador y ruta archivística permiten localizar la pieza.
Código: AV-2025-ACT-03
Tipo y título: Acta: reunión del comité del parque
Creador: Comité Vecinal La Plaza
Fecha: 9 de marzo de 2025
Alcance: 4 hojas; acuerdos sobre iluminación y limpieza
Ubicación: Archivo vecinal, Actas, caja 1, carpeta 3
2. Informe
Qué debes observar: Incluye una restricción de acceso. La ficha informa la limitación sin exponer el contenido reservado.
Código: ESC-LAB-INF-12
Título: Informe de calidad del agua del bebedero
Creador: Laboratorio Escolar
Fecha: 22 de abril de 2025
Alcance: 8 hojas; método, resultados y recomendaciones
Ubicación: Archivo escolar, Laboratorio, 2025/12
Acceso: Consulta interna
3. Carta
Qué debes observar: Usa un título descriptivo. El título explica la pieza y el creador se identifica por la autoría de la carta.
Código: FAM-COR-1987-06
Tipo: Carta personal
Título: Carta de Teresa a Julián sobre la mudanza
Creadora: Teresa Soto
Fecha: 16 de junio de 1987
Alcance: 2 hojas manuscritas
Ubicación: Fondo Soto, Correspondencia, caja 5, carpeta 6
4. Fotografía
Qué debes observar: Indica que el título fue asignado. Los corchetes distinguen un título descriptivo de uno escrito en el original.
Código: MUN-FOT-0048
Título: [Construcción del puente peatonal]
Creador: Oficina de Obras Públicas
Fecha: octubre de 1999
Alcance: 1 negativo y 1 copia; vista desde el lado sur
Ubicación: Archivo Municipal, Fotografías, sobre 48
5. Expediente
Qué debes observar: Describe un conjunto de documentos. Las fechas extremas y los tipos documentales explican el expediente completo.
Código: MUN-OBR-2008-17
Título: Reparación del techo del mercado
Creador: Dirección de Obras
Fechas extremas: febrero-julio de 2008
Alcance: 42 hojas; presupuesto, planos, oficios y fotografías
Ubicación: Archivo Municipal, Obras, caja 34, expediente 17
6. Mapa
Qué debes observar: Añade escala y soporte. Esos datos técnicos son esenciales para interpretar y encontrar un mapa.
Código: COL-MAP-011
Título: Plano de rutas de autobús del centro
Creador: Departamento de Transporte
Fecha: 2016
Alcance: 1 plano impreso, color, escala 1:10 000
Ubicación: Mapoteca Local, planero 2, carpeta 11
7. Registro de asistencia
Qué debes observar: Protege información personal. La ficha permite controlar el documento sin publicar los nombres que contiene.
Código: ESC-2B-ASIS-2024
Título: Registro de asistencia de 2.º B
Creador: Secundaria Horizonte
Fechas extremas: agosto de 2024-julio de 2025
Alcance: 12 hojas; asistencia diaria de un grupo
Ubicación: Archivo escolar, Control académico, caja 9
Acceso: Restringido por datos personales
8. Diario de campo
Qué debes observar: Describe contenido y periodo. La nota de alcance permite evaluar su utilidad sin reemplazar la consulta.
Código: BIO-CAM-2025-02
Título: Diario de observación del humedal
Creadora: Marina Solís
Fechas extremas: 4 de febrero-28 de mayo de 2025
Alcance: 64 páginas; clima, especies observadas y croquis
Ubicación: Colección Ciencias, cuaderno 2
9. Audio digital
Qué debes observar: Adapta el alcance a un archivo digital. El proyecto creador y la entrevistadora se registran con funciones diferenciadas.
Código: ORAL-2024-19
Título: Entrevista a Elena Ruiz sobre el mercado
Creadores: Archivo Oral del Barrio; entrevistadora: Lucía Torres
Fecha: 12 de marzo de 2024
Alcance: 1 archivo WAV, 52 min
Ubicación: Servidor de preservación, ORAL/2024/19
10. Página web archivada
Qué debes observar: Distingue fecha de captura. Una página cambia; la captura y su ubicación identifican la versión preservada.
Código: WEB-2025-006
Título: Aviso de cierre temporal de la biblioteca
Creador: Biblioteca Municipal
Fecha de captura: 6 de septiembre de 2025
Alcance: 1 captura WARC; texto y 2 imágenes
Ubicación: Archivo web local, colección Avisos
Acceso: Copia de consulta disponible
Práctica guiada
Elige un documento sin información sensible y decide primero el nivel: pieza o expediente. Escribe un título, creador, fecha, alcance y ruta de ubicación. Después verifica si confundiste a la persona mencionada con quien creó el documento.
Errores frecuentes
- Confundir creador, donante y archivo custodio.
- Inventar un título sin marcarlo como descriptivo.
- Describir una pieza como si fuera todo el expediente.
- Copiar valoraciones en lugar de un alcance objetivo.
- Omitir restricciones de acceso o datos personales.
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¿Qué describe una ficha documental?
¿Quién es el creador documental?
¿Qué indican los corchetes en un título?
¿Qué describe “alcance y contenido”?
¿Qué necesita un expediente?
¿Qué dato es importante en un mapa?
¿Qué debe anotarse en un registro con datos personales?
¿Ficha documental y de contenido son iguales?
¿Qué fecha importa en una web archivada?
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Preguntas frecuentes
¿Puede una fotografía tener ficha documental?
Sí. Fotografías, mapas, audios y archivos digitales pueden ser documentos.
¿Qué es el alcance y contenido?
Una nota breve y objetiva sobre qué incluye la unidad, su extensión y los temas principales.
¿Quién es el creador de un expediente?
La persona o entidad que lo produjo o acumuló durante su función, no necesariamente quien lo entregó al archivo.
¿Qué hago si no existe título?
Crea uno descriptivo y señálalo según la regla usada, por ejemplo entre corchetes.
¿Ficha documental y ficha de contenido son iguales?
No. La primera describe la fuente; la segunda extrae información para estudiarla.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 9 de agosto). Ficha documental: qué es, cómo se hace y ejemplos. https://www.ejemplode.com/escritura/ficha-documental/
Fuentes consultadas
- Title: archival description elementCriterios para registrar títulos documentales con precisión.
- Creator: archival description elementDistinción entre creador documental y contribuyentes.
- Scope and Content NoteRedacción objetiva y breve del alcance y contenido.
Responsable editorial
Editorial Ejemplode
Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.
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