Póliza de cheque: qué es, cómo se llena y ejemplo

Una póliza de cheque es el registro contable y de control interno que documenta un egreso pagado mediante cheque. Reúne los datos del pago, su justificación, las cuentas afectadas, la documentación soporte y las firmas o autorizaciones previstas por la organización.

No es un cheque bancario ni una modalidad especial de este. El cheque sirve para ordenar el pago; la póliza permite registrar, revisar y archivar la operación dentro de la contabilidad.

Partes de una póliza de cheque

• Nombre de la empresa y número consecutivo de póliza.
• Fecha de elaboración o registro.
• Banco, cuenta y número de cheque.
• Nombre de la persona o empresa beneficiaria.
• Importe y concepto del pago.
• Referencia a factura, orden, contrato u otra documentación soporte.
• Cuentas contables, cargos en el Debe y abonos en el Haber.
• Espacios de elaboración, revisión, autorización y recepción, según el procedimiento interno.

Ejemplo de póliza de cheque

En el ejemplo, Comercial Horizonte paga $18,560.00 por material de oficina. El gasto y el IVA acreditable se cargan; la disminución de Bancos se abona por el mismo total.

Este asiento es ilustrativo: supone una operación gravada al 16 % y un catálogo de cuentas simplificado. Las cuentas, impuestos, autorizaciones y comprobantes deben ajustarse a la operación real y a las políticas contables de cada entidad.

Cómo llenar una póliza de cheque

1. Asigna número y fecha. Usa el consecutivo del sistema y el periodo contable correcto.
2. Identifica el pago. Registra banco, cuenta, número de cheque, beneficiario e importe.
3. Describe el concepto. Explica qué se paga e incluye referencias que permitan localizar el soporte.
4. Registra el asiento. Selecciona las cuentas según el catálogo de la entidad y coloca cargos y abonos.
5. Comprueba la igualdad. El total del Debe debe coincidir con el total del Haber.
6. Adjunta los comprobantes. Incorpora factura, autorización, orden de compra, contrato u otros documentos aplicables.
7. Recaba revisiones y firmas. Sigue las responsabilidades definidas por la organización.
8. Archiva y vincula. Conserva la póliza junto con el cheque, su evidencia de entrega o cobro y los soportes correspondientes.

Póliza de cheque, cheque y recibo de caja

La póliza se integra a los escritos profesionales de control administrativo. Puede elaborarse en papel o en un sistema electrónico, siempre que el registro permita identificar la operación y conservar su documentación soporte.

Controles y errores que conviene evitar

• No usar una descripción genérica como “varios gastos” cuando puede identificarse la operación.
• No emitir o registrar el pago si beneficiario, importe y comprobantes no coinciden.
• No confundir la firma de recibido con la documentación fiscal o contractual que corresponda.
• No forzar cuentas para cuadrar: primero debe corregirse la clasificación o el importe.
• No duplicar el mismo número de póliza o de cheque dentro del control.
• No publicar fotografías con números de cuenta, firmas u otros datos sensibles.

¿Es obligatorio usar este formato?

Las reglas de integración de la contabilidad contemplan pólizas, registros y documentación soporte, y exigen identificar el medio de pago en los supuestos aplicables. Sin embargo, eso no significa que todas las entidades deban usar exactamente el mismo formulario impreso llamado “póliza de cheque”. El diseño y el flujo pueden variar; lo importante es que el registro sea completo, trazable y compatible con las obligaciones y controles que correspondan.