Encontrar un acta no basta para usarla como fuente: necesitas saber qué comité la produjo, qué fechas abarca y en qué expediente está. La ficha documental mantiene unidos esos datos y facilita volver al documento.
Así funciona
El siguiente registro usa datos ilustrativos para mostrar la estructura de la ficha.
Ejemplo rápido
Código: AM-OBR-2024-07
Tipo: Acta de reunión
Título: Acuerdos para reparar la cancha
Creador: Comité de Obras del Barrio
Fecha: 18 de julio de 2024
Alcance: 3 hojas; acuerdos, responsables y fechas
Ubicación: Archivo Municipal, Obras, caja 12, carpeta 7
Qué muestra: La ficha identifica un documento y resume su alcance sin reemplazarlo ni atribuirlo a quien solo lo conserva.
Qué es y para qué sirve
Una ficha documental describe una unidad usada como fuente: acta, informe, carta, fotografía, expediente, mapa, registro o archivo digital. Sirve para saber qué es, quién lo creó, cuándo, qué contiene y dónde se encuentra.
El creador documental es la persona o entidad que produjo o acumuló el material en el ejercicio de sus funciones. No siempre coincide con el archivo actual, el donante o la persona mencionada dentro del documento.
Para ubicar este formato dentro de la familia, consulta tipos de fichas. También puedes compararlo con investigación documental.
Qué datos lleva
| Campo | Qué se escribe |
|---|---|
| Código o identificador | Clave de control de la unidad. |
| Tipo y título | Clase documental y nombre propio o descriptivo. |
| Creador | Persona o entidad responsable de producir o acumular. |
| Fecha | Fecha exacta, rango o aproximación. |
| Alcance y contenido | Resumen objetivo de temas, tipos de datos y extensión. |
| Contexto | Fondo, colección, serie o expediente al que pertenece. |
| Ubicación y acceso | Archivo, caja, carpeta, URL y restricciones. |
Cómo hacerla paso a paso
- Define si describirás una pieza, un expediente o una serie.
- Copia el identificador y el título existente; crea uno descriptivo solo si falta.
- Identifica al creador por la función que produjo el documento.
- Registra fecha o fechas extremas sin falsa precisión.
- Resume alcance y contenido de manera objetiva.
- Construye la ruta de ubicación desde el archivo hasta la unidad.
- Anota restricciones de consulta o reproducción.
Cómo reconocerla
Se reconoce porque describe una fuente documental concreta y la sitúa dentro de un archivo o colección. Una ficha de contenido extrae ideas para estudiar; una documental conserva contexto y localización.
| Formato | Función |
|---|---|
| Ficha documental | Describe una fuente y su contexto archivístico. |
| Ficha de contenido | Registra resumen, cita o comentario para una investigación. |
| Ficha bibliográfica | Identifica principalmente publicaciones. |
Para profundizar en el formato relacionado, revisa ficha de contenido.
10 ejemplos de ficha documental
Los nombres, títulos, fechas y códigos de los casos escritos son ilustrativos: muestran cómo completar los campos, no remiten a un catálogo o archivo real.
1. Acta de reunión
Resume los temas sin copiar el acta. El código, creador y ruta archivística permiten localizar la pieza.
Código: AV-2025-ACT-03
Tipo y título: Acta: reunión del comité del parque
Creador: Comité Vecinal La Plaza
Fecha: 9 de marzo de 2025
Alcance: 4 hojas; acuerdos sobre iluminación y limpieza
Ubicación: Archivo vecinal, Actas, caja 1, carpeta 3
2. Informe
Incluye una restricción de acceso. La ficha informa la limitación sin exponer el contenido reservado.
Código: ESC-LAB-INF-12
Título: Informe de calidad del agua del bebedero
Creador: Laboratorio Escolar
Fecha: 22 de abril de 2025
Alcance: 8 hojas; método, resultados y recomendaciones
Ubicación: Archivo escolar, Laboratorio, 2025/12
Acceso: Consulta interna
3. Carta
Usa un título descriptivo. El título explica la pieza y el creador se identifica por la autoría de la carta.
Código: FAM-COR-1987-06
Tipo: Carta personal
Título asignado: [Carta de Teresa a Julián sobre la mudanza]
Creadora: Teresa Soto
Fecha: 16 de junio de 1987
Alcance: 2 hojas manuscritas
Ubicación: Fondo Soto, Correspondencia, caja 5, carpeta 6
4. Fotografía
Indica que el título fue asignado. Los corchetes distinguen un título descriptivo de uno escrito en el original.
Código: MUN-FOT-0048
Título: [Construcción del puente peatonal]
Creador: Oficina de Obras Públicas
Fecha: octubre de 1999
Alcance: 1 negativo y 1 copia; vista desde el lado sur
Ubicación: Archivo Municipal, Fotografías, sobre 48
5. Expediente
Describe un conjunto de documentos. Las fechas extremas y los tipos documentales explican el expediente completo.
Código: MUN-OBR-2008-17
Título: Reparación del techo del mercado
Creador: Dirección de Obras
Fechas extremas: febrero-julio de 2008
Alcance: 42 hojas; presupuesto, planos, oficios y fotografías
Ubicación: Archivo Municipal, Obras, caja 34, expediente 17
6. Mapa
Añade escala y soporte. Esos datos técnicos son esenciales para interpretar y encontrar un mapa.
Código: COL-MAP-011
Título: Plano de rutas de autobús del centro
Creador: Departamento de Transporte
Fecha: 2016
Alcance: 1 plano impreso, color, escala 1:10 000
Ubicación: Mapoteca Local, planero 2, carpeta 11
7. Registro de asistencia
Protege información personal. La ficha permite controlar el documento sin publicar los nombres que contiene.
Código: ESC-2B-ASIS-2024
Título: Registro de asistencia de 2.º B
Creador: Secundaria Horizonte
Fechas extremas: agosto de 2024-julio de 2025
Alcance: 12 hojas; asistencia diaria de un grupo
Ubicación: Archivo escolar, Control académico, caja 9
Acceso: Restringido por datos personales
8. Diario de campo
Describe contenido y periodo. La nota de alcance permite evaluar su utilidad sin reemplazar la consulta.
Código: BIO-CAM-2025-02
Título: Diario de observación del humedal
Creadora: Marina Solís
Fechas extremas: 4 de febrero-28 de mayo de 2025
Alcance: 64 páginas; clima, especies observadas y croquis
Ubicación: Colección Ciencias, cuaderno 2
9. Audio digital
Adapta el alcance a un archivo digital. El proyecto creador y la entrevistadora se registran con funciones diferenciadas.
Código: ORAL-2024-19
Título: Entrevista a Elena Ruiz sobre el mercado
Creadores: Archivo Oral del Barrio; entrevistadora: Lucía Torres
Fecha: 12 de marzo de 2024
Alcance: 1 archivo WAV, 52 min
Ubicación: Servidor de preservación, ORAL/2024/19
10. Página web archivada
Distingue fecha de captura. Una página cambia; la captura y su ubicación identifican la versión preservada.
Código: WEB-2025-006
Título: Aviso de cierre temporal de la biblioteca
Creador: Biblioteca Municipal
Fecha de captura: 6 de septiembre de 2025
Alcance: 1 captura WARC; texto y 2 imágenes
Ubicación: Archivo web local, colección Avisos
Acceso: Copia de consulta disponible
Práctica guiada
Elige un documento sin información sensible y decide primero el nivel: pieza o expediente. Escribe un título, creador, fecha, alcance y ruta de ubicación. Después verifica si confundiste a la persona mencionada con quien creó el documento.
Errores frecuentes
- Confundir creador, donante y archivo custodio.
- Inventar un título sin marcarlo como descriptivo.
- Describir una pieza como si fuera todo el expediente.
- Copiar valoraciones en lugar de un alcance objetivo.
- Omitir restricciones de acceso o datos personales.
Preguntas frecuentes
¿Puede una fotografía tener ficha documental?
Sí. Fotografías, mapas, audios y archivos digitales pueden ser documentos.
¿Qué es el alcance y contenido?
Una nota breve y objetiva sobre qué incluye la unidad, su extensión y los temas principales.
¿Quién es el creador de un expediente?
La persona o entidad que lo produjo o acumuló durante su función, no necesariamente quien lo entregó al archivo.
¿Qué hago si no existe título?
Crea uno descriptivo y señálalo según la regla usada, por ejemplo entre corchetes.
¿Ficha documental y ficha de contenido son iguales?
No. La primera describe la fuente; la segunda extrae información para estudiarla.
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¿Qué describe una ficha documental?
¿Quién es el creador documental?
¿Qué indican los corchetes en un título?
¿Qué describe “alcance y contenido”?
¿Qué necesita un expediente?
¿Qué dato es importante en un mapa?
¿Qué debe anotarse en un registro con datos personales?
Quieres saber en qué caja está una carta, no resumir sus ideas. ¿Qué necesitas?
¿Qué fecha importa en una web archivada?
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Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 9 de August). Ficha documental: qué es, cómo se hace y ejemplos. https://www.ejemplode.com/escritura/ficha-documental/
Fuentes consultadas
- Title: archival description elementCriterios para registrar títulos documentales con precisión.
- Creator: archival description elementDistinción entre creador documental y contribuyentes.
- Scope and Content NoteRedacción objetiva y breve del alcance y contenido.
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Editorial Ejemplode
Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.
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