Qué es una carta pedido
Una carta pedido comunica a un proveedor una compra que puede procesarse o solicita una cotización previa. Debe indicar cuál de las dos operaciones se propone y reunir los datos necesarios para identificar productos, precios, entrega, pago y confirmación.
Pedido firme o solicitud de cotización
| Operación | Qué comunica | Respuesta esperada |
|---|---|---|
| Pedido firme | Autoriza la compra conforme a una cotización o condiciones ya acordadas. | Disponibilidad, fecha de entrega y confirmación del pedido. |
| Solicitud de cotización | Pide precio, vigencia y condiciones antes de autorizar. | Cotización desglosada; todavía no se prepara el envío. |
Información que debes reunir
- Número y fecha del pedido.
- Proveedor, solicitante y contacto.
- Cantidad, unidad, descripción y referencia de cada concepto.
- Precio unitario, importe, impuestos y total.
- Fecha y lugar de entrega.
- Condiciones de pago y facturación.
- Reglas para sustituciones o cambios.
- Nombre y medio de confirmación del proveedor.
3 ejemplos de carta pedido y solicitud de cotización
1. Pedido firme de papel y cartuchos de tóner
N.º de pedido: PED-2026-084
Fecha: 24 de agosto de 2026
Proveedor: Suministros Delta, S. A. de C. V.
Solicitante: Marina López, Administración
Contacto: compras@oficinanorte.mx · 55 5010 1840
Tipo de operación: PEDIDO FIRME
Referencia previa: cotización CT-447, vigente hasta el 31 de agosto de 2026
Conceptos:
| Cantidad y unidad | Producto y presentación | Referencia | Precio unitario (MXN) | Importe (MXN) |
|---|---|---|---|---|
| 25 cajas | Papel A4, 10 resmas por caja | Ref. PA4-10 | $780.00 | $19,500.00 |
| 10 piezas | Cartucho de tóner negro TN-247 | Ref. TN247-N | $1,250.00 | $12,500.00 |
Subtotal: $32,000.00 MXN
IVA indicado en la cotización (16%): $5,120.00 MXN
Total: $37,120.00 MXN
Entrega solicitada: 2 de septiembre de 2026, de 9:00 a 13:00
Lugar: Av. del Parque 245, Col. Centro, Querétaro, Qro., C.P. 76000
Pago: transferencia a 15 días contra factura
Instrucciones: no realizar sustituciones sin autorización escrita.
Solicitamos confirmar disponibilidad, importe final y fecha de entrega por correo antes del 27 de agosto.
Atentamente,
Marina López
Administración
Confirmación del proveedor: nombre, fecha y firma
2. Pedido firme de insumos de limpieza
N.º de pedido: PED-2026-116
Fecha: 8 de septiembre de 2026
Proveedor: Higiene Profesional del Centro
Solicitante: Laura Vélez, Servicios Generales
Contacto: servicios@oficinasur.mx · 55 5090 2214
Tipo de operación: PEDIDO FIRME
Referencia previa: cotización HPC-908, vigente hasta el 15 de septiembre de 2026
Conceptos:
| Cantidad y unidad | Producto y presentación | Referencia | Precio unitario (MXN) | Importe (MXN) |
|---|---|---|---|---|
| 20 cajas | Toalla interdoblada, 20 paquetes por caja | Ref. TI-20 | $645.00 | $12,900.00 |
| 12 cajas | Jabón líquido neutro, 4 garrafas de 5 L | Ref. JN-20L | $890.00 | $10,680.00 |
Subtotal: $23,580.00 MXN
IVA indicado en la cotización (16 %): $3,772.80 MXN
Total: $27,352.80 MXN
Entrega solicitada: 18 de septiembre de 2026, de 10:00 a 14:00
Lugar: Calle Roble 76, Col. Industrial, Ciudad de México, C.P. 07800
Pago: transferencia a 15 días contra factura
Instrucciones: no sustituir marcas, presentaciones ni referencias sin autorización escrita.
Solicitamos confirmar disponibilidad, total y fecha de entrega antes del 11 de septiembre.
Atentamente,
Laura Vélez
Servicios Generales
3. Solicitud de cotización para impresión de manuales
Folio de solicitud: COT-2026-052
Fecha: 3 de noviembre de 2026
Proveedor: Taller Gráfico Oriente
Solicitante: Iván Cortés, Capacitación
Contacto: capacitacion@gruponexo.mx · 81 5011 7402
Tipo de operación: SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Conceptos por cotizar:
| Especificación | Solicitud |
|---|---|
| Cantidad | 500 piezas |
| Documento | Manual de 48 páginas |
| Tamaño cerrado | Carta |
| Impresión | 4 × 4 tintas |
| Papel interior | Bond de 90 g |
| Portada | Couché de 250 g |
| Encuadernación | Grapa |
Solicitamos desglosar precio unitario, subtotal, impuestos, total en MXN, costo de una prueba física, vigencia de la oferta y plazo de producción. La entrega se requiere en Monterrey durante la semana del 7 de diciembre; indique la fecha que puede comprometer.
Esta solicitud no autoriza la impresión. No inicie producción hasta recibir un pedido firme con folio y la aprobación escrita de la prueba.
Agradeceremos enviar la cotización antes del 10 de noviembre por correo electrónico.
Atentamente,
Iván Cortés
Coordinación de Capacitación
Formato de carta pedido para editar e imprimir
Descarga Word para editar productos, cantidades e importes. El PDF y la imagen muestran la misma hoja vacía para imprimir y rellenar a mano.
Formato para imprimir y llenar
Datos que debes cambiar
- [FOLIO Y FECHA]
- Identificador del pedido o de la solicitud de cotización.
- [TIPO DE OPERACIÓN]
- Pedido firme o solicitud de cotización, sin mezclarlos.
- [PROVEEDOR Y SOLICITANTE]
- Partes y contactos responsables.
- [CONCEPTOS]
- Cantidad, unidad, descripción, presentación y referencia.
- [PRECIOS]
- Precio unitario, importe, impuestos, total y moneda.
- [ENTREGA]
- Fecha, horario, domicilio y condiciones de recepción.
- [PAGO Y FACTURACIÓN]
- Forma, plazo y datos necesarios.
- [SUSTITUCIONES]
- Regla expresa para aceptar o rechazar cambios.
- [CONFIRMACIÓN]
- Canal y plazo para que el proveedor responda.
Cómo pasar de una cotización a un pedido firme
Verifica vigencia, referencias, cantidades, precios, impuestos, moneda, entrega y pago. Después emite un pedido con folio y solicita confirmación. Una solicitud de cotización no autoriza al proveedor a producir o enviar; el pedido firme debe expresar esa decisión sin ambigüedad.
Qué documento se ajusta mejor
| Documento | Función |
|---|---|
| Carta pedido | Pedido comercial a proveedor con conceptos, precios, entrega y pago. |
| Carta pedido de materiales | Insumos identificados por unidad, especificación técnica o uso interno. |
| Carta comercial | Guía general para comunicaciones entre una empresa y otra parte. |
Cómo adaptar el formato
- Define si es pedido firme o cotización.
- Copia cada concepto de la cotización vigente.
- Revisa cálculos, impuestos, total y moneda.
- Especifica entrega, pago y facturación.
- Indica la regla para sustituciones.
- Solicita confirmación con plazo y canal.
Recomendaciones de tono
Utiliza frases directas, datos concretos y un tono respetuoso. Evita acusaciones, promesas que no puedas cumplir y fórmulas solemnes que oculten la acción principal.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Enviar un pedido firme sin autorización.
- Omitir referencias o unidades.
- Mezclar precios de cotizaciones distintas.
- No indicar moneda o impuestos.
- Permitir sustituciones de forma implícita.
- Cambiar condiciones sin nueva confirmación.
Preguntas frecuentes
No. El pedido firme autoriza una compra bajo condiciones acordadas; la cotización solicita precios y condiciones antes de decidir.
Pide confirmación escrita de referencias, cantidades, importe, fecha de entrega y condiciones de pago por el canal acordado. Si propone cambios, acláralos antes de continuar.
Sí, si ambas partes registran el cambio con el mismo folio y confirman cantidades, importes y nueva entrega.
Solo cuando el pedido lo permite o el comprador lo autoriza. Conviene indicar la regla de sustitución por escrito.
La cotización, el pedido enviado, la confirmación, los cambios acordados y los comprobantes de entrega y pago.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 29 de July). Carta de pedido: estructura y ejemplo editable. https://www.ejemplode.com/cartas/carta-pedido/
Fuentes consultadas
- Purdue OWL: Writing the Basic Business LetterPartes de una carta profesional, orden, asunto, cuerpo, cierre, anexos y flexibilidad del formato.
- GOV.UK: Use clear languageLenguaje directo, voz activa, términos explicados y requisitos expresados con precisión.
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Editorial Ejemplode
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