Propuesta: estructura, modelo y 3 ejemplos

PROPUESTA PARA ORGANIZAR UN BANCO DE PLANTILLAS INTERNAS

Para: Coordinación administrativa de Empresa Ejemplo
De: Equipo de documentación interna
Fecha: 15 de marzo de 2026
Vigencia de la propuesta: hasta el 30 de marzo de 2026

1. RESUMEN
Proponemos reunir, revisar y ordenar las plantillas que utiliza el equipo
administrativo. El resultado será un banco único de documentos editables,
con nombres y versiones consistentes para facilitar su consulta.

2. SITUACIÓN ACTUAL
Las plantillas se encuentran en distintas carpetas y algunas tienen versiones
duplicadas. Esto dificulta identificar cuál debe utilizarse y aumenta el tiempo
dedicado a buscar o reconstruir documentos.

3. OBJETIVO
Crear un repositorio interno con plantillas vigentes, instrucciones breves y
una persona responsable de aprobar futuras actualizaciones.

4. ALCANCE Y PLAN DE TRABAJO
Incluye:
– inventario de los documentos utilizados por el equipo;
– revisión de duplicados y versiones;
– organización por tipo de trámite o actividad;
– preparación de doce plantillas editables;
– guía breve para nombrar, guardar y actualizar archivos.

No incluye:
– revisión jurídica de contratos o formularios oficiales;
– automatización de procesos;
– creación de documentos para áreas no participantes.

5. ENTREGABLES
– Inventario de documentos con estado y responsable.
– Doce plantillas editables en Word.
– Guía de uso y actualización en PDF.
– Carpeta final organizada y validada por la coordinación.
La aceptación comprobará que las doce plantillas abren y pueden editarse, que cada una corresponde a un uso vigente y que el inventario identifica responsable y versión. Los archivos desplazados se conservarán en un histórico separado, sin borrarlos durante el proyecto.

6. CALENDARIO
Semana 1 — inventario y selección — equipo de documentación.
Semana 2 — normalización de formatos — responsable de edición.
Semana 3 — revisión con usuarios — coordinación administrativa.
Semana 4 — correcciones y entrega — equipo de documentación.

7. INVERSIÓN O RECURSOS
La propuesta requiere 24 horas de trabajo interno distribuidas durante cuatro
semanas. No contempla compras ni contratación externa.

8. CONDICIONES Y SUPUESTOS
La coordinación facilitará los archivos vigentes y designará a una persona para
resolver dudas. Se incluyen dos rondas de revisión. Los documentos que requieran
validación legal deberán enviarse al área competente antes de utilizarse.

9. SIGUIENTE PASO
Solicitamos aprobar el inicio del inventario antes del 20 de marzo de 2026 y
confirmar quién validará las plantillas finales.

Atentamente,
Equipo de documentación interna
Canal de contacto: directorio interno del proyecto

PROPUESTA DE CLUB DE LECTURA VECINAL
Para: Comité del Centro Comunitario
De: Equipo de Biblioteca Abierta
Fecha: 5 de septiembre de 2026
Vigencia: hasta el 25 de septiembre de 2026

RESUMEN Y NECESIDAD
Proponemos un ciclo de ocho sesiones semanales para personas adultas y jóvenes. La encuesta de julio recogió interés en actividades culturales de tarde, pero el Centro no ofrece una programación regular. No damos por confirmada la asistencia: la convocatoria permitirá comprobarla antes de iniciar.

OBJETIVO Y ALCANCE
Realizar las ocho sesiones, preparar una guía de lectura y valorar la continuidad con los registros de asistencia y una encuesta final. El Centro aportará una sala con capacidad autorizada para veinte personas y difundirá la convocatoria. Biblioteca Abierta seleccionará textos de acceso legal y moderará las conversaciones. No se incluye compra de libros, transporte ni ampliación del horario del Centro.

PLAN Y RESPONSABLES
Laura, coordinadora de Biblioteca Abierta, preparará la guía y confirmará a las dos personas moderadoras. Administración reservará la sala y abrirá la inscripción. Si el Comité aprueba antes del 18 de septiembre, la preparación ocupará las dos semanas siguientes y las sesiones serán los sábados del 3 de octubre al 21 de noviembre, de 17:00 a 18:00. Si se aprueba después, se presentará un calendario actualizado antes de convocar.

RECURSOS Y CONDICIONES
Solicitamos ocho horas de sala y dieciséis horas de colaboración del equipo: ocho de moderación y ocho de preparación y cierre. Se usará material disponible en biblioteca y una guía digital, sin compras previstas. Administración deberá confirmar que estos recursos están disponibles; cualquier gasto adicional se presentará por separado para autorización. La participación de menores seguirá el procedimiento del Centro.

ENTREGA Y EVALUACIÓN
Al terminar se entregarán la guía, un registro agregado de participación y un informe breve con recomendaciones, sin publicar datos personales. El Comité comprobará las sesiones realizadas y revisará asistencia y opiniones para decidir si conviene repetir el ciclo. No se promete un número de asistentes sin inscripción confirmada.

SIGUIENTE PASO
Solicitamos una reunión de treinta minutos antes del 18 de septiembre para confirmar sala, equipo y calendario. Laura recibirá la respuesta en el correo institucional de Biblioteca Abierta.

Atentamente,
Equipo de Biblioteca Abierta

PROPUESTA DE REVISIÓN DE ACCESIBILIDAD DIGITAL
Para: Dirección de Comunicación
De: Equipo Web
Fecha: 18 de octubre de 2026
Vigencia: hasta el 2 de noviembre de 2026

RESUMEN Y OBJETIVO
Proponemos revisar las veinte páginas de servicio más consultadas y corregir barreras de navegación por teclado, contraste, etiquetas de formularios y texto alternativo. Entregaremos un inventario priorizado y evidencia de las correcciones. Es una revisión acotada, no una certificación de accesibilidad de todo el sitio.

ALCANCE Y LÍMITES
Dirección confirmará las veinte URLs con sus datos de uso. El trabajo incluye sus recorridos principales, mensajes de error y estados de foco. No incluye rediseñar la identidad gráfica, sustituir el gestor, revisar todos los PDF ni modificar servicios externos que el equipo no controla. Las barreras fuera del alcance se documentarán con responsable y siguiente paso propuestos.

ETAPAS Y RESPONSABLES
Semana 1: Elena, de calidad, reproducirá los problemas y registrará página, acción y resultado esperado. Semana 2: Dirección y el Equipo Web acordarán prioridades y criterios de comprobación para cada hallazgo. Semanas 3 y 4: desarrollo aplicará cambios en una copia de pruebas y Elena repetirá los recorridos. Las fechas de inicio se fijarán al confirmar el alcance y los accesos, no antes.

RECURSOS Y DEPENDENCIAS
Solicitamos reservar cuarenta horas de trabajo interno: dieciséis de revisión, veinte de desarrollo y cuatro de validación con Comunicación. Es una estimación de este proyecto, no una tarifa de mercado. No se prevén licencias nuevas. Dirección facilitará cuentas de prueba sin datos reales y designará a quien apruebe textos y cambios. Si un problema requiere trabajo adicional, se presentará su estimación antes de ampliar el alcance.

ENTREGABLES Y ACEPTACIÓN
Se entregarán la matriz de hallazgos, los cambios aplicados y una guía breve de prevención. La matriz incluirá pasos para reproducir cada caso, criterio acordado, evidencia de la nueva prueba y estado final. La revisión combinará comprobaciones automáticas con pruebas manuales de teclado, formularios y los criterios acordados; una puntuación automática por sí sola no acredita conformidad. Dirección aceptará los cambios comprobados y recibirá por separado los pendientes y sus límites.

SIGUIENTE PASO
Solicitamos confirmar las veinte páginas y la persona de contacto antes del 25 de octubre. Elena coordinará la reunión de alcance mediante el canal interno del proyecto.

Atentamente,
Equipo Web