Compara los cuatro ejemplos y utiliza el formato en Word o la hoja PDF para registrar la recepción de documentos.
Qué es un contra recibo
Un contra recibo confirma que una factura y sus anexos fueron recibidos para revisión o para iniciar un trámite de pago. Identifica al proveedor, los documentos entregados, el importe consignado, la fecha de recepción y una referencia de seguimiento.
No acredita que el pago ya se realizó, que la factura fue aprobada ni que la mercancía cumple todas las condiciones. El estado debe expresarse con precisión: recibido, en revisión, con observaciones, programado o atendido.
Contra recibo, factura y recibo no son lo mismo
| Documento | Qué demuestra | Qué no demuestra por sí solo |
|---|---|---|
| Factura | Operación y datos del comprobante correspondiente. | Que fue pagada. |
| Contra recibo | Documentos recibidos para trámite. | Pago o aprobación definitiva. |
| Recibo | Recepción de dinero, bien o documento según su texto. | Validez fiscal universal. |
Consulta el recibo cuando necesites confirmar una entrega o pago, y la factura en Excel para organizar partidas de una operación.
Datos que permiten seguir el trámite
Folio
Referencia única para consultar el estado.
Proveedor
Nombre y registro interno cuando exista.
Documentos
Factura, orden, constancia de entrega y anexos.
Importe
Cantidad consignada, sin presentarla como pagada.
Estado
Etapa real de revisión o programación.
Seguimiento
Fecha estimada, canal y observaciones abiertas.
4 ejemplos de contra recibo
1. Contra recibo con validación pendiente
CONTRA RECIBO
Folio: CR-2026-184
Fecha y hora: 31 de julio de 2026, 11:20 h
Área receptora: Mesa de Control de Pagos
PROVEEDOR
Nombre: Servicios Delta
Registro o referencia: P-042
DOCUMENTOS RECIBIDOS
| Documento y folio | Fecha e importe consignado | Estado del documento |
|---|---|---|
| Factura F-731 | 29/07/2026 $18,400.00 MXN | Original digital incorporado |
| Orden de compra OC-118 | 20/07/2026 $18,400.00 MXN | Importe coincidente |
| Constancia de entrega CE-224 | 28/07/2026 No aplica | Firmada por Almacén |
Anexos: relación de servicios y constancia de situación fiscal.
Estado: documentos recibidos para revisión administrativa.
Pendientes: validar que la constancia CE-224 corresponda con la totalidad del servicio facturado.
Fecha estimada de seguimiento: 7 de agosto de 2026.
Canal de consulta: portal de proveedores, referencia CR-2026-184.
Recibió: Camila Soto, auxiliar de Mesa de Control. Sello de recepción.
Este contra recibo confirma la recepción documental dentro del alcance indicado; no acredita pago ni aprobación definitiva.
2. Contra recibo con una orden de compra pendiente
CONTRA RECIBO
Folio: CR-2026-219
Fecha y hora: 12 de agosto de 2026, 09:45 h
Área receptora: Control Documental
PROVEEDOR
Nombre: Equipos Rivera
Referencia: P-087
DOCUMENTOS RECIBIDOS Y PENDIENTES
| Documento y folio | Fecha e importe consignado | Estado del documento |
|---|---|---|
| Factura ER-904 | 10/08/2026 $32,600.00 MXN | Recibida |
| Constancia de entrega CE-551 | 09/08/2026 No aplica | Recibida |
| Orden de compra OC-204 | Pendiente $32,600.00 MXN | No anexada |
Estado: recibido con observaciones.
Pendiente: incorporar la orden OC-204 para continuar la revisión.
Fecha estimada de seguimiento: dos días hábiles después de recibir el documento faltante.
Canal de consulta: portal de proveedores, folio CR-2026-219.
Recibió: Laura Gómez, Control Documental.
Este contra recibo confirma únicamente la documentación indicada; no acredita pago ni aprobación.
3. Contra recibo de honorarios con expediente completo
CONTRA RECIBO
Folio: CR-2026-244
Fecha y hora: 25 de agosto de 2026, 13:10 h
Área receptora: Administración
PROVEEDORA
Nombre: Diana Salas Consultoría
Referencia: PS-031
DOCUMENTOS RECIBIDOS
| Documento y folio | Fecha e importe consignado | Estado del documento |
|---|---|---|
| Comprobante DSC-118 | 24/08/2026 $14,500.00 MXN | Archivo digital recibido |
| Informe de actividades IA-08 | 24/08/2026 No aplica | Recibido |
| Autorización del servicio AS-031 | 02/08/2026 $14,500.00 MXN | Recibida |
Estado: expediente completo, en revisión administrativa.
Pendientes: ninguno al momento de la recepción.
Fecha de seguimiento: 31 de agosto de 2026.
Canal de consulta: portal de proveedores, referencia CR-2026-244.
Recibió: Omar Gil, auxiliar administrativo.
La recepción completa no equivale a aprobación ni pago realizado.
4. Contra recibo que registra una factura corregida
CONTRA RECIBO
Folio: CR-2026-271
Fecha y hora: 3 de septiembre de 2026, 16:20 h
Área receptora: Cuentas por Pagar
PROVEEDOR
Nombre: Transporte del Valle
Referencia: P-114
DOCUMENTOS RECIBIDOS
| Documento y folio | Fecha e importe consignado | Estado del documento |
|---|---|---|
| Factura anterior TV-441 | 29/08/2026 $9,800.00 MXN | Cancelación solicitada, pendiente de comprobar |
| Factura presentada para sustituirla TV-447 | 02/09/2026 $9,800.00 MXN | Recibida para revisión |
| Orden de servicio OS-552 | 20/08/2026 $9,800.00 MXN | Recibida |
Estado: documentación recibida; sustitución pendiente de verificación.
Pendientes: comprobar la cancelación de TV-441 en el sistema correspondiente.
Fecha estimada de seguimiento: 8 de septiembre de 2026.
Canal de consulta: mesa de ayuda, folio CR-2026-271.
Recibió: Natalia Cruz, Cuentas por Pagar.
Este documento registra la sustitución y no confirma el pago.
Formato de contra recibo para editar e imprimir
Elige Word para modificar el documento o PDF para imprimirlo y llenarlo. La versión visual aparece debajo como referencia y formato imprimible.
Formato para imprimir y llenar
Datos que debes cambiar
- [FOLIO]
- Referencia única para localizar y consultar el trámite.
- [FECHA Y HORA]
- Momento exacto en que se recibió la documentación.
- [ÁREA RECEPTORA]
- Unidad que recibe y dará seguimiento al expediente.
- [PROVEEDOR]
- Nombre o razón social de quien presenta los documentos.
- [DOCUMENTOS]
- Tipo, folio, fecha, importe y observación de cada pieza recibida.
- [ANEXOS]
- Soportes adicionales realmente entregados.
- [ESTADO]
- Recibido, observado, completo, sustituido u otra etapa comprobable.
- [PENDIENTES]
- Faltantes o validaciones que impiden presentar el trámite como concluido.
- [SEGUIMIENTO]
- Fecha estimada y canal para consultar sin prometer el pago.
- [RECEPCIÓN]
- Nombre, cargo, firma o sello del área receptora.
Qué versión utilizar
El Word permite añadir filas y completar los datos. El PDF conserva una hoja fija para imprimir y llenar a mano; no tiene campos digitales ni suma importes. No sumes facturas y órdenes que describen la misma operación como si fueran deudas distintas.
Cómo redactar el estado sin prometer un pago
| Redacción confusa | Redacción precisa |
|---|---|
| Pago aceptado. | Documentos recibidos para revisión administrativa. |
| Se pagará el viernes. | Fecha estimada de seguimiento: 7 de agosto, sujeta al resultado de la revisión. |
| Todo correcto. | Pendiente validar la orden de compra OC-118. |
Cómo preparar el contra recibo
- Asigna un folio.
- Identifica proveedor y documentos.
- Relaciona importes y anexos.
- Describe el estado real.
- Indica fecha y canal de seguimiento.
- Conserva la constancia de recepción.
Cómo adaptar el formato
- Define la operación y el alcance.
- Sustituye todas las variables.
- Comprueba cálculos, folios y fechas.
- Mantén visibles pendientes y exclusiones.
- Relaciona soportes y anexos.
- Conserva la versión entregada o aceptada.
Recomendaciones de tono
La redacción debe ser administrativa y neutral. Evita “pago garantizado” o expresiones que excedan el procedimiento. Si existe una fecha estimada, identifícala como tal y señala el canal de seguimiento.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Confundir recepción con pago o aceptación.
- Usar partidas sin unidad o cantidad.
- Ocultar supuestos o exclusiones.
- Prometer fechas no confirmadas.
- Modificar importes sin emitir revisión.
- Dejar variables o anexos sin identificar.
Preguntas frecuentes
No. Confirma documentos recibidos; la procedencia depende de la revisión y el procedimiento.
No. Debe relacionar la factura y los documentos presentados.
Solo si el procedimiento la genera y distinguiendo fecha estimada, programada y realizada.
El área o sistema que recibe la documentación.
Regístralo como pendiente y evita presentar el expediente como aprobado.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 31 de julio). Contra recibo: qué es, formato y ejemplo. https://www.ejemplode.com/escritura/contra-recibo/
Fuentes consultadas
- IMSS: Procedimiento de contra-reciboEjemplo institucional de contra-recibo como constancia de documentos recibidos para trámite de pago.
- Australian Government: How to invoiceDiferencia operativa entre factura, solicitud de pago y recibo.
- RAE y ASALE: reciboSentidos de recibo y constancia de recepción.
Responsable editorial
Editorial Ejemplode
Responsable de la selección, verificación y actualización del contenido, los ejemplos y las fuentes.
Revisión y actualización
Última revisión editorial: