Características de la mesa redonda: estructura y ejemplo

FICHA DE PLANEACIÓN DE UNA MESA REDONDA

1. IDENTIFICACIÓN
Título: ¿Cómo organizar un horario híbrido de atención sin reducir el servicio?
Pregunta central: ¿qué combinación de atención presencial y remota puede probarse durante seis semanas manteniendo accesibilidad, seguridad y cobertura?
Fecha: 28 de agosto de 2026, de 10:00 a 11:00.
Modalidad: sala accesible con transmisión interna.
Público: personal de una organización ficticia llamada Horizonte Norte.
Duración total: 60 minutos.

2. PROPÓSITO Y ALCANCE
Propósito: comparar requisitos y riesgos desde cuatro perspectivas antes de que la dirección diseñe una prueba piloto.
Resultado esperado: una síntesis de coincidencias, diferencias, datos faltantes y preguntas que la dirección deberá resolver.
Fuera de alcance: aprobar el horario, modificar contratos, anunciar fechas o comprometer presupuesto. La mesa no es una asamblea ni tiene facultad de voto.

3. PERSPECTIVAS
- Operaciones: Vera Sol, coordinadora de turnos. Presentará demanda por franja horaria y requisitos de cobertura.
- Accesibilidad y atención: Omar Leal, responsable de experiencia de usuario. Revisará barreras de canales y necesidades de personas usuarias.
- Personas: Inés Prado, responsable de desarrollo. Explicará límites de disponibilidad, carga y coordinación, sin emitir una conclusión jurídica.
- Tecnología y seguridad: Leo Mar, analista de sistemas. Identificará accesos, equipos y controles necesarios para el trabajo remoto.
Cada participante dispone de una hoja con la pregunta central y debe distinguir datos observados, supuestos y propuestas.

4. MODERACIÓN Y REGLAS
Moderadora: Sara Gil, facilitadora sin responsabilidad sobre la decisión final.
Reglas: seis minutos por exposición; una pregunta cruzada breve por participante; crítica a las ideas, no a las personas; declarar la fuente y el periodo de cualquier cifra; decir “dato pendiente” cuando no exista evidencia; no atribuir consenso por silencio.
La moderadora avisará cuando falte un minuto y cerrará el turno al cumplirse el tiempo.

5. GUION DE 60 MINUTOS
- Apertura, propósito, alcance y reglas: 5 minutos.
- Cuatro intervenciones iniciales de 6 minutos: 4 × 6 = 24 minutos.
- Preguntas cruzadas y aclaraciones: 12 minutos.
- Preguntas del público: 14 minutos.
- Síntesis y cierre: 5 minutos.
Comprobación: 5 + 24 + 12 + 14 + 5 = 60 minutos.

6. EVIDENCIA PREPARADA
Operaciones llevará el conteo ficticio de solicitudes por franja durante seis semanas y explicará los casos sin registro. Accesibilidad presentará incidencias agrupadas, sin datos personales. Personas separará preferencias expresadas de obligaciones aplicables. Tecnología distinguirá controles ya disponibles de compras aún no autorizadas.
Los documentos se enviarán dos días antes en formato accesible. La transmisión tendrá subtítulos y el público podrá enviar preguntas por escrito.

7. DESARROLLO SIMULADO
Operaciones afirma que la franja de 16:00 a 18:00 concentra solicitudes, pero aclara que dos semanas tuvieron una campaña especial. Accesibilidad señala que cerrar el mostrador en esa franja excluiría a usuarios sin canal digital. Tecnología propone acceso remoto con autenticación reforzada, aunque todavía no calcula licencias. Personas advierte que una prueba requiere reglas claras de disponibilidad y cobertura.

Durante las preguntas cruzadas, las cuatro perspectivas coinciden en que la cobertura debe medirse antes y durante la prueba. No coinciden en si todos los puestos pueden participar. La moderadora registra la diferencia sin forzar una conclusión. Una pregunta del público pide conocer el tiempo de espera por canal; el dato no está preparado y queda marcado para verificación.

8. SÍNTESIS DE CIERRE
Coincidencias: mantener un canal accesible, medir espera y demanda, definir responsables y comunicar reglas antes de iniciar.
Desacuerdos: puestos elegibles, número de días remotos y necesidad inmediata de licencias.
Datos faltantes: espera por canal, costo de licencias y revisión de condiciones aplicables.
Siguiente paso: la dirección solicitará esos datos y, en un procedimiento separado, decidirá si diseña una prueba. La mesa redonda no aprobó ninguna medida.

9. REGISTRO
Sara Gil preparará una síntesis de una página el 29 de agosto. Incluirá participantes, fuentes citadas, coincidencias, desacuerdos y pendientes; no presentará opiniones como acuerdos. No se grabará la sesión porque la síntesis cubre el propósito acordado.