FORMATO ORIENTATIVO

Reporte de extravío: formato y 5 ejemplos

Aprende a dejar constancia interna de un documento perdido sin confundir ese escrito con una denuncia, un acta o un formulario oficial.

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Editorial Ejemplode 7 min Revisado editorialmente
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Un reporte de extravío describe qué documento falta, cuándo y dónde se utilizó por última vez, qué búsqueda se realizó y qué acción se solicita. El modelo de esta página es interno y orientativo: los trámites oficiales dependen del documento, la institución y la jurisdicción.

    Un reporte de extravío de documentos deja constancia de una pérdida y permite solicitar búsqueda, bloqueo, reposición o instrucciones. Su valor depende de una cronología clara y de acciones verificables, no de fórmulas solemnes.

    Qué es un reporte de extravío de documentos

    Es un informe interno que identifica el documento, reconstruye su último uso conocido, registra la búsqueda y comunica qué medida se solicita. Sirve en escuelas, empresas y organizaciones para activar sus procedimientos.

    No demuestra por sí mismo lo ocurrido ni sustituye el trámite de la entidad emisora. Si se trata de un pasaporte, una identificación oficial o un documento con acceso a sistemas, conviene consultar de inmediato el procedimiento específico y aplicar las medidas preventivas correspondientes.

    Reporte interno, denuncia y reposición

    AcciónFinalidadQuién la define
    Reporte internoAvisar y activar controles de la organización.La escuela, empresa o institución.
    Denuncia o constanciaComunicar hechos ante una autoridad.La autoridad y la normativa aplicable.
    ReposiciónSolicitar un documento nuevo.La entidad que lo expide.

    Cómo preparar el reporte

    1. Identifica el documento. Usa el nombre exacto y solo los datos necesarios.
    2. Ordena la cronología. Separa último uso, detección y búsqueda.
    3. Registra acciones. Anota avisos, bloqueos, folios y áreas consultadas.
    4. Evita suposiciones. No atribuyas una sustracción si solo se confirmó la pérdida.
    5. Pide una medida concreta. Solicita búsqueda, bloqueo, reposición o instrucciones.

    Partes del documento

    1. Destinatario, persona que reporta, fecha y asunto.
    2. Nombre exacto y datos necesarios del documento.
    3. Último uso conocido con fecha, hora y lugar.
    4. Momento en que se detectó el extravío.
    5. Búsqueda y áreas consultadas.
    6. Riesgos o accesos asociados.
    7. Acciones preventivas y folios.
    8. Solicitud concreta y medio de seguimiento.
    Ejemplos desarrollados

    5 ejemplos completos de reporte de extravío

    Extravío de una credencial temporal

    REPORTE INTERNO DE EXTRAVÍO DE DOCUMENTO

Para: Coordinación Administrativa
De: Mariana López Herrera
Fecha: 13 de julio de 2026
Asunto: Extravío de credencial temporal V-1842

DOCUMENTO
Credencial temporal de acceso V-1842, emitida para ingresar al archivo y a la sala de reuniones.

RELACIÓN DE LOS HECHOS
El 12 de julio utilicé la credencial a las 14:05 para ingresar al archivo. Después acudí a una reunión en la sala 4 y regresé a mi área. A las 16:20 advertí que ya no estaba en el portadocumentos donde la conservo.

Revisé la sala 4, mi escritorio, el trayecto y el módulo de objetos encontrados. También consulté a recepción. Hasta las 17:00 no se había localizado.

ACCIONES REALIZADAS
A las 16:35 informé a Control de Acceso. A las 16:42 se confirmó el bloqueo preventivo y se registró el folio CA-219.

SOLICITUD
Solicito confirmar si debo completar otro formato y, en su caso, iniciar la reposición. Puedo recibir instrucciones en el correo institucional registrado.

Atentamente,
Mariana López Herrera
Firma

    Extravío de un anexo firmado

    Para: Responsable del archivo contractual
Asunto: Extravío del anexo 3 del expediente PRO-118

El 4 de agosto a las 11:20 consulté el expediente PRO-118 en la mesa 2. Al devolverlo a las 12:05, el control indicó que faltaba el anexo 3 firmado. Revisé la mesa, el carro de devolución y los expedientes consultados durante ese turno.

A las 12:30 informé al archivo y se suspendió temporalmente el préstamo del expediente. No se ha determinado si el anexo fue separado antes o durante la consulta.

Solicito revisar el registro de movimientos, comunicar el folio de seguimiento y señalar si debe solicitarse una copia autorizada a la contraparte.

    Extravío de constancia académica

    Para: Servicios Escolares
Asunto: Extravío de constancia de estudios

Recibí la constancia folio CE-604 el 18 de agosto a las 10:15. La utilicé ese día para integrar una solicitud y advertí su extravío el 20 de agosto al revisar la carpeta de documentos.

Busqué en casa, en el área de copiado y en objetos encontrados. No se ha localizado. La constancia no contiene accesos, pero sí datos escolares.

Solicito indicar el procedimiento y costo de reposición, así como si debo presentar este reporte o algún formato institucional.

    Extravío de un comprobante de recepción

    Para: Coordinación de Logística
Asunto: Extravío del acuse de entrega RT-882

El 22 de agosto entregué tres cajas en la sede norte. El acuse RT-882 fue firmado a las 16:40 y lo guardé en la carpeta de ruta. Al realizar el cierre a las 18:10, el original no estaba en la carpeta.

Revisé el vehículo, el área de carga y la recepción. La sede confirmó por correo que conserva una copia digital legible.

Solicito registrar el extravío y confirmar si la copia digital y el correo permiten cerrar la ruta o si debe obtenerse un duplicado firmado.

    Extravío de tarjeta de estacionamiento

    Para: Administración del inmueble
Asunto: Extravío de tarjeta vehicular E-217

La tarjeta E-217 se utilizó por última vez el 28 de agosto a las 8:02 para ingresar. A las 17:35 advertí que no estaba en el compartimento del vehículo. Revisé el automóvil, la oficina y recepción.

A las 17:48 solicité el bloqueo preventivo; Seguridad confirmó el folio SEG-441. El vehículo asociado permanece en el estacionamiento.

Solicito instrucciones para la salida de hoy y para la reposición, sin reactivar la tarjeta extraviada.

    Editar, copiar, Word, PDF e imprimir

    Formato editable de reporte de extravío

    Personaliza el modelo aquí o descárgalo en Word y PDF.

    Para: [ÁREA O PERSONA DESTINATARIA]
De: [NOMBRE DE QUIEN REPORTA]
Fecha: [FECHA]
Asunto: Extravío de [DOCUMENTO]

Documento
[NOMBRE EXACTO DEL DOCUMENTO], [NÚMERO, FOLIO O DATO DE IDENTIFICACIÓN, SI ES NECESARIO], emitido por [ENTIDAD EMISORA].

Relación de los hechos
El [FECHA] a las [HORA APROXIMADA] utilicé o tuve por última vez el documento en [LUGAR Y ACTIVIDAD]. Advertí su extravío el [FECHA Y HORA] cuando [CIRCUNSTANCIA EN QUE SE DETECTÓ].

Para localizarlo revisé [LUGARES] y consulté a [ÁREAS O PERSONAS]. Hasta [HORA O MOMENTO DE CORTE], el documento no había sido localizado.

Acciones realizadas
Informé la situación a [ÁREA RESPONSABLE] el [FECHA Y HORA]. Como medida preventiva se realizó [BLOQUEO, AVISO O REGISTRO] con el folio [FOLIO, SI EXISTE].

Solicitud
Solicito [ACCIÓN CONCRETA] y las instrucciones para [REPOSICIÓN, SEGUIMIENTO O MEDIDA APLICABLE]. Puedo recibir respuesta en [MEDIO DE CONTACTO AUTORIZADO].

Atentamente,
[NOMBRE]
[CARGO O RELACIÓN CON LA INSTITUCIÓN, SI CORRESPONDE]
[FIRMA]

    Datos que debes cambiar

    Documento
    Nombre exacto, entidad emisora y folio necesario.
    Último uso
    Fecha, hora, lugar y actividad confirmados.
    Detección
    Cuándo y cómo se advirtió la pérdida.
    Búsqueda
    Lugares revisados y áreas consultadas.
    Riesgo
    Accesos, datos o trámites que podrían verse afectados.
    Acción previa
    Aviso, bloqueo o registro ya realizado.
    Solicitud
    Medida concreta y canal de respuesta.

    Alcance del formato

    Este formato orienta un reporte interno. La denuncia, la constancia y la reposición siguen el procedimiento de la autoridad o entidad emisora.

    Cómo adaptar el modelo

    1. Confirma el nombre oficial del documento y el área que debe recibir el reporte.
    2. Incluye solo los identificadores necesarios para localizar el caso.
    3. Ordena último uso, detección, búsqueda y avisos.
    4. Explica el riesgo sin publicar contraseñas ni datos innecesarios.
    5. Registra folios y medidas que ya se realizaron.
    6. Consulta por separado los requisitos de reposición de la entidad emisora.

    Recomendaciones de tono

    Redacta de forma cronológica y neutral. Sustituye sospechas por hechos verificables y reserva los datos sensibles para el canal autorizado.

    Checklist antes de usarlo

    0 de 6 completados

    Errores frecuentes

    • Presentar el modelo interno como formato oficial universal.
    • Escribir que se perdió “hace días” sin una cronología.
    • Incluir datos personales que no ayudan a resolver el caso.
    • Afirmar un robo cuando solo se confirmó un extravío.
    • Relatar los hechos sin pedir una medida concreta.

    Preguntas frecuentes

    Test de 10 preguntas

    Pon a prueba lo aprendido

    Aciertos: 0/10

    Pregunta 1 de 10

    ¿Para qué sirve un reporte interno de extravío?

    Recursos para seguir aprendiendo

    Fuentes y revisión editorial

    Cómo citar este artículo

    Editorial Ejemplode. (2026, 31 de julio). Reporte de extravío: formato y 5 ejemplos. https://www.ejemplode.com/escritura/reporte-de-extravio-de-documentos/

    Fuentes consultadas

    Responsable editorial

    Editorial Ejemplode

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