Instructivo: partes, pasos y ejemplos

INSTRUCTIVO PARA RESERVAR UNA SALA

Objetivo: registrar una reserva y recibir confirmación.
Dirigido a: personal con cuenta institucional.
Necesitas: usuario activo, fecha, horario, número de asistentes y equipo requerido.
Antes de empezar: confirma que la actividad tenga una persona responsable.

PASOS
1. Abre el calendario de espacios y selecciona la fecha de la actividad.
2. Elige una franja disponible que incluya el tiempo de preparación.
3. Selecciona una sala con capacidad y equipo suficientes.
4. Escribe el nombre de la actividad, la persona responsable y el número de asistentes.
5. Envía la solicitud y abre el correo de confirmación.
6. Comprueba que la reserva aparezca como confirmada y no solo como solicitada.

Si el sistema no envía respuesta en un día hábil, contacta a Servicios con la fecha y el nombre de la actividad.
Versión: 27 de agosto de 2026.

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO: ORGANIZAR LA CARPETA DEL PROYECTO FERIA 2026
Código: IT-ADM-04 | Versión: 1 | Fecha: 2 de octubre de 2026

OBJETIVO
Dejar identificada la versión vigente de cada documento sin perder los archivos de trabajo ni ampliar el acceso a información restringida.

ALCANCE
Aplica a la carpeta compartida del proyecto Feria 2026. No incluye expedientes de personal, otras carpetas ni la eliminación de documentos.

RESPONSABILIDADES
La coordinadora del proyecto autoriza la organización y confirma qué documentos están aprobados. La auxiliar administrativa organiza los archivos. El administrador del espacio valida los permisos y conserva el respaldo.

RECURSOS Y CONDICIONES PREVIAS
Necesitas acceso autorizado, el inventario de archivos y una cuenta de consulta para la prueba final. Antes de mover nada, el administrador confirma un respaldo recuperable. La coordinadora avisa al equipo de la franja de reorganización y solicita no editar durante ella. Si no hay confirmación del respaldo o de los permisos, no comiences.

PASOS
1. Registra en el inventario el nombre, la ubicación y el responsable de cada archivo de la carpeta. Señala cuáles tienen enlaces compartidos.
2. Pide a cada responsable que confirme si el documento está en trabajo, revisión o versión final. Deja en su ubicación los archivos cuyo estado no se haya confirmado y anótalos como pendientes.
3. Crea 01_Trabajo, 02_Revision y 03_Final. El administrador establece los permisos antes del traslado: solo lectura para quienes consultan finales y edición únicamente para responsables autorizados.
4. Mueve cada archivo confirmado a su carpeta. Nómbralo con tema, fecha y versión, por ejemplo programa_2026-10-02_v02. Conserva su extensión. No sobrescribas archivos que ya tengan el mismo nombre: consulta al responsable.
5. Conserva versiones anteriores en una subcarpeta Archivo con acceso restringido. No las borres ni decidas su eliminación desde esta instrucción.
6. Revisa los enlaces existentes. Si alguno dejó de funcionar, actualízalo en el documento o mensaje de referencia y comprueba el destino antes de compartir la nueva ubicación.
7. Con la cuenta de consulta, abre un archivo de 03_Final y comprueba que no permita editar ni borrar. Con la cuenta autorizada, verifica que se puede trabajar donde corresponde. No utilices enlaces públicos para solucionar un problema de permisos.
8. Compara el inventario inicial con el final: cada archivo debe estar localizado y debe existir una sola versión vigente por documento en 03_Final. Comunica los pendientes a la coordinadora.

COMPROBACIÓN Y CIERRE
La auxiliar registra fecha, rutas finales, enlaces comprobados y pendientes. La coordinadora valida las versiones vigentes y el administrador confirma los permisos. Solo entonces se comunica al equipo que puede reanudar la edición.

SI ALGO FALLA
Si falta un archivo o aparece un acceso indebido, detén la reorganización y avisa al administrador. Este revisará el inventario y el respaldo antes de restaurar o corregir accesos. No crees una carpeta pública alternativa ni elimines duplicados sin revisión.

INSTRUCTIVO PARA DEVOLVER EQUIPO PRESTADO

Objetivo: registrar la devolución y el estado del equipo.

Necesitas: comprobante del préstamo, equipo y accesorios. Confirma el lugar y horario de recepción con la persona responsable.

1. Reúne el equipo, sus cables y los accesorios incluidos en el préstamo.

2. Apaga el dispositivo y limpia solo la superficie con el método autorizado.

3. Compara las piezas con el comprobante de entrega.

4. Anota daños o faltantes sin intentar ocultarlos.

5. Entrega el conjunto a la persona responsable.

6. Solicita el comprobante de devolución y guárdalo.

Si falta una pieza, informa antes de cerrar el registro.

Resultado correcto: el comprobante identifica el equipo recibido, los accesorios, su estado, la fecha y quién lo recibió.

INSTRUCTIVO PARA PREPARAR UNA SALA

Objetivo: dejar el espacio listo diez minutos antes de la reunión.

Necesitas: acceso a la sala, reserva confirmada, presentación y adaptadores compatibles.

1. Confirma el número de asistentes y la disposición solicitada.

2. Coloca las sillas sin bloquear puertas ni pasillos.

3. Enciende la pantalla y prueba la presentación desde el equipo que se usará.

4. Deja agua y materiales en la mesa lateral.

5. Retira información de reuniones anteriores del pizarrón.

6. Comprueba audio, conexión y temperatura.

Resultado: la persona responsable puede comenzar sin reorganizar el espacio.

Si la pantalla o el audio no funcionan, informa al soporte del recinto y prueba el recurso alternativo acordado con quien dirige la reunión.

INSTRUCTIVO PARA EMPACAR UNA DEVOLUCIÓN

Objetivo: entregar al transportista una devolución autorizada y conservar su seguimiento.

Antes de empacar: confirma la autorización, el plazo, el punto de entrega y las condiciones del vendedor y del transportista.

Necesitas: producto, accesorios, empaque resistente, relleno y etiqueta autorizada.

1. Fotografía el estado del producto y sus accesorios.

2. Retira etiquetas anteriores del empaque.

3. Protege el producto para que no se mueva dentro de la caja.

4. Incluye únicamente los documentos solicitados.

5. Cierra la caja y coloca la etiqueta sin cubrir el código.

6. Entrega el paquete en el punto indicado y conserva el recibo.

Resultado: el seguimiento muestra que el paquete fue recibido por el transportista.

Si el punto de entrega rechaza la etiqueta, no dejes el paquete sin recibo. Solicita al vendedor la corrección o un punto de entrega compatible.

INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR UNA INCIDENCIA

Objetivo: dejar información suficiente para investigar un problema.

Necesitas: acceso al canal de incidencias y los datos comprobables del hecho.

1. Anota fecha, hora y lugar exactos.

2. Describe qué ocurrió sin atribuir intenciones.

3. Identifica equipos, documentos o procesos afectados.

4. Registra las acciones inmediatas que ya se realizaron.

5. Adjunta evidencia pertinente sin incluir datos innecesarios.

6. Envía el registro por el canal definido y guarda el folio.

Si existe riesgo inmediato, sigue primero el protocolo de seguridad correspondiente.

Resultado correcto: conservas un folio o acuse que permite consultar el estado del reporte. Si no se genera, comprueba los campos obligatorios y utiliza el canal alternativo indicado por la organización.