Qué se solicita en Colombia
La carta pide al agente retenedor el certificado anual de las retenciones en la fuente practicadas durante un año gravable. Identifica a la persona o entidad beneficiaria, el concepto y las facturas o pagos relacionados.
La carta sirve para localizar la retención y comunicar el canal de entrega; el certificado lo expide el agente retenedor con los datos exigidos por la normativa aplicable.
Expedición anual, retención concreta y corrección
El artículo 381 regula certificados por conceptos distintos de pagos laborales y contempla la expedición anual. También puede solicitarse un certificado por una retención efectuada, según el supuesto aplicable.
Si el certificado contiene una diferencia, la solicitud identifica el campo, el valor respaldado y la evidencia. El NIT completo y los soportes se envían por el portal o canal seguro del agente retenedor.
Qué conservar
Guarda la solicitud, el acuse, las facturas o soportes de pago, el certificado recibido y cualquier corrección. El calendario y el procedimiento se comprueban en las fuentes vigentes de la DIAN y del agente retenedor.
3 ejemplos completos para comparar
1. Solicitud del certificado anual de retenciones
Identifica agente retenedor, año, concepto y facturas y pide validar los datos por un canal seguro.
Bogotá, 29 de enero de 2026 Área de Contabilidad Servicios Andinos S.A.S. Asunto: certificado de retenciones del año gravable 2025 Por medio de la presente solicito la expedición del certificado anual de las retenciones en la fuente practicadas a Consultoría del Norte S.A.S. durante el año gravable 2025, por los servicios asociados a las facturas CN-118, CN-121 y CN-126. Agradezco confirmar el canal seguro para validar el NIT y demás datos necesarios, así como la fecha prevista de entrega. Si el certificado ya se encuentra disponible en el portal de proveedores, agradeceré indicar la ruta de descarga. Atentamente, Laura Méndez Administradora Consultoría del Norte S.A.S. contacto@consultoriadelnorte.co
2. Solicitud de certificado por retenciones de arrendamiento
Identifica el año y los pagos sin enviar el NIT completo en el cuerpo del correo.
Medellín, 12 de febrero de 2026 Área de Contabilidad Operaciones del Valle S.A.S. Asunto: solicitud de certificado de retenciones del año gravable 2025 Solicito la expedición del certificado anual de las retenciones en la fuente practicadas a Inmuebles Norte S.A.S. durante el año gravable 2025 por los pagos de arrendamiento asociados al contrato AV-44 y a los comprobantes de enero a diciembre. Agradezco indicar el canal seguro para validar el NIT y confirmar si el certificado se enviará al correo registrado o estará disponible en el portal de proveedores. Si requieren relacionar cada comprobante, puedo cargar la tabla correspondiente en ese canal. Atentamente, María Fernanda Gil Administradora Inmuebles Norte S.A.S.
3. Solicitud de corrección de un certificado emitido
Señala el campo discrepante y pide una nueva versión sin modificar el certificado recibido.
Bogotá, 18 de marzo de 2026 Área Tributaria Tecnología Andina S.A.S. Asunto: corrección del certificado de retenciones del año gravable 2025 Solicito revisar el certificado anual expedido el 14 de marzo a nombre de Consultores Rivera S.A.S. El documento relaciona las facturas CR-210, CR-218 y CR-225, pero el campo de concepto identifica compras mientras los tres pagos corresponden a servicios profesionales. Adjunto el certificado recibido y las facturas citadas. Agradezco confirmar por el portal si procede la corrección y, de ser así, publicar una nueva versión con fecha de expedición e identificación clara. El NIT y los datos de validación se comunicarán únicamente mediante el canal seguro del proveedor. Atentamente, Samuel Rivera Representante autorizado Consultores Rivera S.A.S.
Formato editable para solicitar certificado de retenciones
Personaliza el modelo aquí o descárgalo en Word y PDF.
[REMITENTE] [CIUDAD], [FECHA] A [AGENTE RETENEDOR O ÁREA RESPONSABLE]: Asunto: solicitud de certificado de retenciones del año gravable [AÑO] Solicito la expedición del certificado anual de las retenciones en la fuente practicadas a [PERSONA O ENTIDAD] durante el año gravable [AÑO], por [CONCEPTO] y asociadas a [FACTURAS O REFERENCIAS]. Agradezco indicar el canal seguro para validar el NIT y los demás datos necesarios, así como la fecha prevista de entrega. Si el certificado está disponible en un portal, agradeceré comunicar la ruta de descarga. Atentamente, [NOMBRE] [CARGO O RELACIÓN] [CONTACTO]
Datos que debes cambiar
- Agente
- Entidad que practicó la retención en Colombia.
- Periodo
- Año gravable o retención concreta.
- Beneficiario
- Persona o entidad a quien corresponde el certificado.
- Referencias
- Concepto, facturas, contrato o comprobantes.
- Seguridad
- Canal para validar NIT y datos fiscales.
- Resultado
- Expedición, descarga o corrección solicitada.
Cómo pedir el certificado colombiano por un canal seguro
Dirige la solicitud al agente retenedor, indica año, concepto y referencias y pide el canal para validar NIT y datos fiscales. Para una corrección, señala el campo discrepante y conserva intacta la versión recibida.
Cómo adaptar el modelo
- Confirma el agente.
- Indica el año.
- Relaciona pagos.
- Protege el NIT.
- Distingue expedición y corrección.
- Conserva la respuesta.
Recomendaciones de tono
Usa terminología fiscal colombiana, un tono directo y referencias que permitan localizar la retención sin exponer datos innecesarios.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Mezclar países.
- Omitir el año.
- Enviar NIT por canal inseguro.
- No identificar pagos.
- Alterar el certificado recibido.
Preguntas frecuentes
El agente retenedor que practicó la retención. La solicitud se dirige al área contable, tributaria o de proveedores que gestione esos certificados.
El año gravable del certificado anual o la retención concreta que se necesita identificar, según el caso.
Concepto del pago, facturas, contratos u órdenes que permitan localizar la retención sin exponer el NIT completo en un canal inseguro.
Señala el campo o valor que no coincide, aporta el soporte correspondiente y pide una versión corregida por el canal del agente retenedor.
El artículo 381 contempla documentos sustitutivos en ciertos casos si contienen los datos exigidos. Conviene comprobar la regla vigente y conservar las facturas o soportes de pago.
Pon a prueba lo aprendido
Pregunta 1 de 10
¿En qué contexto se desarrolla esta guía?
Pregunta 2 de 10
¿Quién expide el certificado?
Pregunta 3 de 10
¿Qué periodo se indica?
Pregunta 4 de 10
¿Qué referencias ayudan?
Pregunta 5 de 10
¿Cómo se valida el NIT?
Pregunta 6 de 10
¿Qué se pide si ya está en portal?
Pregunta 7 de 10
¿Cómo se solicita corrección?
Pregunta 8 de 10
¿Qué se conserva?
Pregunta 9 de 10
¿Qué error debe evitarse?
Pregunta 10 de 10
¿Qué se revisa al final?
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Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 29 de agosto). Carta de solicitud de certificado de retenciones en Colombia. https://www.ejemplode.com/cartas/carta-solicitud-de-certificado-de-retenciones/
Fuentes consultadas
- DIAN: Concepto 1513 de 2024Certificado anual, expedición por el agente retenedor y documento sustitutivo previsto en el artículo 381.
- DIAN: Oficio 901083 de 2020Certificados de retención, periodicidad y solicitud por cada retención practicada.
- DIAN: Decreto 702 de 2013Obligación del agente retenedor de expedir certificados conforme al artículo 381.
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