Qué es una carta circular
Es una comunicación con contenido sustancialmente igual dirigida a un grupo definido. Puede informar un cambio, una actividad, una instrucción común o un calendario, siempre que todas las personas destinatarias necesiten recibir el mismo mensaje.
Una circular clara identifica emisor, número o referencia, audiencia, asunto, fecha de aplicación, acciones, plazo y contacto. Si una situación necesita notificación individual, consentimiento o respuesta particular, se atiende por separado.
Cuándo se utiliza
Antes de emitirla se comprueba que la información sea común y que el área firmante tenga competencia. La versión definitiva se distribuye por canales autorizados y se conserva con sus anexos.
Variantes por audiencia y canal
Cuando el mensaje se dirige a clientes, proveedores o público puede utilizarse una circular externa. Si la característica principal es el envío digital, la circular por correo electrónico ayuda a controlar destinatarios, copias, adjuntos y versión.
Qué evitar
No se mezclan datos individuales en un mensaje colectivo ni se envían versiones contradictorias. Las fechas se escriben completas, los anexos se enumeran y las dudas particulares se atienden por un canal separado.
3 ejemplos de cartas circulares
1. Circular interna sobre el horario de acceso
CIRCULAR INTERNA 08/2026
Ciudad de México, 24 de agosto de 2026
Para: Personal administrativo
De: Coordinación de Servicios Generales
Asunto: Actualización del horario de acceso
A partir del 1 de septiembre de 2026, el acceso al edificio administrativo será de lunes a viernes, de 7:30 a 19:00 horas. Las reuniones fuera de ese horario deberán registrarse con la Coordinación de Servicios Generales antes de las 15:00 horas del día hábil anterior.
Las credenciales vigentes conservarán su funcionamiento. No cambia el horario de atención al público.
Para dudas, escriba a servicios.generales@correo.com.
Atentamente,
Coordinación de Servicios Generales
2. Circular interna con acción y plazo
CIRCULAR INTERNA 12/2026
Guadalajara, Jalisco, 7 de septiembre de 2026
Para: Personal de las sedes Centro, Norte y Sur
De: Coordinación de Formación
Asunto: Registro para capacitación de protección de datos
La capacitación anual se realizará del 21 al 25 de septiembre en sesiones remotas de dos horas. Cada persona deberá seleccionar un horario antes del 14 de septiembre mediante el portal de formación.
Quienes se encuentren de licencia o tengan una actividad operativa incompatible deberán comunicarlo a su jefatura y solicitar una fecha alternativa en formacion@institucion.mx. No es necesario responder a esta circular si el registro aparece confirmado en el portal.
Atentamente,
Coordinación de Formación
3. Circular externa sobre suspensión temporal de servicio
CIRCULAR EXTERNA 04/2026
Mérida, Yucatán, 18 de octubre de 2026
Para: Personas usuarias y organizaciones asociadas
De: Dirección del Centro de Documentación
Asunto: Suspensión temporal del servicio de consulta
El servicio de consulta presencial permanecerá suspendido del 26 al 28 de octubre por mantenimiento del sistema eléctrico. El catálogo en línea seguirá disponible, pero durante ese periodo no se procesarán solicitudes de préstamo ni reproducción.
Las reservas confirmadas para esas fechas podrán reprogramarse mediante agenda@centrodocumental.mx. Los materiales con devolución prevista durante el cierre podrán entregarse el 29 de octubre sin recargo.
La atención habitual se reanudará el 29 de octubre a las 09:00 horas. Cualquier cambio se publicará en el sitio oficial.
Atentamente,
Dirección del Centro de Documentación
Formato editable de carta circular
Edita esta carta en línea y guarda tu versión en Word o PDF. También puedes copiarla o imprimirla.
[MEMBRETE O IDENTIDAD DEL EMISOR] CIRCULAR [NÚMERO O REFERENCIA] [FECHA] Para: [GRUPO DESTINATARIO] De: [ÁREA EMISORA] Asunto: [TEMA CONCRETO] Se informa [DECISIÓN, ACTIVIDAD O CAMBIO COMÚN], aplicable a [ALCANCE] a partir del [FECHA]. Las personas destinatarias deberán [ACCIÓN] antes del [PLAZO], mediante [CANAL]. Las situaciones particulares se atenderán en [CONTACTO]. Atentamente, [NOMBRE O ÁREA AUTORIZADA]
Datos que debes cambiar
- Referencia
- Número o identificador de la circular.
- Emisor
- Área autorizada que comunica la decisión.
- Audiencia
- Grupo completo al que aplica el mensaje.
- Asunto
- Cambio, actividad o decisión común.
- Vigencia
- Fecha de inicio y, si corresponde, término.
- Acción
- Qué debe hacer la audiencia y antes de cuándo.
- Excepciones
- Canal para situaciones particulares.
Cómo adaptar el modelo
- Asigna número y fecha.
- Define una audiencia común.
- Resume el cambio.
- Indica vigencia.
- Explica acción y plazo.
- Abre un canal para excepciones.
- Firma desde el área autorizada.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Enviar información distinta a cada persona.
- Omitir vigencia.
- No indicar la acción esperada.
- Mezclar varios asuntos sin orden.
- Usar una audiencia demasiado amplia.
- Responder casos particulares en el aviso general.
- Firmar desde un área no autorizada.
Preguntas frecuentes
Solo si la organización controla series o versiones; en ese caso ayuda a identificar la circular definitiva.
Sí. Una circular externa adapta destinatarios, canal y datos de contacto sin cambiar el mensaje común.
Puede solicitar una acción común y fijar plazo y canal cuando el emisor tiene competencia para hacerlo.
Se valida la lista de destinatarios, se evitan direcciones visibles innecesarias y se conserva la versión definitiva y su fecha.
No. La circular distribuye el mismo mensaje a un grupo; el oficio suele atender un asunto administrativo dirigido a destinatarios identificados.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 29 de agosto). Carta circular: modelo para comunicar un mismo aviso. https://www.ejemplode.com/cartas/carta-circular/
Fuentes consultadas
- RAE y ASALE: circularDefinición de circular como comunicación o aviso igual distribuido a varias personas.
- Gobierno de Matamoros: prontuario de comunicación formalDistinción y estructura de documentos de comunicación formal.
Responsable editorial
Editorial Ejemplode
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