Compara las cinco notas de venta: pago completo, saldo pendiente, servicios, descuento y entrega parcial.
Qué es una nota de venta
Una nota de venta registra una operación comercial concreta: quién vendió, qué productos o servicios entregó, en qué cantidad, a qué precio y cómo quedó el pago. Puede servir como control interno o constancia privada, pero no sustituye la factura o el comprobante fiscal obligatorio.
Debe distinguir tres estados: venta registrada, mercancía entregada y pago recibido. Pueden coincidir, pero no significan lo mismo; si el pago queda pendiente, la nota debe decirlo.
Nota de venta, factura y recibo
| Documento | Qué registra | Qué no prueba por sí solo |
|---|---|---|
| Nota de venta | Partidas, precios, entrega y estado de pago. | Validez fiscal universal. |
| Factura | La operación con los requisitos fiscales aplicables. | Que ya fue pagada. |
| Recibo | Dinero, bienes o documentos efectivamente recibidos. | Todos los detalles de la venta si no los contiene. |
| Nota de pedido | Lo solicitado antes de cerrar o entregar la venta. | Que la entrega y el pago ya ocurrieron. |
Para organizar una factura comercial consulta la factura en Excel. Si necesitas confirmar dinero recibido, usa un recibo con un alcance explícito.
Datos que hacen verificable la operación
Identificación
Folio, fecha, vendedor y cliente cuando corresponda.
Partidas
Cantidad, unidad, descripción, precio e importe.
Totales
Subtotal, descuento, impuestos y total en una moneda definida.
Estado
Entrega, forma de pago, referencia y saldo pendiente.
5 ejemplos de nota de venta
1. Nota de venta pagada en mostrador
NOTA DE VENTA NV-214
Fecha: 31 de julio de 2026
Vendedor: Papelería Las Fuentes, sucursal Centro
Cliente: Taller Comunitario Sur
| Cantidad y unidad | Concepto | Precio e importe |
|---|---|---|
| 12 piezas | Cuaderno profesional de 100 hojas | Unitario: $68.00 Importe: $816.00 |
| 4 paquetes | Marcadores de cuatro colores | Unitario: $92.00 Importe: $368.00 |
| 2 cajas | Clips metálicos de 100 piezas | Unitario: $45.00 Importe: $90.00 |
Subtotal: $1,274.00 MXN
Descuento: $50.00 MXN
Precios de venta del ejemplo: impuestos incluidos; desglose fiscal en el comprobante correspondiente
Total registrado: $1,224.00 MXN
Forma de pago: tarjeta, operación 083941
Estado del pago: pagado
Entrega: completa en mostrador el 31 de julio de 2026
Saldo pendiente: $0.00 MXN
Observaciones: el cliente solicitó el comprobante fiscal por correo
Recibió: Elena Ruiz
Este documento registra la venta y entrega; el comprobante fiscal se emitirá por el canal solicitado.
2. Nota de venta con saldo pendiente
NOTA DE VENTA NV-305
Fecha: 5 de agosto de 2026
Vendedor: Equipo Digital Centro
Cliente: Arquitectura Nueve
| Cantidad y unidad | Concepto | Precio e importe |
|---|---|---|
| 2 piezas | Computadora portátil, 16 GB RAM, 512 GB SSD | Unitario: $13,500.00 Importe: $27,000.00 |
Total registrado: $27,000.00 MXN
Pago recibido: $10,000.00 por transferencia, referencia 581204
Estado del pago: parcial
Saldo pendiente: $17,000.00 MXN, con vencimiento el 20 de agosto
Entrega: dos equipos entregados con números de serie anotados en la remisión
Recibió: Paula Nieto
El comprobante fiscal se emitirá por el canal acordado.
3. Nota de venta de mantenimiento de bicicletas
NOTA DE VENTA NV-088
Fecha: 12 de agosto de 2026
Vendedor: Taller Rueda Libre
Cliente: Martín Salas
| Cantidad y unidad | Concepto | Precio e importe |
|---|---|---|
| 2 servicios | Ajuste general de bicicleta | Unitario: $480.00 Importe: $960.00 |
| 2 piezas | Cable de freno | Unitario: $120.00 Importe: $240.00 |
Total registrado: $1,200.00 MXN
Forma de pago: transferencia, referencia 120826-44
Estado del pago: pagado
Entrega: dos bicicletas entregadas y probadas el mismo día
Saldo: $0.00 MXN
Observaciones: cambio de llantas no incluido
Recibió: Martín Salas
4. Nota de venta con descuento comercial
NOTA DE VENTA NV-MY-119
Fecha: 21 de agosto de 2026
Vendedor: Cerámica Horizonte
Cliente: Café Plaza
| Cantidad y unidad | Concepto | Precio e importe |
|---|---|---|
| 50 piezas | Taza blanca de 300 ml | Unitario: $75.00 Importe: $3,750.00 |
| 50 servicios | Impresión de logotipo a una tinta | Unitario: $18.00 Importe: $900.00 |
Subtotal: $4,650.00 MXN
Descuento comercial 5 %: $232.50 MXN
Total antes de impuestos: $4,417.50 MXN
Estado del pago: pendiente
Entrega prevista: 29 de agosto, después de aprobar una muestra
Observaciones: el color final puede variar ligeramente por el proceso cerámico
Elaboró: Sonia Vega
5. Nota de venta pagada con mercancía pendiente
NOTA DE VENTA NV-411
Fecha: 27 de agosto de 2026
Vendedor: Mobiliario Aula
Cliente: Academia Roble
| Cantidad y unidad | Concepto | Precio e importe |
|---|---|---|
| 10 piezas | Silla apilable negra | Unitario: $890.00 Importe: $8,900.00 |
Total registrado: $8,900.00 MXN
Forma de pago: tarjeta, autorización 729115
Estado del pago: pagado
Entrega realizada: 6 sillas el 27 de agosto
Entrega pendiente: 4 sillas, comprometidas para el 2 de septiembre
Saldo monetario: $0.00 MXN
Observaciones: conservar esta nota junto con las dos remisiones
Recibió la primera entrega: Luis Ortega
Formato editable de nota de venta
Edita la versión en texto, copia, imprime o exporta lo escrito a Word y PDF. Esta versión no calcula importes; utiliza el archivo específico cuando necesites filas, columnas o fórmulas.
NOTA DE VENTA [FOLIO] Fecha: [FECHA] Vendedor: [NOMBRE Y CONTACTO] Cliente: [CLIENTE O NO APLICA] PARTIDA Cantidad: [CANTIDAD] Descripción: [DESCRIPCIÓN] Precio unitario: [PRECIO] Importe: [IMPORTE] Repite estos datos para cada partida. Subtotal: [SUBTOTAL] Descuento: [DESCUENTO O NO APLICA] Impuestos: [INCLUIDOS, DESGLOSADOS O DOCUMENTADOS APARTE] Total: [TOTAL Y MONEDA] Forma de pago: [MÉTODO Y REFERENCIA] Estado del pago: [PAGADO, PARCIAL O PENDIENTE] Entrega: [DETALLE Y FECHA] Saldo pendiente: [IMPORTE O CERO] Observaciones: [DETALLE] Recibió: [NOMBRE O FIRMA] Este formato no sustituye el comprobante fiscal exigible.
Datos que debes cambiar
- [FOLIO]
- Identificador que permite localizar el documento.
- [FECHA]
- Fecha, plazo o duración real.
- [NOMBRE Y CONTACTO]
- Nombre, cargo, empresa o área que interviene.
- [CLIENTE O NO APLICA]
- Nombre, cargo, empresa o área que interviene.
- [PARTIDA 1]
- Detalle completo de la partida, material o elemento.
- [PARTIDA 2]
- Detalle completo de la partida, material o elemento.
- [PARTIDA 3]
- Detalle completo de la partida, material o elemento.
- [SUBTOTAL]
- Cantidad revisada en la moneda correspondiente.
- [DESCUENTO O NO APLICA]
- Dato específico que delimita esta parte del formato.
- [INCLUIDOS, DESGLOSADOS O DOCUMENTADOS APARTE]
- Dato específico que delimita esta parte del formato.
- [TOTAL Y MONEDA]
- Cantidad revisada en la moneda correspondiente.
- [MÉTODO Y REFERENCIA]
- Identificador que permite localizar el documento.
- [PAGADO, PARCIAL O PENDIENTE]
- Dato específico que delimita esta parte del formato.
- [DETALLE Y FECHA]
- Fecha, plazo o duración real.
- [IMPORTE O CERO]
- Cantidad revisada en la moneda correspondiente.
- [DETALLE]
- Dato específico que delimita esta parte del formato.
- [NOMBRE O FIRMA]
- Nombre, cargo, empresa o área que interviene.
Formato de nota de venta en PDF para llenar e imprimir
El PDF tiene campos rellenables y espacios para completar a mano. Los importes se escriben y revisan: no calcula automáticamente.
Formato vacío para imprimir
Cómo revisar las partidas y el pago
- Comprueba cada importe. Multiplica cantidad por precio unitario.
- Suma el subtotal. No escribas un total que no coincida con las filas.
- Registra descuentos e impuestos. Señala si están incluidos o se documentarán aparte.
- Identifica el pago. Distingue efectivo, tarjeta, transferencia o crédito.
- Separa entrega y cobro. No marques pagado si solo se entregó mercancía.
- Conserva la versión final. No alteres el folio después sin dejar trazabilidad.
Cómo adaptar el modelo
- Registra método y referencia y deja el saldo en cero solo cuando el cobro sea real.
- Separa importe recibido, saldo y fecha acordada para liquidarlo.
- Sustituye producto por entregable o trabajo y distingue mano de obra de materiales.
- Anota cantidades entregadas y pendientes aunque el pago ya esté completo.
Recomendaciones de tono
La nota debe ser breve y precisa. Evita promociones o condiciones que no formen parte de la venta registrada. Describe variantes como talla, medida o presentación cuando afecten la identificación del producto.
Checklist antes de usarlo
Errores frecuentes
- Marcar pagado cuando existe un saldo.
- Confundir mercancía entregada con dinero recibido.
- Usar partidas sin cantidad o precio unitario.
- Aplicar un descuento que no coincide con el subtotal.
- Omitir la parte de la entrega que sigue pendiente.
- Alterar una nota entregada sin emitir una corrección identificable.
Preguntas frecuentes
No cuando la operación exige un comprobante fiscal específico. La nota puede servir como registro comercial o constancia privada.
Sí. Venta registrada, entrega y pago son hechos distintos y el estado debe quedar visible.
Sí. Describe el entregable o trabajo con suficiente precisión y registra cantidad, precio e importe.
Emite una corrección identificable y conserva la versión anterior; no alteres silenciosamente una nota ya entregada.
Puede registrar quién vendió y quién recibió. La forma de aceptación depende del proceso y de la operación.
Fuentes y revisión editorial
Cómo citar este artículo
Editorial Ejemplode. (2026, 31 de julio). Nota de venta: formato, modelo y ejemplos. https://www.ejemplode.com/escritura/nota-de-venta/
Fuentes consultadas
- Australian Government: How to invoiceDiferencia operativa entre factura, solicitud de pago y recibo.
- SAT México: Factura SAT MóvilEmisión y consulta de CFDI; evidencia de que una plantilla privada no sustituye un comprobante fiscal.
- RAE y ASALE: ventaSentido de venta como operación y contrato de transmisión.
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