Instructivo: partes, pasos y ejemplo

INSTRUCTIVO PARA RESERVAR UNA SALA

Objetivo: registrar una reserva y recibir confirmación.
Dirigido a: personal con cuenta institucional.
Necesitas: usuario activo, fecha, horario, número de asistentes y equipo requerido.
Antes de empezar: confirma que la actividad tenga una persona responsable.

PASOS
1. Abre el calendario de espacios y selecciona la fecha de la actividad.
2. Elige una franja disponible que incluya el tiempo de preparación.
3. Selecciona una sala con capacidad y equipo suficientes.
4. Escribe el nombre de la actividad, la persona responsable y el número de asistentes.
5. Envía la solicitud y abre el correo de confirmación.
6. Comprueba que la reserva aparezca como confirmada y no solo como solicitada.

Si el sistema no envía respuesta en un día hábil, contacta a Servicios con la fecha y el nombre de la actividad.
Versión: 27 de agosto de 2026.

INSTRUCTIVO PARA ORGANIZAR UNA CARPETA COMPARTIDA

Objetivo: que el equipo identifique la versión vigente sin perder los archivos de trabajo.
Dirigido a: la persona que administra la carpeta del proyecto.
Necesitas: permiso para organizar archivos y asignar accesos. Antes de empezar, conserva una copia de respaldo y avisa al equipo del cambio.

1. Crea las carpetas 01_Trabajo, 02_Revision y 03_Final.
2. Acuerda con cada responsable qué archivos siguen en elaboración, cuáles esperan revisión y cuáles están aprobados.
3. Mueve cada archivo a la carpeta correspondiente. No borres versiones anteriores: consérvalas en una subcarpeta Archivo con acceso restringido.
4. Nombra los documentos con tema, fecha y versión, por ejemplo informe_2026-08-27_v02. Conserva la extensión del archivo.
5. Deja en 03_Final una sola versión vigente por documento. El administrador puede actualizarla; quienes solo la consultan reciben permiso de lectura.
6. Comparte el enlace de la carpeta y prueba el acceso con una cuenta de consulta: debe poder abrir la versión final, pero no modificarla ni eliminarla.

Resultado correcto: se identifica la versión vigente y los archivos anteriores siguen disponibles para el responsable.
Si un enlace deja de funcionar después del traslado, actualízalo y compruébalo antes de comunicar que la organización terminó.

INSTRUCTIVO PARA DEVOLVER EQUIPO PRESTADO

Objetivo: registrar la devolución y el estado del equipo.

Necesitas: comprobante del préstamo, equipo y accesorios. Confirma el lugar y horario de recepción con la persona responsable.

1. Reúne el equipo, sus cables y los accesorios incluidos en el préstamo.

2. Apaga el dispositivo y limpia solo la superficie con el método autorizado.

3. Compara las piezas con el comprobante de entrega.

4. Anota daños o faltantes sin intentar ocultarlos.

5. Entrega el conjunto a la persona responsable.

6. Solicita el comprobante de devolución y guárdalo.

Si falta una pieza, informa antes de cerrar el registro.

Resultado correcto: el comprobante identifica el equipo recibido, los accesorios, su estado, la fecha y quién lo recibió.

INSTRUCTIVO PARA PREPARAR UNA SALA

Objetivo: dejar el espacio listo diez minutos antes de la reunión.

Necesitas: acceso a la sala, reserva confirmada, presentación y adaptadores compatibles.

1. Confirma el número de asistentes y la disposición solicitada.

2. Coloca las sillas sin bloquear puertas ni pasillos.

3. Enciende la pantalla y prueba la presentación desde el equipo que se usará.

4. Deja agua y materiales en la mesa lateral.

5. Retira información de reuniones anteriores del pizarrón.

6. Comprueba audio, conexión y temperatura.

Resultado: la persona responsable puede comenzar sin reorganizar el espacio.

Si la pantalla o el audio no funcionan, informa al soporte del recinto y prueba el recurso alternativo acordado con quien dirige la reunión.

INSTRUCTIVO PARA EMPACAR UNA DEVOLUCIÓN

Objetivo: entregar al transportista una devolución autorizada y conservar su seguimiento.

Antes de empacar: confirma la autorización, el plazo, el punto de entrega y las condiciones del vendedor y del transportista.

Necesitas: producto, accesorios, empaque resistente, relleno y etiqueta autorizada.

1. Fotografía el estado del producto y sus accesorios.

2. Retira etiquetas anteriores del empaque.

3. Protege el producto para que no se mueva dentro de la caja.

4. Incluye únicamente los documentos solicitados.

5. Cierra la caja y coloca la etiqueta sin cubrir el código.

6. Entrega el paquete en el punto indicado y conserva el recibo.

Resultado: el seguimiento muestra que el paquete fue recibido por el transportista.

Si el punto de entrega rechaza la etiqueta, no dejes el paquete sin recibo. Solicita al vendedor la corrección o un punto de entrega compatible.

INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR UNA INCIDENCIA

Objetivo: dejar información suficiente para investigar un problema.

Necesitas: acceso al canal de incidencias y los datos comprobables del hecho.

1. Anota fecha, hora y lugar exactos.

2. Describe qué ocurrió sin atribuir intenciones.

3. Identifica equipos, documentos o procesos afectados.

4. Registra las acciones inmediatas que ya se realizaron.

5. Adjunta evidencia pertinente sin incluir datos innecesarios.

6. Envía el registro por el canal definido y guarda el folio.

Si existe riesgo inmediato, sigue primero el protocolo de seguridad correspondiente.

Resultado correcto: conservas un folio o acuse que permite consultar el estado del reporte. Si no se genera, comprueba los campos obligatorios y utiliza el canal alternativo indicado por la organización.