Libro Diario

El libro Diario, conocido también con el nombre de libro de primera anotación, es aquel en el cual se registran por orden progresivo de fechas cada una de las operaciones que se van efectuando.

En el libro Diario se deben describir las operaciones detalladamente, indicando no sólo el nombre de las cuentas de cargo y abono, como hasta ahora se ha venido haciendo, sino, además, una serie de datos de carácter informativo, como son:

1. Fecha de operación.
2. Número de orden de la operación.
3. Nombre de las personas que intervienen en la operación.
4. Nombre y número de los documentos que amparan la operación; por ejemplo, facturas, recibos, notas, letras de cambio, pagarés, etc.
5. Vencimiento de los documentos.
6. Condiciones bajo las cuales se contrató la operación; por ejemplo, en efectivo, a crédito, parte en efectivo y el resto a crédito, etc.

Todos estos datos, y algunos más que requiera la naturaleza misma de las operaciones, se deben mencionar al registrar las operaciones en el libro Diario.

Rayado del libro Diario. Para que en el libro Diario se pudieran registrar, tanto las cuentas de cargo y abono como los datos informativos anteriores, se le dio a dicho libro el siguiente rayado.

Uso de las columnas. El uso de las columnas que constituyen el rayado anterior es el siguiente:

Columna para el número de asiento. En esta columna se anota el número que le corresponde a la ope- 401 ración en el momento de registrarla. El número debe ser progresivo.

Columna para folios del Mayor. En esta columna se anota el número que le corresponde a cada una   402 de las cuentas del asiento, según su folio en el Mayor, o sea, el número de la página de este libro en que aparecen dichas cuentas.

Los folios se deben anotar después de haber pasado el asiento al Mayor, con el objeto de saber qué 403 asientos han sido ya pasados.

Espacio para redacción. En este espacio se debe anotar:
a) La fecha.
b) El nombre de las cuentas de cargo.
c) El nombre de las cuentas de abono.
d) La redacción.

* La fecha que se anota es el día en que se efectuó la operación, y no la del día en que se registra. 405 Únicamente en el primer asiento de cada hoja se debe anotar el mes, día y año; en los demás basta   406
con indicar el mes y el día.

* La fecha se debe anotar a la mitad del espacio que existe entre la columna para folios y la columna 407 destinada a cantidades de cargo.

Con el objeto de separar los asientos, se deben trazar dos líneas; la primera empezará después de la columna para folios y terminará antes de la fecha, la segunda empezará después de la fecha y terminará antes de la columna para cargos.

a) El nombre de las cuentas de cargo se anota debajo de la fecha, junto a la columna para folios del 408 Mayor.
b) El nombre de las cuentas de abono se anota debajo de las cuentas de cargo, dejando una sangría, 409 de más o menos unos tres centímetros, después de la columna para folios.
c) La redacción de los asientos debe ser clara, concisa y completa, se debe tener especial cuidado 410 en anotar todos aquellos datos que puedan ser necesarios posteriormente para cualquier aclaración.

La redacción de los asientos de Diario debe contener las siguientes partes:

a) Indicación de la operación.
b) Forma de pago.
c) Documento que comprueba la operación.

Indicación de la operación. En esta parte se indica la clase de operación efectuada; por ejemplo, nuestra venta, nuestra compra, nuestro depósito, nuestra devolución, su devolución, pago de sueldos, pago de renta, etc.

Forma de pago. En esta parte se indica si la operación se efectuó en efectivo, a crédito o con garantía. En caso de que existan varias formas de pago, todas se deben indicar, en esta forma: parte en efectivo y el resto a crédito, parte con cheque y el resto con garantía, etc.

Documento que comprueba la operación. En esta parte se anota el nombre y número de documento que comprueba la operación; por ejemplo, según factura número x, según recibo número x, según nota número x, según vale número x, según requisición número x, según nómina número x, según escritura pública número x, según contrato número x, etc.

Para mejor comprensión de lo antes dicho, a continuación se indica una operación, así como su redacción:

Operación. Se vendieron mercancías por $ 50 000.00 los cuales nos pagaron en efectivo, según factura número 552.
Redacción. Nuestra venta en efectivo, según factura número 552.

La redacción de los asientos de Diario se debe empezar a escribir con el mismo margen que el de la cuentas de abono; en caso de ser necesarios varios renglones más, para redactar la operación, la escritura en éstos debe empezar junto a la columna para folios.

La redacción no debe llegar hasta las columnas para cargos y abonos.

Columna parcial. En esta columna se anotan las diversas cantidades que forman el total de un cargo o un abono.

Columna para los cargos. En esta columna se anota la cantidad de cada una de las cuentas de cargo. Columna para los abonos. En esta columna se anota la cantidad de cada una de las cuentas de abono. Con el objeto de entender con mejor claridad las explicaciones anteriores, a continuación se presenta el asiento de Diario correspondiente a la siguiente operación:

El día 15 de julio del presente año vendimos mercancías con valor de $ 32 000.00, al contado riguroso, según factura número 138.

No olvide que los folios se deben anotar después de haber pasado el asiento al Mayor, con el objeto de saber qué asientos han sido ya pasados a este libro.

Clasificación de los asientos: Los asientos de Diario se clasifican en dos grupos:

Asientos simples y asientos compuestos.

Asientos simples. Los asientos son simples cuando constan de una cuenta de cargo y una de abono.

Asientos compuestos. Los asientos son compuestos cuando constan de varias cuentas de cargo y varias de abono; también cuando constan de varias de cargo y una de abono o una de abono y varias de cargo.

Encabezado del Diario. Los datos que debe contener el encabezado de cada uno de los Diarios son los siguientes:
1. Número del Diario; el número debe ser progresivo.
2. Clase de negocio.
3. Nombre del negocio.
4. Nombre del propietario.

Los datos anteriores se deben anotar en la primera hoja de cada uno de los Diarios.

Debajo de los datos del encabezado se deben trazar dos rayas horizontales para que aquéllos no se confundan con los asientos de Diario.

Asiento de apertura. El primer asiento que se hace en el libro Diario, cuando se inicia el negocio, se llama asiento de apertura, el cual debe contener las mismas cuentas y cantidades que el Balance con el cual principia el negocio.

No olvide que las cuentas del Activo principian con un cargo, y las del Pasivo y la del Capital, con un abono.

Para una mejor explicación de lo antes dicho, a continuación se presenta el encabezado del Diario y el asiento de apertura correspondientes al Balance general que aparece al principio de este capítulo.

Diario núm. 1 de la contabilidad del almacén de ropa La Especial, propiedad del Sr. Eduardo García.

Cuentas colectivas o de control. Las cuentas colectivas o de control se llevan en el libro Mayor, y 423 expresan el total de una serie de cuentas llevadas en un libro o registro, llamado Mayor auxiliar.

Como ejemplo de cuentas colectivas, tenemos las de los Bancos, Clientes y Proveedores; para cada una de ellas se usa un Mayor auxiliar.

Mayor auxiliar de bancos. En el mayor auxiliar de bancos se abre una cuenta para cada uno de los bancos en que se tenga abierta una cuenta de cheques.

Mayor auxiliar de clientes. En el Mayor auxiliar de clientes se abre una cuenta para cada uno de los clientes del negocio.

Mayor auxiliar de proveedores. En el Mayor auxiliar de proveedores se abre una cuenta para cada uno de los proveedores del negocio.

Las cuentas que se llevan en los Mayores auxiliares reciben el nombre de cuentas auxiliares o sub- 424 cuentas.

Todo cargo o abono que se haga en el libro Diario a una cuenta colectiva se debe pasar a la subcuenta respectiva del Mayor auxiliar correspondiente.

De lo anterior resultó la necesidad de anotar en los asientos del Diario el nombre de los bancos, clientes, proveedores, etc., ya que sin ellos sería más laborioso hacer los pases a las subcuentas respectivas, pues se tendrían que tomar de diferentes documentos, como son: facturas, notas, recibos, etc.

Anotación de las subcuentas en los asientos de Diario. El nombre de las subcuentas se debe anotar   425 debajo de la cuenta colectiva para que se pueda localizar con mayor rapidez, pues si se anota, como lo hacen algunas personas, en el espacio para redacción, se confunde con los demás datos, lo cual hace más tardada su localización y, en consecuencia, más laborioso el pase a las subcuentas.

A título de ejemplo se presentan los asientos de Diario correspondientes a las siguientes operaciones:

15 de julio. Depositamos en el Banco del Ahorro Nacional, S. A., la cantidad de $ 60 000.00 en efectivo.

15 de julio. Pagamos $ 200 000.00 en efectivo, valor de la renta del presente mes, según recibo núm. 38, de los cuales corresponde el 60% a gastos de venta y el resto a gastos de administración.

15 de julio. Depositamos en el Banco del Ahorro Nacional, S. A., la cantidad de $ 60 000.00 en efectivo.

15 de julio. Pagamos $ 200 000.00 en efectivo, valor de la renta del presente mes, según recibo núm. 38, de los
cuales corresponde el 60% a gastos de venta y el- resto a administración.

15 de julio. Compramos mercancías a crédito a la Comercial, S. A., por la cantidad de $ 300 000.00, según factura núm. 36, para liquidar a 30 días.

Después de haber hecho el pase a la subcuenta se debe anotar en la columna para folios del libro Diario, el número de la subcuenta o, simplemente, una contraseña.

Uso de las columnas parciales. Cuando hubiere varias operaciones que correspondan a una misma cuenta, se puede hacer un solo asiento que las comprenda a todas, anotando en las columnas parciales
las diversas cantidades que forman el total del cargo o del abono.