¿Cómo Hacer Una Carta?

Les presento una guía paso a paso para escribir una carta en menos de 10 minutos.

Nuestro mundo cambia a un ritmo vertiginoso. La sociedad industrial que se crea a partir del siglo XVIII ha dado paso en la última década del siglo XX a la sociedad de la información, y en nuestro siglo XXI, la comunicación instantánea de lo que sucede alrededor del mundo caracteriza a nuestras sociedades.

La creación del e-mail, el mensaje instantáneo y el twitter, son medios que nos mantienen prácticamente en un diálogo constante y personal con cualquier persona en cualquier parte del mundo.

Esto va haciendo a un lado el lenguaje protocolar y formalista, arraigándose un estilo cercano y cordial, el que usamos con cualquier amigo.

Este trato cercano trasciende a la empresa, en que la juventud de los ejecutivos y las nuevas formas de relación social y laboral, rompen las distancias, y en  todas las relaciones se deja de lado el “Usted”, privilegiando un diálogo entre iguales, entre semejantes que persiguen un objetivo común

Si a esto agregamos que en nuestras etapas escolares muy poco o nada se nos enseñó sobre cómo escribir una carta, o en el mejor de los casos, nos enseñan modelos rígidos y algo atrasados, nos encontramos que escribir una carta es un problema, ya que no siempre sabemos qué y cómo escribir.

Para escribir una carta exitosamente, debemos ser muy claros, concisos y breves, dejando claro quién escribe y a quién nos dirigimos, qué queremos decir y por qué. Para esto, nuestra carta debe responder  a las siguientes preguntas: ¿Quién?, ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Qué? ¿Cómo?

1. Primer Bloque: Encabezado

El primer Bloque de nuestra carta debe contener los elementos de Quién escribe y a quién se dirige, remitente y destinatario, además del lugar y fecha en que se escribe.

El primer QUIÉN es el quien lo envía. Este debe acomodarse en alineación derecha en el cuerpo de nuestra carta; ahí indicaremos el nombre de nuestra empresa (si se requiere) nuestro nombre, cargo (si tenemos),  y nuestros datos de contacto: dirección, número telefónico o email, en dónde se nos pueda localizar.

Inmediatamente viene el CUÁNDO y el DÓNDE, lugar y fecha en que emitimos nuestra carta:

Segundo QUIÉN: El destinatario, la persona a quien nos dirigimos. Aquí se debe incluir, si es necesario, La empresa o dependencia a la que pertenezca, y el nombre del destinatario y en su caso, su cargo; si se dirige a una persona específica que forma parte de un departamento u oficina, debemos hacer la indicación de que requerimos su atención.

2. Segundo Bloque: Cuerpo

En el segundo bloque de nuestra carta, expondremos el QUÉ y el CÓMO, o sea, el motivo por el que nos dirigimos al destinatario, y las observaciones para lograr lo que deseamos.

Comenzaremos con un PÁRRAFO DE INTRODUCCIÓN, en que expondremos muy concisamente de qué trata nuestra carta, Con un trato respetuoso, ni muy formal, ni muy cercano. Evitaremos comenzar con formulismos trasnochados como “Me dirijo a vuecencia…”, “Dirigiéndome a su ilustre persona…” o cercanías como “oye, te envió esta carta…”

Luego expondremos el QUÉ, o sea, el asunto del que trata nuestra carta y del que hicimos un adelanto en la introducción  y el CÓMO, en caso de que se requiera una observación o material complementario. Usaremos los párrafos que sean necesarios, pero procurando escribir con propiedad y concisión, recordando que los demás tienen otras cosas que hacer, además de leernos.

3. Tercer Bloque: Cierre y despedida

Es el tercer bloque y final de nuestra carta. Basta una fórmula sencilla, evitemos utilizar formas rebuscadas y fuera de uso, como “Su muy atento y seguro servidor” o semejantes. Utilicemos expresiones sencillas como “Un saludo”, “Atentamente”, etc.

Inmediatamente después, preferentemente con alineación centrada, nuestro nombre y nuestra firma.

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