Ejemplo de Formato Para Requerir Una Propuesta A Una Compañía

Un formato de solicitud de propuesta de compañía o “Request for Proposal” (RFP), es un documento de índole empresarial para solicitar productos o servicios específicos, y para evitar errores por parte de los proveedores, al momento de la solicitud.

Las Solicitudes de propuesta, constan de tres partes:

Primera.-  Una portada, donde se indica que estamos haciendo una solicitud de propuesta y el tipo producto o servicio que solicitamos.

Posteriormente, se hace la presentación de la empresa solicitante, mencionando su nombre, sector al que pertenece, fecha de fundación o establecimiento, a quiénes presta sus servicios, presencia en estados del país u otras partes del mundo.

Segunda.- En esta se especifica el tipo de producto o servicio que se requiere,  en el caso de productos se explican.

• Características
• Cantidad
• Normas de calidad (ISO, DIN o semejantes)

Aspectos que debe cumplir la empresa, también sus fechas de compra, tiempos de entrega etc., en el caso de servicios, el tipo de servicio requerido, objetivos, alcance, experiencia requerida por parte del personal que prestará el servicio (especialización, experiencia, certificación, etc.), herramientas y experiencia en su manejo (y si esa herramienta la proporcionaremos o la debe proporcionar la empresa a contratar).

Tercera.- Es la solicitud a la empresa que se contacta, los detalles de su producto o servicio, así como la especificación de los criterios para seleccionar la oferta ganadora; en la sección de las características del producto o servicio, se solicita que la oferta que nos hagan cumpla con ciertos datos, que nosotros especificaremos, y que nos permitirán comparar las diversas ofertas que se nos envíen y hacer más fácil el proceso de selección. Entre estos datos, podemos destacar:

Datos técnicos del producto o la experiencia de la empresa proporcionando un servicio, periodo de entrega.

• Cumplimiento de normas técnicas, experiencia y certificación, información de soporte y servicio técnico.
• Periodos de garantía  precios y costos extras (viáticos, impuestos, etc.) Incluso en esta sección se puede solicitar algunos formatos específicos sobre el formato y soporte de los datos requeridos, para facilitarnos la comparación; por ejemplo que el documento que se nos envíe se haga en formato de Word, con cierto tipo de letra y con cierto espaciado; el presupuesto en formato de Excel, y un catálogo de productos en formato PDF.

Ejemplo de formato simple para requerir una propuesta a una compañía:

SOLICITUD DE PROPUESTA

Solicitamos "MANTENIMIENTO PREVENTIVO A EQUIPO DE CÓMPUTO"

QUIENES SOMOS.- COMPAÑÍA EDITORIAL LUX INTELLECTUM,  Es una compañía editorial fundada en 1975, dedicada a la corrección e impresión de textos de divulgación científica, tesis y revistas; nuestros servicios están enfocados a los autores y articulistas en temas de divulgación científica, libros de texto y materiales auxiliares para las labores educativas, a partir de 2001, hemos implementado los servicios de maquetación, formato y distribución, digital, así con la creación  de materiales multimedia en soportes de CD ROM y DVD ROM. Tenemos distribución nacional de nuestros materiales impresos y de nuestros materiales digitales en todo el mundo a través de nuestra tienda virtual.

MISIÓN.- Nuestra misión es la impresión y distribución de materiales educativos, para apoyar a los estudiantes, desde nivel primario, hasta niveles profesionales y de especialización en empresas.

NUESTROS VALORES:

• Creatividad
• Innovación
• Puntualidad
• Esmero
• Precisión en el lenguaje
• Colaboración estrecha con nuestros contratantes
• Distribución total
• Innovación
• Ética profesional
• Liderazgo

PLANTEAMIENTO.- Nuestro equipo de cómputo fue renovado hace un año, y hemos trabajado con el mismo; nuestro servicio técnico hace limpiezas de mantenimiento periódico, sin embargo el desempeño promedio de las máquinas se ha reducido en los últimos meses. Por este motivo y debido a nuestra carga de trabajo, requerimos una empresa que realice un mantenimiento preventivo a nuestro equipo.

OBJETIVO:

1. Revisión de nuestro equipo de cómputo y diagnóstico.
2. Propuesta de Solución.
3. Solución de los posibles problemas.

LIMITACIONES.- El equipo se deberá revisar y configurar en un tiempo máximo de una semana. Se podrá disponer del día sábado, de ser necesario.

RECEPCIÓN Y OFERTAS.- Para considerar sus ofertas, requerimos que se nos envíe por escrito así como en formato digital de Word, la siguiente información:

• Nombre de la empresa.
• Experiencia como empresa.
• Certificación de su personal. Se dará preferencia cuando el personal cuente con Certificación Microsoft.
• Tiempo aproximado para la revisión y reconfiguración de aproximadamente 40 equipos.
• Cantidad de personal necesario para llevar a cabo la tarea.
• Sistema de soporte en caso de fallas no detectadas o por consecuencia del servicio.

Así también se requieren información impresa y en formato de Excel, en documentos separados, lo siguiente:

Hoja 1: Formato de presupuestos que incluya los siguientes datos:

• Presupuesto por el trabajo
• Costos de mano de obra
• Otros costos
• Costo total  del trabajo
• Relación de Herramientas o software que permanecerán en el local durante el periodo de trabajo

Hoja 2: Calendario de actividades detallado.

SELECCIÓN.- Las propuestas se recibirán del 9 al 13 de junio de 2014.

Para seleccionar la empresa ganadora, se tomarán en cuenta los criterios de Experiencia y certificación, en primer lugar, así como el presupuesto total y los tiempos conforme a su calendario de actividades.

Iris Alba

Wichita, 23 de mayo de 2014

Gerente
Firma