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Ejemplo de Administración del Efectivo

El efectivo es uno de los rubros que pertenecen al Activo y que se manejan dentro de las empresas; llámese comercial o de servicios. Sin embargo podemos agregar que el efectivo es una cuenta muy delicada al igual que las demás, pero si se tiene que prestar la mayor atención para el registro de la misma. 

Naturaleza y composición del efectivo
El efectivo es el recurso normal del intercambio y constituye la base para medir y contabilizar todas las demás partidas. Por lo general se clasifica como un activo circulante. Para que pueda ser presentado como “efectivo”, debe estar disponible para el pago de obligaciones actuales y libre de toda restricción contractual que limite su uso para satisfacer los adeudos.

El efectivo se compone de monedas, billetes y fondos disponibles depositados en el banco. Los recursos negociables tales como giros, cheques certificados, cheques de caja, cheques personales y giros bancarios se consideran también como efectivo.
Normalmente las cuentas de ahorro como efectivo, aunque el banco tiene derecho legal a exigir notificación antes del retiro. Sin embargo, muy pocas veces los bancos ejercen el privilegio del aviso anticipado, de manera que las cuentas de ahorro se consideran como efectivo.

Los certificados de depósito, que únicamente se pueden retirar en determinadas fechas de vencimiento, se incluyen de manera más correcta en la sección de inversiones temporales debido a la restricción real impuesta a su retiro.

Las partidas que presentan problemas de clasificación son los cheques con fecha posterior, los pagarés, los anticipos para gastos de viaje, las estampillas postales y ciertos fondos especiales. Los cheques con fecha posterior y los pagarés se manejan como cuentas por cobrar. Los anticipos para gastos de viaje se manejan como cuentas por cobrar en caso de que se vayan a cobrar a los empleados o a deducir de sus sueldos. En otros casos, la clasificación como gasto pagado por anticipado es la más correcta.

La caja chica y la dotación para cambio se incluye en el activo circulante como efectivo, ya que generalmente esos fondos se utilizan para atender los gastos corrientes de operación y para liquidar obligaciones del momento. De modo general, la separación dl efectivo en la sección de activo circulante no se lleva a cabo, a menos que se haya establecido específicamente un fondo importante para hacer frente a una obligación que llega a su vencimiento.

El efectivo restringido o en depósito se separa de la cuenta general de efectivo. El efectivo restringido se clasifica ya sea en la sección de activo circulante o en la de activo a largo plazo, dependiendo de la fecha de disponibilidad o de desembolso. Si el efectivo se va a usar (en el transcurso de un año o del ciclo de operación, el que resulte mas largo) para pagar obligaciones existentes o que llegan a su vencimiento, lo correcto es clasificarlo en la sección del circulante. En cambio, cuando se va a conservar durante un periodo mas prolongado, el efectivo restringido se presenta en la sección de largo plazo del estado de situación financiera. Por regla general, el efectivo que se va a guardar por largos periodos se invierte en vez de conservarlo en forma de efectivo.

Administración y control del efectivo
El efectivo presenta un problema contable especial, no sólo porque entra en un gran número de operaciones sino también por las siguientes razones: 

1. El efectivo es el activo individual que más fácilmente se convierte en cualquier otra clase de activo; se le oculta y se le transporta sin dificultad y es buscado en forma casi universal. Por lo tanto, la contabilización correcta de las operaciones con efectivo exige que se establezcan controles para asegurarse de que el efectivo propiedad de la empresa o que esté relacionado con ella.
2. La cantidad de efectivo que posee una empresa se debe regular cuidadosamente, a fin de que, en un momento dado, no haya disponible demasiado ni tan solo un poco. Es necesario tener siempre una cantidad adecuada, sin paralizar de manera significativa los recursos. Como recursos de intercambio, el efectivo es indispensable para pagar todos los activos y servicios que adquiere la empresa y para hacer frente a todas sus obligaciones a medida que van venciendo. Por lo tanto, el desembolso de efectivo es un acontecimiento diario, de manera que se debe tener a mano un fondo suficiente para satisfacer esas necesidades. Por otra parte, el efectivo, como tal, no es un activo productivo; no gana rendimientos. Por tanto, no es conveniente tener una cantidad mayor que la necesaria para satisfacer las necesidades cotidianas, con un margen razonable para urgencias. El efectivo que exceda a lo necesario se debe invertir, ya sea en valores que aporten un ingreso o en otros activos productivos.

El departamento de contabilidad se enfrenta a dos problemas cuando se trata de manejar las operaciones con efectivo: (1) es preciso establecer los controles adecuados para asegurarse de que los funcionarios y los empleados no realicen operaciones que no han sido autorizadas; (2) se debe proporcionar la información necesaria a los administradores correspondientes respecto al efectivo disponible y a las operaciones con efectivo. La mayoría de las empresas asignan al departamento de contabilidad la responsabilidad de lograr el debido control de registro de esa clase de operaciones. Desde luego, el control de registro no es posible sin el control físico adecuado; de manera que el departamento de contabilidad tiene interés en prevenir la comisión de errores intencionales, no intencionales en las operaciones con efectivo. Hay que subrayar que los errores se pueden producir y se producen aún cuando las medidas de control sean de lo mas avanzadas.

La regulación de la cantidad de dinero disponible es fundamentalmente asunto de la administración: pero los contadores deben estar en situación de proporcionar la información necesaria para que la administración lleve a cabo la regulación mediante las operaciones especiales de préstamos e inversiones.

Los sistemas de caja chica para anticipos. En casi todas las empresas es necesario pagar pequeñas cantidades por causas diversas tales como almuerzos y transportación de empleados, compra de artículos de oficina de poca importancia y otros gastos menores. Obviamente, resultaría poco práctico pretender que esos desembolsos se hicieran con cheque; pero de todas maneras su control es importante. Un método muy común para lograr un control razonable, sencillez en la operación y observancia general de la regla de pago con cheques es el llamado sistema de anticipos para desembolsos a través de la caja chica.

El sistema funciona de este modo:
a. Se designa a una persona como encargada de la caja chica y se le entrega una pequeña cantidad de la cual tomará lo necesario para efectuar pequeños pagos.
b. A medida que tienen lugar los desembolsos, el encargado de la caja chica obtiene recibos firmados por cada una de las personas a las cuales se hizo un pago. De ser posible, se agrega al recibo la evidencia que justifica el desembolso.
c. Cuando el fondo esta por agotarse, el encargado presenta al cajero general una solicitud de reembolso respaldado por una póliza de caja chica que ampara todos los gastos, y recibe un cheque de la compañía extendido a “Efectivo” o a “Caja chica” para reponer el fondo.

En la cuenta de Caja Chica sólo se hacen asientos con el fin de aumentar o disminuir el fondo o de ajustar el saldo y los gastos pertinentes si no fueron reintegrados al finalizar el año. El asiento de reembolso no afecta a la cuenta de Caja Chica, pero sí el importe del efectivo que contiene.

La cuenta de Sobrantes y Faltantes de Efectivo se afecta cuando el fondo no cuadra. Si el efectivo arroja un faltante (p.ej., cuando la suma de las pólizas y el efectivo en caja es menor que el importe del fondo para caja chica), la diferencia se carga a la cuenta de Sobrantes y Faltantes de Efectivo. Si arroja un sobrante, éste se abona a dicha cuenta. La cuenta se deja abierta hasta que termina el año, que es cuando se cierra y se presenta generalmente en el estado de resultados como gasto o producto diverso.

Por lo común, en el fondo hay partidas de gastos, excepto inmediatamente después del reembolso; de manera que, si se desea que los estados financieros sean precisos, los fondos se deben reintegrar al finalizar cada período contable y también cuando están a punto de agotarse.

De acuerdo con el sistema de anticipos, el encargado de la caja chica es responsable en todo momento del importe, ya esté en forma de efectivo o representado por comprobantes firmados. Estos comprobantes constituyen la evidencia que requiere el funcionario de desembolsos para extender un cheque de reintegro. Para lograr un control más completo de la caja chica se siguen dos procedimientos adicionales. 

1. Algún superior del encargado de la caja chica de vez en cuando hace arqueos por sorpresa, con el fin de determinar si el fondo se está manejando satisfactoriamente.
2. Los comprobantes de caja chica se cancelan o se mutilan una vez presentados para reembolso, a fin de que no puedan ser usados para obtener un segundo pago indebido.

Con frecuencia, el sistema de anticipos se aplica al pago de sueldos mediante una cuenta especial. También se usan cuentas de anticipos por separado, operadas a través del banco por el sistema descrito para el pago de dividendos, sueldos de funcionarios, gastos de viaje, comisiones, gratificaciones y gastos confidenciales.

El motivo que obliga a mantener control sobre el flujo de efectivo es que generalmente no coincidan las entradas con las salidas de dinero. Para determinar el saldo que debe mantenerse existen cuatro modelos:

· Conservar determinado número de días de gastos desembolsables que podrían ocurrir dependiendo de la seguridad que se tenga sobre las entradas de efectivo esperadas.
· Efectuar un análisis de regresión, tomando como variables de ventas y el efectivo donde este es la variable dependiente y las ventas la variable independiente que afectaran a la cantidad que se mantendrá de acuerdo con las ventas.
· Determinar una relación adecuada de efectivo respecto a las ventas.
· Construir un modelo matemático que integre el binomio costo-beneficio; es decir tomar en consideración lo que cuesta mantener el efectivo y lo que cuesta carecer de el para cubrir los compromisos, ósea costo de faltante y costo de sobrante. 
 

Importancia de la administración del efectivo.
La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

Los "valores negociables" son instrumentos de inversión a corto plazo que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizará una parte de él como un instrumento generador de intereses. Aun cuando los bancos comerciales pueden pagar intereses sobre los depósitos a la vista, los clientes perciben generalmente tal compensación por los saldos en sus cuentas, en forma de honorarios reducidos por servicio o tasas menores de interés sobre préstamos, o bien ambas cosas. Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez. Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo son las siguientes:

1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables.
2.- Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.
3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo

Técnicas De Administración De Efectivo
· Sincronización de flujos de efectivo. una situación en la cual los flujos de entrada coinciden con los flujos de salida, permitiendo con ello que la empresa mantenga saldos bajos para las transacciones.
· Compensación de un cheque. un proceso que se sigue para convertir el efectivo y depositar a la cuenta del beneficiario un cheque que ha sido emitido.
· Flotación del desembolso el valor de los cheques, que hemos emitido pero que aun están siendo procesados y que por lo tanto no han sido deducidos por el banco del saldo de nuestra cuenta.

Ciclo y rotación, determinar el saldo mínimo y aplicar modelos.
El "ciclo de caja" de una empresa se define como el lapso que abarca desde el momento en que la empresa realiza un desembolso para comprar materia prima, hasta el momento en el que se cobra el efectivo de la venta del artículo terminado y producido con dicho material. La "rotación del efectivo" es el número anual de veces en que el numerario sufre una rotación.
Determinar el saldo mínimo puede definirse dado que la empresa debe aprovechar las oportunidades que surjan para invertir o pagar sus deudas a fin de mantener un saldo efectivo, la meta debe ser entonces operar de manera que se requiera un mínimo de dinero efectivo. Debe planearse la cantidad de dinero que permita a la empresa cubrir con los pagos programados de sus cuentas en el momento de su vencimiento, así como proporcionar un margen de seguridad para realizar pagos no previstos, o bien, pagos programados, cuando se disponga de las entradas de efectivo esperadas. El nivel mínimo de caja para operaciones que una empresa necesita puede calcularse al dividir los desembolsos totales anuales de la empresa en su tasa de rotación de efectivo.

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Por : Fernanda

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