Ejemplo de Planeación

Casi todo lo que llevamos a cabo es necesario planearlo, necesitamos determinar qué es lo que buscamos y cómo lo vamos a lograr, previendo a la vez los obstáculos y cambios que se pueden presentar en el desarrollo, esto para que se realice adecuadamente. La planeación es la primera etapa de un proceso pues es en la que se toman las decisiones que regirán el resto del proceso.

Todo se facilita cuando se sabe hacia dónde se va; un claro ejemplo es cuando te vendan los ojos, no sabes donde estás parado y qué obstáculos se te pueden presentar cuando empieces a caminar por lo que todo se te dificulta más, así es la planeación, si no planeas haces las cosas bajo un grado de incertidumbre muy alto, siendo que del otro modo de una cierta forma ya conoces los obstáculos que se te pueden presentar en el camino y estás mejor preparado para enfrentarlos.

Quizás existen tareas en cierta forma sencillas en las que no es necesario llevar a cabo una planeación rigurosa, pero en la actualidad en donde todo se ha vuelto más complejo, la planeación ya no puede ser un lujo, ya debe de ser una necesidad pues de ella dependerá el éxito o fracaso de una decisión.
Para planear necesitamos ver al futuro, los resultados llegan a través del tiempo, es muy difícil que se den de un día para otro.

Dentro de la planeación para llegar a lo que se busca siempre vamos a tener la posibilidad de elegir entre varias alternativas y es necesario estudiarlas cuidadosamente para elegir la que más se adapte a las necesidades y circunstancias y obtener así el resultado que se buscaba, aunque la alternativa seleccionada siempre debe de ser flexible, pues conforme se avanza en el proceso debido a la gran diversidad que existe de factores y situaciones,  las circunstancias y necesidades pueden llegar a cambiar por lo que es necesario adaptarse.

La planeación no es algo que se aplique al principio y se olvide por completo, es necesario  ir avanzando junto con ella para poder aplicar las adaptaciones necesarias, nos permite encaminar y aprovechar mejor los esfuerzos.
Si no se lleva  a cabo una planeación adecuada se corre el riesgo de perder tiempo y por lo tanto desperdiciar recursos y esfuerzos que se pudieron haber utilizado en algo más provechoso que si diera resultados.

Es en todo lo anterior en donde radica la importancia de esta etapa del proceso administrativo. La planeación es la primera etapa y de ella depende el desarrollo de las demás, de una mala planeación se genera una mala organización y coordinación y por lo tanto no se logran los resultados buscados.

Como se puede distinguir claramente en la información dada anteriormente la planeación nos permite conocer todos los factores externos e internos que rodean al organismo, reduciendo así al mínimo los riesgos y aprovechando al máximo las oportunidades, reduciendo a la vez los niveles de incertidumbre y maximizando el aprovechamiento de tiempo, recursos y esfuerzos. Se sabe hacia dónde se va y se facilita la toma de decisiones, llevándose ésta bajo un sistema racional y no en base a la intuición.

Toda organización siempre opera bajo un cierto grado de riesgo que no es más que el término medio de  las condiciones que descansan entre los extremos de certeza e incertidumbre. La planeación da la información necesaria para determinar con más exactitud el grado de riesgo que se tiene al llevar a cabo una acción determinada; entre más conocimiento se tiene de los factores que rodean a una situación dada mayor certeza se tiene y por lo tanto se reduce el nivel de riesgo. El propósito básico de la planeación es el de minimizar el riesgo aumentando la certeza, elevando así el nivel de éxito y facilitando el esfuerzo coordinado que lleve a alcanzar los objetivos.

La planeación se lleva a cabo en base a planes que se derivan de los objetivos y que se pueden clasificar en base a la frecuencia con que se usan en: vigentes (políticas y procedimientos) o de un solo uso (programas, proyectos y presupuestos). Dentro de la planeación el factor tiempo es sumamente importante, pues se requiere de un tiempo considerable para hacer una planeación efectiva, en muchas ocasiones debido a esto, es necesario proceder aún cuando no se tenga toda la información necesaria. Todo plan debe de llevarse a cabo en un tiempo determinado y a partir de esto se tiene los planes a corto, mediano y largo plazo, los cuales se deben de combinar para su correcto desarrollo.

En la actualidad los conocimientos y la intuición ya no es suficiente para guiar una organización, pues se vive en un medio muy cambiante en donde es necesario llevar a cabo una planeación estratégica que permita hacer frente a los rápidos cambios del medio ambiente adaptándose y esto es por medio de políticas y estrategias.

Las políticas y estrategias son las que confieren estructura a los planes y canalizan las decisiones, precediéndolas además en muchas ocasiones, por lo que es sumamente importante que éstas se desarrollen cuidadosamente y de manera clara.
La estrategia es el plan básico que se traza para alcanzar y ejecutar los resultados de una organización. Se establecen objetivos a alcanzar y se determinan los recursos necesarios.

En base a la etapa en la que se encuentre la empresa se deben de determinar los planes a seguir, pues conforme se crece las características y necesidades varían, además de que debe de existir en todo momento una renovación. En los inicios de una empresa, es necesario que el dueño esté muy pendiente de ella y casi todas las decisiones recaen en el, pero conforme se crece es necesaria una delegación de autoridad que le de a la organización una mayor formalización, pero en muchas ocasiones este cambio es sumamente difícil, pues se carece de los conocimientos necesarios y se piensa que si ya se tuvo éxito en esa forma se seguirá teniendo lo que provoca que fracasen.