Sistema De Archivo

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Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre,   fecha,  número,  lugar geográfico o asunto.    Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución.
Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda.
Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores,  a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente.
La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.    Los más usados son:    Alfabético,  Cronológico,  Geográfico,  por Asuntos y Numérico.
ARCHIVO ALFABÉTICO.    Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa.
Reglas a seguir:
1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.    Ejemplos: Domínguez Ramos Juan,  Espíndola Reyes Roberto,  Sotomayor Arroyo Leticia,  etc.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.
ARCHIVO CRONOLÓGICO.    Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día.
ARCHIVO GEOGRÁFICO.    Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad,  Estado o País.
ARCHIVO POR ASUNTOS.    Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.
ARCHIVO NUMÉRICO.    Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,  llamado también Alfa-numérico.
2.  En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.    Ejemplos:    De la Rosa Reyes Jorge,  Del Moral Hernández Julio,  De los Monteros Espinosa Jorge.
3.  Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.    Ejemplos: Alarmas Panamericanas,  Centro Serfín,  Corsetería Francesa,  Ópticas Devlin,  etc.
ARCHIVO CRONOLÓGICO.    Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas,  indican año, mes y día.
ARCHIVO GEOGRÁFICO.    Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad,  Estado o País.
ARCHIVO POR ASUNTOS.    Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.
ARCHIVO NUMÉRICO.    Los expedientes se ordenan por número progresivo.    El número del expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo".
Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo:    Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y Fecha.    El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es el de Número progresivo y Alfabético,  llamado también Alfa-numérico.
 

¿Cómo citar? Pichardo, A. & Durán, M. (s.f.). Sistema De Archivo.Ejemplo de. Recuperado el 26 de Septiembre de 2023 de https://www.ejemplode.com/11-escritos/927-sistema_de_archivo.html

Escrito por:
Aziel Pichardo
Ingeniería en Sistemas
Universidad del Estado de Guanajuato
María del Mar Duran Nuñez
Posgrado en Publicidad y Relaciones Públicas, Comunicación y Periodismo
Universidad Panamerica
Última modificación: 2009-08-06

Últimos 10 comentarios

  1. ¿Me podrían ofrecer información sobre "Archivo compuesto"?
    Por Edwin 2016-09-17 a las 18:57:36
  2. Ejemplos de sistema geográfico.
    Por sara 2015-05-02 a las 19:14:24
  3. Hola: estuvo muy buena la información, me sirvió de mucho, gracias.
    Por Naty 2012-11-28 a las 23:13:36
  4. muchas gracias es la mejor pagina me ayudó muchísimo.
    Por CASANDRA 2012-06-19 a las 19:10:31
  5. hola mira quiero saber las partes del archivo porfa digamelas

    Por maria 2012-03-08 a las 21:26:38
  6. Pelonciita te amo pero tengo qe dejarte ir..1
    Por cHAPATIINhottie 2011-02-24 a las 14:23:12
  7. Hola, quiero conocer ejemplos de organización de archivo de legajos de estudiantes de Universidades Pública
    Por Marina 2010-08-18 a las 16:10:38
  8. quiero saber todo sobre todos los tipos de archivo que se utiliza en una empresa.
    Por sara julia martinez parada 2010-08-10 a las 1:59:27
  9. como hago para saber mas sobre los archivos como lo son el cronologico y el númerico ampliar mas el significado de estos dos aspectos? gracias...
    Por milena salcedo prieto 2010-06-04 a las 17:36:11

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